El plan de trabajo anual es una herramienta valiosa para el desarrollo del SG-SST establecido en el decreto 1072 de 2015 y en la resolución 0312 de 2019.
Esta herramienta nos va a permitir darle trazabilidad y seguimiento a todas las tareas propuestas para que el sistema funcione adecuadamente en nuestro año fiscal.
Acá verás qué es el plan de trabajo anual, por qué es importante para tu empresa y cuáles son las consideraciones más relevantes para su diseño y ejecución.
¿Qué es el plan de trabajo anual?
El plan de trabajo anual es una herramienta valiosa para el desarrollo del SG-SST establecido en el decreto 1072 de 2015 y en la resolución 0312 de 2019. Esta herramienta nos va a permitir darle trazabilidad y seguimiento a todas las tareas propuestas para que el sistema funcione adecuadamente en nuestro año fiscal.
Recuerda que se debe diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos del sistema, el cual debe identificar cada uno de los siguientes aspectos.
- Metas
- Responsabilidades
- Recursos
- Cronograma de actividades
- Coherencia con los estándares mínimos del sistema de gestión de riesgos laborales.
El plan de trabajo anual, es un documento que se constituye en uno de los pilares fundamentales para que el sistema se mantenga en el tiempo; por lo tanto, este documenta integra todas las actividades que voy a desarrollar durante todo el año.
Considerar el año fiscal para la ejecución del plan de trabajo anual significa que éste se debe llevar a cabo de enero a diciembre, ya que la resolución 0312 de 2019 invita a hacer cada diciembre auditoría para verificar la conformidad de todo lo realizado durante el año de acuerdo a lo planificado.
¿Por qué es importante el plan de trabajo anual?
La importancia de poder tener un plan de trabajo anual es precisamente porque se alinean las actividades a realizar con los objetivos que se desprenden de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo, la cual está enmarcada en el compromiso gerencial para con el sistema, con unos objetivos claros y medibles para alcanzarse en el tiempo.
Consideraciones más relevantes en el diseño y ejecución del plan de trabajo anual
- Antes de diseñar e implementar el plan de trabajo anual, es importante realizar la evaluación del SG-SST (ver artículo de la semana pasada) ya que el resultado de esta será el primer insumo para el planteamiento del mismo.
- El plan de trabajo anual no debe ser estático; es decir, que las actividades año a año no deberían necesariamente ser las mismas ya que el sistema va madurando, creciendo, se va comportando de formas distintas y por eso debe de estar alineado al ciclo PHVA de mejora continua (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
- Las actividades no necesariamente se deben realizar con frecuencia mensual; algunas se llevarán a cabo también de manera semestral, anual, bimensual, etc., pero el hecho de plantearla en el plan implica que se debe realizar necesariamente como mínimo una vez al año.
- Todas las actividades incluidas en el plan de trabajo anual deben tener una meta que en lo posible debe ser porcentual, fecha de su posible realización y especificar qué tipo de recurso se requiere (financiero, tecnológico o humano); y lo más importante: el responsable de su ejecución.
- No todas las actividades del plan de trabajo anual deben ser necesariamente realizadas por el responsable del SG-SST; por ejemplo: para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas, el recurso requerido además del financiero (por el costo a pagar), debe ser el de gestión humana de la empresa.
- El plan de trabajo debe permitir establecer una serie de indicadores así: un indicador de estructura el cual medirá la disponibilidad y acceso a los recursos para la ejecución del plan de trabajo realizado en el año; un indicador de proceso que debe de medir el número de actividades ejecutadas sobre las actividades planeadas (lo más recomendable es que se mida cada mes); y finalmente se debe de utilizar un indicador de resultado el cual permitirá tener un panorama global de las actividades ejecutadas durante todo el año con respecto al total de actividades programadas, que puede ser medido de manera anual si usted lo decide.
- Por ser el SG-SST un sistema precisamente de “Gestión”, es importante utilizar otro tipo de indicadores complementarios que midan la “Eficacia” de las actividades emprendidas con respecto al cumplimiento de objetivos específicos; por ejemplo: si se va a programar una capacitación, es muy importante medir la eficacia de la misma en términos del cumplimiento de su objetivo, que no es otro diferente al desarrollo de competencias en los asistentes; por lo tanto el indicador deberá de medir el grado de consecución de estas competencias dentro de los participantes al curso y no simplemente conformarnos con medir si la capacitación se dio o no.
- El plan de trabajo anual debe estar firmado por el empleador o representante legal y el responsable de la ejecución del SG-SST (profesional con licencia). La firma podrá hacerse de forma física o digital).
- El artículo 2.2.4.6.26 del decreto 1072 de 2015, hace referencia a que cada vez que la empresa se vea avocada a realizar “Gestión del cambio”, ya sea por la introducción de nuevos procesos, cambios en los métodos de trabajo, cambios en las instalaciones o un cambio externo que afecte al sistema, inmediatamente se debe actualizar el plan de trabajo que se tenga vigente.
- Hay que recordar también que una de las responsabilidades del gerente en la revisión por la dirección es “verificar” el cumplimiento del plan de trabajo anual; es por esto que no se debe de olvidar presentarlo al gerente o al responsable.
Recuerda…
Poner en práctica estas recomendaciones referentes a cómo planificar de forma adecuada todas las etapas de nuestro sistema y colocarlas en un orden cronológico para su correcta ejecución durante todo el año en un plan de trabajo bien estructurado.
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Ingeniero Industrial Especialista en Administración de la Calidad y Planeación Estratégica. Soy un convencido de que hay que hacer las cosas bien, en el momento indicado y en la forma correcta. La habilidad permite hacer ciertas cosas, la motivación determina qué hacer y la actitud cuán bien se hacen.
