Como Implementar SG-SST para una MIPYME

Como Implementar SG-SST para una MIPYME

El ministerio del trabajo tiene un guía práctica para implementar este sistema en MYPYME (Empresas con menos de 10 empleados);  en este artículo se encontrarán las recomendaciones para una sencilla implementación del SG-SST en este tipo de empresas.

¿Cómo implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en una MIPYME?

Ante todo, es importante recordar que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) era llamado antes “Programa de Salud Ocupacional”, el cual ha trascendido para convertirse en proceso lógico y por etapas cuyo único objetivo es reducir las probabilidades de que nuestros trabajadores se accidenten o se enfermen por o con ocasión del trabajo, protegiendo de esta manera su integridad física, mental y social. El ministerio del trabajo tiene un guía práctica para implementar este sistema en MIPYMES (Empresas con menos de 10 empleados); a continuación haremos las recomendaciones para una sencilla implementación del SG-SST en este tipo de empresas:

Inicialmente es recomendable entender y seguir la filosofía del ciclo de Edwards Deming o ciclo P.H.V.A:

  • Planear
  • Hacer
  • Verificar
  • Actuar

Con estos 4 pasos, se podrá garantizar que la gestión de los riesgos de nuestras organizaciones sea mucho más eficaz o efectiva.

Planear: inicia con el establecimiento de una política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo necesarios para que el sistema opere adecuadamente, al igual que la identificación de peligros y valoración de riesgos, amenazas y todos los planes, programas, procedimientos y protocolos necesarios para proteger a nuestros trabajadores.

Hacer: básicamente inicia con la capacitación de todas las personas y luego continúa con la puesta en práctica de lo planificado anteriormente.

Verificar: consiste en determinar si lo realizado permitió alcanzar lo que estaba planificado a través de diferentes herramientas como: controles, indicadores, inspecciones, verificaciones, supervisiones, auditorías, entre otras.

Actuar: consiste en tomar acciones que permitan eliminar el efecto de las No Conformidades encontradas dentro de la verificación anterior, al igual que tomar acciones correctivas que eliminen las causas de dichas no conformidades para evitar su recurrencia.

El ciclo P.H.V.A. opera permanentemente una y otra vez, ajustando hacia arriba cada vez más las metas y los objetivos para hacerlos más retadores, permitiendo la mejora continua del SG-SST.

Paso seguido, se procede a efectuar una “Evaluación Inicial”, la cual no es otra cosa que un diagnóstico que se realiza para establecer qué tantos de los documentos, procedimientos, estándares y demás exigencias del SG-SST están implementados total o parcialmente en la empresa.

La resolución 0312 de 2019 establece una guía para realizar este diagnóstico a manera de lista de chequeo.

A continuación se debe de definir la “Política y los Objetivos de SST”, para lo cual se deben considerar tres elementos fundamentales dentro de su establecimiento como son:

  • El cumplimiento de la legislación y normatividad legal.
  • La forma de generar conciencia.
  • Sensibilización dentro de los actores del SG-SST.

Para que cada uno de ellos adopte la SST como una cultura de vida organizacional; y finalmente el compromiso gerencial para gestionar los riesgos (enfermedades ocupacionales y accidentes) y liderar la implementación, mantenimiento y mejora continua del SG-SST.

Luego se debe realizar la “Identificación y Valoración de Riesgos” dentro de la empresa, para lo cual existe una herramienta o guía denominada “GTC 045”, la cual indica y establece paso a paso una metodología sencilla para identificar y valorar los riesgos dentro de la empresa.

Como paso siguiente, se debe elaborar y estructurar el “Plan Anual de Trabajo”. Es para eso que en este momento ya se deben de tener los diagnósticos pertinentes (vistos en los puntos anteriores) de cómo está el SG-SST frente al cumplimiento de los requisitos y a partir de allí identificar cuáles serán las prioridades y actividades que deberá contener el Plan o cronograma anual de trabajo para hacer los ajustes necesarios y de esta manera poder dar cumplimiento a las exigencias normativas  protegiendo la integridad de los trabajadores. Par ello se pueden emplear herramientas sencillas como 5W 2H en donde se establecen, actividades, responsables, fechas de implementación, recursos y metodologías, entre otros.

A continuación recomendamos establecer y llevar a cabo el “Programa de Capacitación, inducción y re-inducción para los trabajadores” en forma selectiva: de acuerdo a su rol, oficio y nivel de riesgo al que está expuesto dentro de la empresa.

Se deben establecer las prioridades y en consecuencia, un cronograma detallado que incluya recursos y responsables; es muy importante buscar apoyo en las ARL, las EPS, SENA y otras organizaciones a la hora de planificar, pues se pueden obtener capacitaciones de alta calidad y gratuitas ofertadas por dichas entidades.

Se debería luego realizar el “Análisis de Vulnerabilidad y la Preparación y Prevención ante Emergencias”; es decir, identificar cuáles son las vulnerabilidades de la empresa en caso de siniestros que comprometan a la masa general de trabajadores, la estructura y los procesos de la empresa; cuáles serían las rutas de evacuación a utilizar en caso de emergencias, cuáles son los puntos de encuentro, alertas, alarmas, etc.

A continuación se deben de establecer los “Reportes e Investigación de Incidentes, Accidentes y Enfermedades de Trabajo”. Para llevar a cabo esta fase, es muy importante considerar 3 elementos o acciones fundamentales como son:

  • ¿Cuáles serán los mecanismos de reporte de incidentes por parte de los trabajadores?
  • ¿Cuáles serán los miembros y las competencias requeridas por el equipo investigador  de incidentes y accidentes cuando éstos se presenten?
  • ¿Cuál va a ser el acompañamiento que se debe realizar a los empleados que por o con ocasión del trabajo, se vean abocados a enfermedades o accidentes de trabajo?

El siguiente paso (sugerido por el MinTrabajo), se relaciona con “Establecer los Criterios para la Adquisición de Bienes o Servicios Críticos”; es decir, establecer criterios de adquisición para aquellos proveedores que nos prestan servicios o nos suministran productos que puedan ocasionar o generar accidentes al interior de nuestras instalaciones, como por ejemplo el trabajo en alturas de un contratista o la compra de un insumo químico peligroso en su manipulación.

Se debe luego realizar la “Medición y Evaluación del SG-SST”; es decir, se deben identificar cuáles serán los indicadores para evaluar si el SG-SST diseñado, estructurado e implementado da respuesta eficaz a la gestión de los riesgos prioritarios de nuestra empresa.

El paso final corresponde al establecimiento de “Acciones Correctivas y Preventivas”; es decir que  partir de los resultados de la evaluación del punto anterior se busca el mejoramiento continuo a través del establecimiento de correcciones inmediatas respecto a las No Conformidades encontradas y se establecen acciones correctivas y preventivas que aplican a las causas raíces que las generaron para evitar su recurrencia a futuro.

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Herramienta para el diseño, implementación y mantenimiento de la normatividad del MinTrabajo.

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¿Qué es y para qué sirve el SGSST?

¿Qué es y para qué sirve el SGSST?

La seguridad y la salud en el trabajo (SST) es un conjunto de pautas y disciplinas que busca la protección de la integridad física, mental y social de los colaboradores de las empresas sea cual fuere el tipo de organización, la forma de contratación y la labor que realicen.

El objetivo fundamental es la prevención de los accidentes y enfermedades laborales y la promoción de la salud, mediante la gestión de los riesgos y la búsqueda permanente de ambientes de trabajos seguros y saludables, adoptando disposiciones eficaces y efectivas que permitan la anticipación e identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y el establecimiento de controles de mitigación y contingencia adecuados y apropiados.

En un mundo cambiante, con permanentes avances tecnológicos, normatividades y reformas legislativas cada vez más exigentes, la adaptación de las organizaciones a sistemas de producción cada vez más flexibles, el equilibrio entre el crecimiento económico, el cuidado del medio ambiente y el bienestar social y la competitividad de las empresas, se definen las nuevas estrategias para la implementación de la seguridad y salud en el trabajo, tales como el sistema de gestión (SG SST), el cual es una sistemática lógica basada en el ciclo PHVA o ciclo de la mejora continua.

Cuadrantes del ciclo PHVA

  • Planear: elaborar planes y programas, incluyendo la asignación de recursos, responsables y plazos de realización de las actividades, que den respuesta a los objetivos trazados y enmarcados en la política de SST de la organización; esta política de por sí sola, no sería más que un compromiso gerencial o un cuadro pegado en la pared; su acción y función se hacen realmente evidentes a través del cumplimiento de los objetivos y metas de SST. Se incluyen también en la planificación elementos clave como son: la gestión del riesgo, la gestión del cambio y la estructuración de procedimientos, instructivos, protocolos y demás sistemáticas de prácticas seguras dentro de la organización.
  • Hacer: se refiere a la aplicación y puesta en práctica de las actividades inmersas en los planes, programas, controles, procedimientos, instructivos, protocolos, etc.; creados en el paso anterior “Planear”. No obstante, se debe iniciar antes que todo con la debida formación y entrenamiento de los colaboradores en la comprensión, conocimiento y desarrollo de las habilidades necesarias para poner en práctica las actividades planificadas.
  • Verificar: hace referencia a todas las acciones de seguimiento y medición de las actividades realizadas en el “Hacer”, para establecer si éstas permitieron la consecución y desarrollo exitoso de los planes, programas, objetivos y metas del “Planear”. Algunas de las actividades del “Verificar” pueden ser: medición del cumplimiento de las metas a través de indicadores de gestión, la verificación de la ejecución de los controles, las inspecciones, verificaciones, validaciones, auditorías internas y revisiones por la dirección.
  • Actuar: es el cuadrante final del ciclo PHVA y hace referencia a las correcciones y las acciones correctivas y preventivas resultantes del análisis de los efectos y causas raíces de la No Conformidades detectadas en el “Verificar”, las cuales no han permitido alcanzar exitosamente el “Planear”. Estas correcciones y acciones correctivas y preventivas, impactarán positivamente en una nueva y mejor planificación y desarrollo para un nuevo ciclo PHVA.

En el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, la responsabilidad es de todos. Todos debemos de responder por la creación de ambientes sanos y seguros de trabajo, eliminando los peligros y riesgos ocasionados tanto por causas imputables a la organización (condiciones inseguras), como por causas imputables a los mismos colaboradores a través de malas prácticas (actos inseguros). En este sentido, el SG SST, define la carta de navegación para el cumplimiento de tales objetivos y facilita su implementación en la organización.

Es claro y evidente, que la relación o interacción entre el hombre, el trabajo y la empresa, genera riesgos; por lo tanto, su minimización y control debe responder de manera eficaz y eficiente a la sistemática o metodología del sistema de gestión, puesto que facilita el proceso de anticipar, reconocer, evaluar y controlar riesgos que generan accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

De otro lado, el éxito de la SST, depende del compromiso de la alta dirección y su apoyo a todos los niveles de la organización y de la coherencia del sistema de gestión con la estrategia empresarial y los objetivos enmarcados dentro de la política de SST dirigidos y relacionados con el bienestar de los trabajadores.

Para la gestión de los riesgos de trabajo, las empresas deberán adoptar disposiciones eficaces y efectivas que tengan alcance sobre todos los procesos y las actividades, centros de trabajo y trabajadores, independiente de su forma de contratación, vinculación y tipo de trabajo, para prevenir efectos sobre las personas y daños en las instalaciones y equipos.

Pasos para mejorar el desempeño del SG SST

Los siguientes pasos son importantes tenerlos en cuenta para la mejora del desempeño del SG SST:

  • Apoyarse en la ARL: a través de los materiales de apoyo prácticos desarrollados por las administradoras de riesgos laborales, se permite a las empresas afiliadas ambientarse en las temáticas de los SG SST.
  • Análisis de contexto: es muy importante diagnosticar y evaluar cuál es el contexto interno y externo de la organización de acuerdo al sector económico en el cual se desempeña; identificando cuáles son sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas y poder de esta manera tener un punto de partida en la determinación de las estrategias a seguir en busca del direccionamiento estratégico de la organización.
  • Compromiso gerencial: la alta dirección de la organización es más que su ente rector; sus decisiones pueden afectar la productividad y el ambiente y bienestar de los colaboradores de la empresa; en este sentido, debería de demostrar su compromiso a través de: integrar la SST a la estrategia de la organización; establecer la política de SST y revisar su eficacia; asignar los recursos humanos, tecnológicos y de información necesarios; acompañar la implementación, el mantenimiento y la mejora continua del sistema de gestión; rendir cuentas a las partes interesadas del cumplimiento de los objetivos y los resultados e impactos de la gestión sistemática de la SST.
  • Participación de los trabajadores: existen varios mecanismos establecidos por la normatividad en SST para la participación activa de los trabajadores tales como: comité paritario COPASS, comité de convivencia y otros afines a la seguridad y salud en el trabajo. También se debe evidenciar el involucramiento individual a través del autocuidado; llevando estilos de vida saludables; reportando situaciones peligrosas; siendo proactivo en el control de los riesgos en el trabajo y en general cumpliendo con las obligaciones para la prevención en accidentes y enfermedades laborales.
  • Política de seguridad y salud en el trabajo: los compromisos, intenciones y lineamientos gerenciales en SST, incluyendo las directrices para su implementación, constituyen la política en SST, la cual como ya se dijo antes, debe ser considerada un marco de referencia para establecer los objetivos y metas en SST, los cuales a través de su cumplimiento permiten evidenciar la eficacia de dicha política.
  • Organización: hace referencia a las obligaciones de los empleadores; responsabilidades de los trabajadores; designación de roles y establecimiento de estrategias para asegurar personas competentes en SST, incluyendo: capacitaciones, entrenamiento, toma de conciencia a través de sensibilizaciones, entre otras; estrategias eficaces de comunicación interna y externa y gestión de la información documentada.
  • Planificación: es el elemento del SG SST que genera los planes de acción para gestionar los riesgos de trabajo a partir de los objetivos resultantes del diagnóstico de la situación actual. Los planes y los programas, son definidos por la norma como “Plan de Trabajo Anual”
  • Aplicación: corresponde al desarrollo de las actividades y todo lo planificado; para ello, es necesario establecer, implementar y mantener las medidas de prevención y control pertinentes; se deben considerar controles operacionales en los casos de compra y contratación de productos y servicios en coherencia con los riesgos propios y comunicar dichos controles a los proveedores, visitantes y otros actores con posibilidad de exposición.
  • Evaluación: tiene que ver con el seguimiento y la medición de la gestión de los riesgos de trabajo con respecto a la política, incluidos los objetivos de SST y la verificación de la eficacia de los controles; contemplar mínimo la auditoría interna y la revisión por la dirección.
  • Mejora: es la permanente y constante búsqueda del óptimo desempeño del sistema en forma coherente con la política de SST a través de un modelo conveniente (alineado con la estrategia organizacional), adecuado (cumple con los requisitos normativos) y eficaz (produce los resultados esperados) de gestión de los riesgos laborales.

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