Durante la implementación de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo es clave determinar y establecer cuáles son los roles en términos de las funciones, tareas y acciones esperadas y las responsabilidades como resultado de la gestión dentro de cada uno de los actores del sistema para garantizar su construcción colectiva, su eficacia, adecuación y conveniencia para la organización.

¿A quiénes se deben asignar responsabilidades?

Todos los roles o actores que hacen parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), deben ser debidamente identificados y luego se les debe asignar las debidas obligaciones y responsabilidades. Es frecuente tanto en la rendición de cuentas como en las auditorías internas encontrar No Conformidades relacionadas con la asignación de responsabilidades solamente al empleador, los trabajadores y de pronto a los contratistas, olvidando otros roles contenidos entre los que veremos a continuación:

  • Empleadores – Representante legal
  • Empleados en general
  • Gerentes
  • Jefes de área
  • Brigadistas
  • Miembros del COPASST o al Vigía
  • Miembros del comité de convivencia
  • Miembros del comité de seguridad vial
  • Practicantes
  • Aprendices
  • Responsables del sistema
  • Brigadas de Emergencias o atención de emergencias

¿Cómo documentar las responsabilidades del SG-SST?

  • El primer paso es elaborar un listado de todos los cargos que participan en la empresa y que están involucrados en la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
  • Después de haber identificado los principales cargos, se debe empezar entonces a redactar las responsabilidades a las que ellos se obligan frente al sistema. Para el efecto, es muy importante tener presente el artículo 2.2.4.6.8 y el artículo 2.2.4.6.10 del decreto 1072 de 2015 porque estos 2 artículos describen y detallan cuáles son las responsabilidades tanto de los trabajadores como del empleador. En el cuadro, matriz o documento en el que la empresa describa las responsabilidades, deberán entonces consignarse las descritas en estos apartados del decreto 1072 de 2015.
  • El tercer paso es indicar además de las responsabilidades, cuál es la estrategia que la empresa va a utilizar para evaluar su nivel de cumplimiento en cada uno de los actores. Eso en el SG-SST se llama rendición de cuentas; se trata entonces de definir a través de qué mecanismos ese actor específico va a comprobar o demostrar si cumplió o no con las responsabilidades asignadas por la empresa.
  • Es muy importante que las responsabilidades en la medida de lo posible sean definidas y diseñadas con los mismos actores, porque ¿quién mejor para definir cómo se puede comprometer que el propio actor?
  • Posteriormente, se debe entonces socializar y difundir estas responsabilidades entre los implicados.
  • Y como paso final, se deberá establecer el seguimiento adecuado y la evaluación para determinar su grado de cumplimiento.

¿Qué evidencias se deben de tener para demostrar que se han asignado debidamente las responsabilidades?

La evidencia de la asignación de responsabilidades debe de quedar documentada, y éste documento deberá quedar debidamente firmado por cada trabajador, para posteriormente guardarlo o conservarlo como anexo en la historia laboral de cada empleado.

Las obligaciones en seguridad y salud en el trabajo, también pueden incluirse en los contratos de trabajo, en el reglamento interno de trabajo o en el reglamento de higiene y seguridad.

¿Cuáles son las responsabilidades y obligaciones específicas por cada rol en la empresa?

Veremos a continuación cuáles las responsabilidades de los roles más importantes dentro de la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST:

Empleadores

  • Implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
  • Tener vigente el reglamento de higiene y seguridad industrial.
  • Constituir y garantizar el funcionamiento del COPASST o VIGÍA según corresponda.
  • Constituir y garantizar el funcionamiento del Comité de convivencia laboral COCOLA según corresponda.
  • Notificar a la ARL sobre los accidentes y enfermedades laborales de sus trabajadores.
  • Establecer políticas de gestión y seguridad y salud en el trabajo; además garantizar su cumplimiento.
  • Asignar y comunicar responsabilidades a los diferentes roles o actores del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
  • Rendir cuentas al interior de la empresa.
  • Definir y asignar los recursos para la eficaz implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
  • Cumplir los requisitos normativos aplicables.
  • Gestionar los peligros y riesgos.
  • Establecer un plan de trabajo anual.
  • Pero la responsabilidad más importante de un empleador es siempre: promover la seguridad y salud, y controlar los riesgos laborales.
  • Además de todo lo anteriormente descrito, debe de garantizar la participación de todos los trabajadores en este SG-ST incluyendo a los contratistas, así como garantizar a los trabajadores la capacitación en seguridad y salud en el trabajo.
  • El empleador debe tener personal responsable y comprometido con la seguridad y salud en el trabajo.
  • Integrar la seguridad y salud en el trabajo en todas las decisiones de la empresa.

Los líderes con personas a cargo deben:

  • Reportar a la ARL e informar al área de seguridad y salud en el trabajo cuando ocurran incidentes o accidentes laborales.
  • Participar en la investigación de accidentes e incidentes.
  • Cumplir las normas e instrucciones sobre el SG-SST.
  • Cumplir y hacer cumplir las normas de seguridad del personal.
  • Participar y facilitar que el personal se integre a las actividades de seguridad y salud.
  • Reportar actos y condiciones inseguras en el trabajo.
  • Acompañar la realización o actualización de la matriz de identificación de peligros, valoración y control de riesgos.
  • Disponer de la información al día para las auditorías.
  • Gestionar las correcciones y acciones correctivas de las No Conformidades encontradas.

Todos los colaboradores deben:

  • Procurar el cuidado integral de su salud.
  • Utilizar los elementos de protección personal EPP asignados.
  • Saber qué hacer en caso de emergencias.
  • Suministrar información clara, veraz y concreta sobre su estado de salud.
  • Cumplir las normas e instrucciones del SG-SST.
  • Participar en las actividades del plan de capacitación en seguridad y salud.
  • Participar y contribuir con el cumplimiento de los objetivos del sistema.
  • Informar a su jefe inmediato cuando ocurran accidentes o incidentes de trabajo.
  • Reportar actos y condiciones inseguras presentes en el trabajo.
  • Participar en la realización de la matriz de peligros, valoración y control de riesgos.

Los proveedores, contratistas y subcontratistas

También tienen responsabilidades frente al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST por ello la empresa contratante deberá controlar el cumplimiento de:

  • Cumplir con la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
  • Procurar el cuidado integral de su salud.
  • Suministrar información veraz y completa sobre el estado de salud de sus trabajadores y los indicadores de accidentalidad.
  • Cumplir las normas del SG-SST.
  • Reportar actos y condiciones inseguras presentes durante la prestación del servicio.
  • Participar de la inducción de contratistas de la empresa.

El COPASST

Es la mano derecha en la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Su apoyo permite una gestión de impacto positivo en la seguridad y salud de los trabajadores.  Las responsabilidades y funciones del COPASST son:

  • Revisar el cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo.
  • Verificar que las acciones y determinaciones tomadas en el SG-SST, estén regidas por los lineamientos de la política de seguridad y salud en el trabajo.
  • Revisar periódicamente el resultado de los indicadores.
  • Revisar que los mecanismos de participación de los trabajadores funcionen adecuadamente.
  • Validar el cumplimiento de las responsabilidades y funciones asignadas a los distintos actores del SG-SST.
  • Verificar los procesos de gestión del cambio en materia de seguridad y salud en el trabajo.
  • Investigar los accidentes y las enfermedades laborales.
  • Con respecto al programa de formación y entrenamiento:
    • Participar en su planeación
    • Revisar su cumplimiento e impacto
    • Proponer temas de capacitación.
  • Planear y participar en las auditorías internas del SG-SST
  • Tomar decisiones con respecto a los informes ambientales y proponer correctivos a los hallazgos.

Finalmente, es recomendable que, para definir todas estas responsabilidades en los diferentes roles, se tome como base el decreto 1072 de 2015, pero no transcribirlo literalmente; su aplicación se debe de ajustar al tamaño, características y necesidades de la empresa.

Por lo tanto, revise sus perfiles de cargos, manuales de funciones o el documento equivalente en el cual se han establecido estas responsabilidades y analice si lo descrito en estos documentos es coherente con la realidad de los SG-SST en Colombia y sobre todo, coherente con la organización en la cual se implementa es sistema.

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