Las visitas a las empresas son un medio de verificación eficaz del cumplimiento del S-SST, respaldado por el Art. 14 de la ley 1562 de 2012 que implementa un sistema de garantía de calidad sobre el Sistema General de Riesgos Laborales. De acuerdo a la resolución 0312 de 2019, la fase de inspección, vigilancia y control inició a partir del mes de noviembre de 2019, momento para el cual, las empresas debieron tener completamente implementado el SG-SST después de haber finalizado con la fase de seguimiento y plan de mejora.
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¡¡Que no lo cojan desprevenido!!
Estas visitas tienen como objetivo, verificar el cumplimiento de la normatividad legal vigente por parte de las empresas del país en la implementación del SG-SST, cuyo propósito es proteger la integridad física, mental y social del trabajador, garantizando sus derechos, a través de la anticipación, la evaluación y el control de los riesgos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo. Para el anterior propósito, se asignará a un inspector quien a su juicio podrá emitir un concepto (basado en la evidencia) ya sea favorable o desfavorable para la empresa objeto de la visita. Lo anterior en consideración a que el artículo 1 de la Ley 1610 de 2013 “por la cual se regulan algunos aspectos sobre las Inspecciones del Trabajo y los acuerdos de formalización laboral”, dispone que la competencia general de inspección, vigilancia y control en materia laboral individual del sector privado y en materia colectiva de los sectores público y privado es asignada a los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social del Ministerio del Trabajo.
Las visitas no serán avisadas, existen dos alternativas de seguimiento y verificación del SGSST por parte del Ministerio del Trabajo:
Visita del inspector directo en las instalaciones de la empresa (In Situ)
El inspector de trabajo en este caso, se presentará en la empresa y pedirá lo que necesite pedir y verificará absolutamente todo; esa verificación se hará en términos formales a través del uso de una “LISTA DE CHEQUEO VERIFICACIÓN ESTÁNDARES MÍNIMOS APLICABLES AL SG-SST”; es decir, pidiendo documentos, pidiendo pruebas; pero igualmente se realizará una verificación conversando con los trabajadores para que ellos le cuenten al inspector qué es lo que está pasando al interior de su empresa. Es muy importante tener en cuenta este tema, porque el SGSST en una gran cantidad de sus componentes, establece que se le debe comunicar y rendir cuentas a los trabajadores y demás grupos de interés de la empresa sobre lo que se está haciendo y cómo se está avanzando. Se puede tener todo en el papel, tener todos los documentos, pero si los trabajadores no están enterados, es como si no hubiese suficiente gestión por parte de los responsables. En caso de encontrar hallazgos que denoten o indiquen incumplimiento, el ministerio del trabajo realizará una apertura de una averiguación preliminar y después continuará con un proceso sancionatorio y eso significaría la posibilidad de multar a la empresa con sumas hasta de 500 SMLMV (en caso de no tener el SGSST implementado); eso no significa que de ahí en adelante las empresas no tengan obligaciones. Significa que la multa se debe pagar y adicionalmente ponerse al día con el sistema. Otro punto importante es que todas las empresas deben conservar la documentación inherente al SGSST durante al menos 20 años más contados a partir de la salida del trabajador de la empresa. Estamos reiterando que las empresas tienen obligaciones muy serias y que de su cumplimiento depende la protección de los derechos de los trabajadores. Finalmente, es supremamente importante tener en cuenta que dentro de la evaluación no hay valoraciones parciales; es decir, se cumple o no se cumple. Si el porcentaje de cumplimiento es inferior al 65%, la empresa no solamente tiene que hacer un proceso de mejora, sino que lo tendrá que manejar con el ministerio del trabajo, porque de ello depende su continuidad o que se le inicie un proceso sancionatorio.
Requerimiento acción de inspección general / Riesgos laborales
Esta modalidad se está aplicando actualmente por parte de los inspectores del ministerio del trabajo con el objetivo de propiciar el distanciamiento social en gracia al acatamiento de las medidas o disposiciones del gobierno nacional con respecto al COVID19, y se establece como una alternativa de adelantar las acciones de inspección utilizando las tecnologías de la información –TICS, en concordancia con el decreto 491 de 2020 que establece disposiciones para que las autoridades públicas garanticen la prestación de sus servicios en momentos de la actual emergencia sanitaria.
En este sentido, el Ministerio del trabajo a través de un inspector, le remite al gerente o representante legal de la empresa un “Requerimiento acción de inspección general / Riesgos laborales” a través de un oficio enviado mediante correo electrónico o físico, en donde anexará el formato “LISTA DE CHEQUEO VERIFICACIÓN ESTÁNDARES MÍNIMOS APLICABLES AL SG-SST” y se le dará un plazo no mayor a diez (10) días hábiles siguientes al recibo del oficio para su diligenciamiento y remisión al inspector junto con los respectivos soportes documentales y/o evidencias de verificación relacionados en la lista de chequeo de estándares mínimos conforme lo dicta la Resolución 0312 de 2019.
En la comunicación que se envía al gerente o representante legal de la empresa requerida, el ministerio resalta que, “de conformidad con lo establecido en el artículo 486 del Código Sustantivo de Trabajo los funcionarios del Ministerio de Trabajo podrán hacer comparecer a sus respectivos despachos a los empleadores, para exigirles las informaciones pertinentes a su misión, la exhibición de libros, registros, planillas y demás documentos, la obtención de copias o extractos de los mismos. Así mismo, podrán entrar sin previo aviso, y en cualquier momento mediante su identificación como tales, en toda empresa con el mismo fin y ordenar las medidas preventivas que consideren necesarias, asesorándose de peritos como lo crean conveniente para impedir que se violen las disposiciones relativas a las condiciones de trabajo y a la protección de los trabajadores en el ejercicio de su profesión y específicamente en esta oportunidad en materia de riesgos laborales”.
El oficio finalmente establece, que se debe confirmar inmediatamente el recibido del requerimiento y pone a disposición de la empresa un correo electrónico (del inspector que ha hecho el requerimiento), para la orientación o resolución de dudas e inquietudes que se presenten y el envío de toda la información dentro del plazo establecido. La lista de chequeo se debe firmar por todas las partes relacionadas en el formato que se adjunta al oficio, pues éstas refrendan la información suministrada (Empresa – COPASST – Sindicato si lo hubiere – Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad de Salud en el Trabajo).
Respuesta al oficio
Junto con el informe diligenciado y las evidencias deberán ser enviadas tanto al correo del inspector como al de la seccional a la que éste pertenezca.
Las evidencias deberán ser anexadas en carpetas debidamente identificadas y se deberán dejan libres los espacios de uso exclusivo del Inspector de Trabajo y la firma del Ministerio del Trabajo, para su posterior diligenciamiento.
Dando clic en el enlace, podrá descargar la hoja de cálculo de Excel “Lista de chequeo verificación estándares mínimos aplicables al SG-SST”, la cual en su primera hoja o pestaña “PRESENTACIÓN”, contiene los diferentes formatos para que la empresa seleccione en el cuadro, el que le corresponda en virtud al número de empleados y clase de riesgo laboral al que están expuestos.
Tal como sucede en el caso de las visitas por parte del inspector a las instalaciones de la empresa (in situ), con base en la información recopilada, el ministerio hará la verificación y evaluación (con base en las evidencias anexas) y tomará las acciones pertinentes con la empresa requerida a través del oficio.
Software para el SG-SST
Herramienta para el diseño, implementación y mantenimiento de la normatividad del MinTrabajo.
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Ingeniero Industrial Especialista en Administración de la Calidad y Planeación Estratégica. Soy un convencido de que hay que hacer las cosas bien, en el momento indicado y en la forma correcta. La habilidad permite hacer ciertas cosas, la motivación determina qué hacer y la actitud cuán bien se hacen.
Cómo todas las gestiones administrativas y de control, deben existir registros y documentación para determinar un indicador de cumplimiento por parte de la labor realizada por el Ministerio de Trabajo. Sería interesante saber sobre las cifras, comparativas año tras año, para mismo cumplimiento de los fines y objetivos tratados en tal ministerio.