Qué necesita saber para organizar la información de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Qué necesita saber para organizar la información de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

El Ministerio del Trabajo en Colombia estableció la resolución 0312, la cual contiene los estándares mínimos a considerar para implementar el SG-SST en cualquier organización dependiendo de su número de empleados y nivel de riesgos.

En este artículo te orientamos en lo qué necesitas saber para organizar correctamente esta información.

¿En qué consiste el SG-SST?

Consiste en el diseño, estructuración y desarrollo de un proceso organizado por etapas en donde se planifica, aplica, evalúa y mejora.

El objetivo es identificar y reconocer los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo; anticiparse a esos riesgos y controlarlos mejorando continuamente.

Anteriormente la regulación para cumplir con los estándares de este sistema era compleja y representaba costos altos para las micro, pequeñas y medianas empresas denominadas Mipymes.

Mypimes vs. Grandes empresas

Es importante entender que las Mipymes tienen diferencias en su capacidad de respuesta respecto a las grandes empresas.

No se le puede exigir a una micro empresa con pocos empleados y pequeñas utilidades que haga inversiones altas, esto finalmente conllevará al cierre de la empresa y a la destrucción del empleo.

El gobierno nacional de Colombia ayuda a las Mipymes a crecer y a aprender a cuidar a sus trabajadores brindando herramientas que puedan manejar.

Así mismo, es necesario entender que el sector productivo y generador del empleo no tienen las mismas características, son diferentes los sectores agropecuarios, industriales y de servicios.

Antes todas las empresas sin tener en cuenta el número de empleados, debían de cumplir con sesenta y dos estándares mínimos del SG-SST.

Resolución 0312 de 2019

Con el lanzamiento de la resolución 0312 de 2019, aplicable a todos los integrantes del sistema general de riesgos laborales con exclusión de trabajadores independientes con afiliación voluntaria y a las personas naturales que desarrollen actividades de servicio doméstico; el gobierno nacional propone un sistema de gestión ajustado al tamaño y capacidad de cada empresa, lo que representa una reducción de los costos en la implementación del SG-SST.

Estándares mínimos que se deben cumplir en el SG-SST según el número de empleados

Hoy con la nueva resolución y de acuerdo con el número de empleados que cada empresa tenga, podemos listar los estándares mínimos que se deben cumplir:

  • Siete estándares: empresas con menos de diez trabajadores clasificados con riesgos I, II o III.
  • Veintiún estándares: empresas con once a cincuenta trabajadores clasificadas con riesgos I, II o III.
  • Tres estándares: las unidades agropecuarias.
  • Sesenta y dos estándares (la totalidad de ellos): empresas con más de cincuenta trabajadores clasificadas con riesgos I, II, III, IV o V.
  • Sesenta y dos estándares (la totalidad de ellos): empresas con cincuenta o menos trabajadores clasificadas con riesgos IV o V.

La resolución 0312 de 2019, fortalece el sistema de riesgos laborales; una cosa es el sistema de gestión y otra los estándares mínimos.

A la fecha, todas las empresas ya deberían haber adelantado el SG-SST.

Los estándares mínimos, son precisamente eso: los requerimientos mínimos que debe cumplir cada empresa (que serán evaluados) sin desconocer que debe cumplir con otros aspectos legales obligatorios.

Visto desde otra perspectiva, la jurídica, una resolución no está por encima de un decreto; es decir, que la puesta de estos estándares no omite el cumplimiento de todos los criterios establecidos en el decreto 1072 de 2015 (Libro 2. Parte 2, título 4, capítulo 6) y los demás requisitos legales que muy bien se listan en las matrices de requisitos legales de cada una de las organizaciones.

A continuación, un fragmento del artículo 23: “La implementación de los Estándares Mínimos establecidos en la presente Resolución no exime a los empleadores del cumplimiento de las obligaciones y requisitos contenidos en otras normas del Sistema General de Riesgos Laborales vigentes”.

Se pueden citar algunos ejemplos relacionado como: la legislación de alturas, investigación de accidentes de trabajo o plan estratégico de seguridad vial (estipulado en el artículo 32).

Lo que busca esta resolución es establecer unos criterios de evaluación por parte del Ministerio del Trabajo que permitan revisar algunas obligaciones que ellos consideran lo más representativo, teniendo en cuenta el número de trabajadores y la clasificación del riesgo.

Según el tamaño de la empresa y la clase de riesgo, existen unos estándares mínimos que serán verificados, constituyendo este el punto de partida de su empresa hacia la implementación del SG-SST.

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Como Implementar SG-SST para una MIPYME

Como Implementar SG-SST para una MIPYME

El ministerio del trabajo tiene un guía práctica para implementar este sistema en MYPYME (Empresas con menos de 10 empleados);  en este artículo se encontrarán las recomendaciones para una sencilla implementación del SG-SST en este tipo de empresas.

¿Cómo implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en una MIPYME?

Ante todo, es importante recordar que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) era llamado antes “Programa de Salud Ocupacional”, el cual ha trascendido para convertirse en proceso lógico y por etapas cuyo único objetivo es reducir las probabilidades de que nuestros trabajadores se accidenten o se enfermen por o con ocasión del trabajo, protegiendo de esta manera su integridad física, mental y social. El ministerio del trabajo tiene un guía práctica para implementar este sistema en MIPYMES (Empresas con menos de 10 empleados); a continuación haremos las recomendaciones para una sencilla implementación del SG-SST en este tipo de empresas:

Inicialmente es recomendable entender y seguir la filosofía del ciclo de Edwards Deming o ciclo P.H.V.A:

  • Planear
  • Hacer
  • Verificar
  • Actuar

Con estos 4 pasos, se podrá garantizar que la gestión de los riesgos de nuestras organizaciones sea mucho más eficaz o efectiva.

Planear: inicia con el establecimiento de una política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo necesarios para que el sistema opere adecuadamente, al igual que la identificación de peligros y valoración de riesgos, amenazas y todos los planes, programas, procedimientos y protocolos necesarios para proteger a nuestros trabajadores.

Hacer: básicamente inicia con la capacitación de todas las personas y luego continúa con la puesta en práctica de lo planificado anteriormente.

Verificar: consiste en determinar si lo realizado permitió alcanzar lo que estaba planificado a través de diferentes herramientas como: controles, indicadores, inspecciones, verificaciones, supervisiones, auditorías, entre otras.

Actuar: consiste en tomar acciones que permitan eliminar el efecto de las No Conformidades encontradas dentro de la verificación anterior, al igual que tomar acciones correctivas que eliminen las causas de dichas no conformidades para evitar su recurrencia.

El ciclo P.H.V.A. opera permanentemente una y otra vez, ajustando hacia arriba cada vez más las metas y los objetivos para hacerlos más retadores, permitiendo la mejora continua del SG-SST.

Paso seguido, se procede a efectuar una “Evaluación Inicial”, la cual no es otra cosa que un diagnóstico que se realiza para establecer qué tantos de los documentos, procedimientos, estándares y demás exigencias del SG-SST están implementados total o parcialmente en la empresa.

La resolución 0312 de 2019 establece una guía para realizar este diagnóstico a manera de lista de chequeo.

A continuación se debe de definir la “Política y los Objetivos de SST”, para lo cual se deben considerar tres elementos fundamentales dentro de su establecimiento como son:

  • El cumplimiento de la legislación y normatividad legal.
  • La forma de generar conciencia.
  • Sensibilización dentro de los actores del SG-SST.

Para que cada uno de ellos adopte la SST como una cultura de vida organizacional; y finalmente el compromiso gerencial para gestionar los riesgos (enfermedades ocupacionales y accidentes) y liderar la implementación, mantenimiento y mejora continua del SG-SST.

Luego se debe realizar la “Identificación y Valoración de Riesgos” dentro de la empresa, para lo cual existe una herramienta o guía denominada “GTC 045”, la cual indica y establece paso a paso una metodología sencilla para identificar y valorar los riesgos dentro de la empresa.

Como paso siguiente, se debe elaborar y estructurar el “Plan Anual de Trabajo”. Es para eso que en este momento ya se deben de tener los diagnósticos pertinentes (vistos en los puntos anteriores) de cómo está el SG-SST frente al cumplimiento de los requisitos y a partir de allí identificar cuáles serán las prioridades y actividades que deberá contener el Plan o cronograma anual de trabajo para hacer los ajustes necesarios y de esta manera poder dar cumplimiento a las exigencias normativas  protegiendo la integridad de los trabajadores. Par ello se pueden emplear herramientas sencillas como 5W 2H en donde se establecen, actividades, responsables, fechas de implementación, recursos y metodologías, entre otros.

A continuación recomendamos establecer y llevar a cabo el “Programa de Capacitación, inducción y re-inducción para los trabajadores” en forma selectiva: de acuerdo a su rol, oficio y nivel de riesgo al que está expuesto dentro de la empresa.

Se deben establecer las prioridades y en consecuencia, un cronograma detallado que incluya recursos y responsables; es muy importante buscar apoyo en las ARL, las EPS, SENA y otras organizaciones a la hora de planificar, pues se pueden obtener capacitaciones de alta calidad y gratuitas ofertadas por dichas entidades.

Se debería luego realizar el “Análisis de Vulnerabilidad y la Preparación y Prevención ante Emergencias”; es decir, identificar cuáles son las vulnerabilidades de la empresa en caso de siniestros que comprometan a la masa general de trabajadores, la estructura y los procesos de la empresa; cuáles serían las rutas de evacuación a utilizar en caso de emergencias, cuáles son los puntos de encuentro, alertas, alarmas, etc.

A continuación se deben de establecer los “Reportes e Investigación de Incidentes, Accidentes y Enfermedades de Trabajo”. Para llevar a cabo esta fase, es muy importante considerar 3 elementos o acciones fundamentales como son:

  • ¿Cuáles serán los mecanismos de reporte de incidentes por parte de los trabajadores?
  • ¿Cuáles serán los miembros y las competencias requeridas por el equipo investigador  de incidentes y accidentes cuando éstos se presenten?
  • ¿Cuál va a ser el acompañamiento que se debe realizar a los empleados que por o con ocasión del trabajo, se vean abocados a enfermedades o accidentes de trabajo?

El siguiente paso (sugerido por el MinTrabajo), se relaciona con “Establecer los Criterios para la Adquisición de Bienes o Servicios Críticos”; es decir, establecer criterios de adquisición para aquellos proveedores que nos prestan servicios o nos suministran productos que puedan ocasionar o generar accidentes al interior de nuestras instalaciones, como por ejemplo el trabajo en alturas de un contratista o la compra de un insumo químico peligroso en su manipulación.

Se debe luego realizar la “Medición y Evaluación del SG-SST”; es decir, se deben identificar cuáles serán los indicadores para evaluar si el SG-SST diseñado, estructurado e implementado da respuesta eficaz a la gestión de los riesgos prioritarios de nuestra empresa.

El paso final corresponde al establecimiento de “Acciones Correctivas y Preventivas”; es decir que  partir de los resultados de la evaluación del punto anterior se busca el mejoramiento continuo a través del establecimiento de correcciones inmediatas respecto a las No Conformidades encontradas y se establecen acciones correctivas y preventivas que aplican a las causas raíces que las generaron para evitar su recurrencia a futuro.

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5 Costos por no invertir en Seguridad y Salud en el Trabajo

5 Costos por no invertir en Seguridad y Salud en el Trabajo

Las compañías están hechas para ser productivas, rentables y competitivas; en otras palabras, están hechas para “Ganar dinero”.

En ese sentido, las finanzas de la empresa se resumen en:

  • ¿Cómo obtener recursos?
  • ¿Cómo utilizarlos EFICIENTEMENTE?

Es por ello que el tiempo y el trabajo de las personas dentro del desarrollo de sus actividades laborales, se convierte en un recurso muy importante para los procesos productivos y administrativos de cualquier organización.

Una empresa es una inversión en donde se espera que el dinero invertido genere una utilidad, la cual se recibirá a futuro, pero…

Futuro = Incertidumbre = Riesgo

O sea que nadie puede predecir el futuro.

La inversión en SG-SST debe ser ahora

Y hay que tomar buenas decisiones que minimicen el riesgo de no generar las utilidades deseadas.

En este sentido, debemos de visualizar escenarios prospectivos con posibles riesgos que, si se llegaran a materializar, disminuirían las utilidades de la empresa.

Por ejemplo: si la empresa opera con actividades de alto factor de riesgo para sus colaboradores de producción y se estiman diez accidentes de alto impacto en promedio por año no solo por las lesiones ocasionadas a los trabajadores, sino por los altos costos en que incurriría la empresa, se podría establecer por ejemplo una campaña de concientización en el uso de los elementos de protección personal.

En este orden, la campaña no sería considerada como un costo para la empresa sino como una inversión que en el corto y mediano plazo comenzaría a recuperarse y en el largo plazo mejoraría las utilidades de la empresa al evitar incurrir en todos los altos costos que generarían esos diez accidentes laborales estimados al año; es ahí en donde se hace evidente la relación costo – beneficio que en la evaluación del riesgo debería ser positiva para la empresa.

Para poder hacer muy bien el ejercicio de inversión en esta campaña de sensibilización de nuestro ejemplo, lógicamente se requiere de un muy buen análisis de impacto y para ello debemos de revisar tendencias de accidentes y costos en que la empresa ha incurrido en el pasado.

Muchos directivos de las empresas minimizan la importancia e impacto en la utilidad debido a los costos ocasionados por los accidentes laborales o las enfermedades profesionales.

A continuación, daremos una mirada a estos costos tangibles e intangibles que muchas veces pasan desapercibidos y que por ende no se cuantifican como se debiera hacer.

Nuestra experiencia nos ha enseñado que los costos asociados a los accidentes podrían ser entre otros los siguientes:

Costos de personal

  • Horas perdidas por el accidentado.
  • Horas perdidas por otros compañeros.
  • Horas perdidas por los jefes y técnicos (el día del accidente).
  • Horas perdidas por los jefes, técnicos y COPASST (en los días posteriores al accidente).
  • Pago de días no cubiertos por la aseguradora de riesgos laborales

En estas horas se deja de trabajar y se pierde productividad.

Costos de daños materiales

  • Edificios e instalaciones (que resulten afectados)
  • Maquinarias, herramientas y equipos (que resulten afectados)
  • Materia primas, productos en proceso y productos terminados (que resulten afectados)

Costos de rentabilidad

  • Pérdidas de producción
  • Incremento de los costos para mantener la producción continua (horas extras, costos de selección de personal, capacitación para reemplazos, etc.)

Costos intangibles

  • Deterioro de la imagen de la empresa
  • Pérdida de mercado
  • Conflictos laborales

Costos generales

  • Material para primeros auxilios
  • Responsabilidad administrativa: importe de sanciones y multas
  • Responsabilidad en materia de seguridad social: recargos de prestaciones
  • Responsabilidad civil: indemnizaciones (abonadas directamente por la empresa)
  • Daños a terceros no asegurados o con franquicia
  • Costos de defensa jurídica (abogados, peritos, etc.)
  • Penalizaciones por retrasos
  • Otros costos incluidos los de responsabilidad penal (según el caso)

Todos estos costos se dan en diferentes tiempos, no en un solo momento).

¿Vale la pena INVERTIR en Seguridad y Salud en el trabajo?

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