El teletrabajo o trabajo remoto ha tomado relevancia en el mundo moderno y ante todo se ha convertido en una modalidad laboral cada vez más implementada en las empresas, al permitir que desde casa o cualquier sitio diferente a las instalaciones locativas de la empresa se puedan realizar las tareas habituales. El coronavirus ha sido uno de los grandes protagonistas y catalizadores de esta práctica laboral pues es una excelente alternativa de prevención.
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¿Qué es el teletrabajo?
De acuerdo al Artículo 2, Ley 1221 de 2008, el teletrabajo se define como: «Una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación -TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio especifico de trabajo». https://www.teletrabajo.gov.co/622/w3-article-75151.html
Con base en la experiencia en estos años de teletrabajo, se han podido determinar beneficios importantes que todas las empresas deberían valorar tales como:
- Menores costos tanto para el trabajador como para la empresa (transportes, alimentos comprados en restaurantes, etc.).
- Retención del talento humano a través de la positiva valoración de los trabajadores de trabajar desde casa.
- Priorización del trabajo por cumplimiento de objetivos sobre el rendimiento por tiempo.
- Permite conciliar la vida laboral con la vida personal.
- Se pueden manejar horarios más flexibles.
La firma digital o la firma electrónica como elemento indispensable en el teletrabajo.
El hecho de la “no presencialidad laboral” in situ, y la obligación de cumplir con las tareas cotidianas, exige en muchas ocasiones disponer de herramientas tecnológicas que faciliten ese proceso; como por ejemplo la disponibilidad de plataformas tecnológicas (software) que permitan manejar documentación en forma remota y digitalizada, ante la imposibilidad de hacerlo en papel y en las propias instalaciones físicas de la empresa.
Acá tenemos un reto muy interesante para las empresas al tener que sortear diferentes aspectos jurídicos y administrativos tales como:
- Criterios de selección y voluntariedad.
- Adaptación del Manual de Funciones y Competencias Laborales.
- Resolución por la cual se implementa la modalidad al interior de la organización.
- Resolución individual para el funcionario.
- Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral.
- Se debe reportar por parte de las empresas tanto a la ARL como a un inspector de trabajo la implementación del teletrabajo.
- Reversibilidad teletrabajo.
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), lógicamente no debe ser ajeno a este proceso y más bien se convierte en un protagonista importante. Las sesiones de los diferentes comités (COPASST, convivencia, etc.), las capacitaciones, las entregas de elementos de protección personal EPP, y muchas otras actividades deben ser debidamente evidenciadas y soportadas a través de las firmas de cada uno de los trabajadores que intervienen o están involucrados en el proceso. Es ahí en donde las firmas son importantes y se debe de implementar un sistema o un módulo que eventualmente permita en la distancia cumplir con este requerimiento normativo.
Las firmas electrónicas o digitales, se convierten entonces en la respuesta más adecuada y sencilla como respaldo o evidencia de cumplimientos normativos; de esta manera, no habría necesidad de enviar formatos o documentos por correo físico a las residencias de colaboradores o contratistas que trabajen bajo la modalidad de teletrabajo, para que éstos plasmen sus firmas físicas y luego devolverlos a la empresa con su debido soporte para archivarlos en físico.
Contar con una firma electrónica o firma digital permitirá que se puedan mantener todo tipo de reuniones y contactos, así como llevar al día cualquier papeleo o burocracia necesaria.
¿Cuáles son las ventajas de las firmas electrónicas o digitales?
Como hemos visto, la firma electrónica se ha convertido en un elemento imprescindible en las empresas de hoy ya que permite agilizar y facilitar la firma de documentos. Imagínense ustedes una reunión de COPASST o una capacitación en donde los diferentes involucrados están en diferentes ciudades del país, en diferentes sedes de la empresa, o en sus casas trabajando remotamente. Al final de la sesión, éstos deben de firmar el acta respectiva, y es ahí en donde la tecnología hace su magia a través de alguna herramienta que capture digitalmente sus firmas en el respectivo formato y archive el documento como evidencia de que el acto se llevó a cabo de la manera correcta.
Además de la consideración anterior, existen otras ventajas asociadas a la firma digital o la firma electrónica:
- Reducción de costos asociados a la firma de documentos en papel (costos de impresión, papel, envío, tiempo de los colaboradores, etc.).
- Ahorro de tiempo, ya que cada “firmante” puede firmar simultáneamente a través de su dispositivo electrónico (celular, Tablet, pc, etc.).
- Reducción de errores humanos, pues no hay forma de equivocarse en el documento (formato) y el lugar del formato en donde se debe firmar.
- Disminución de espacios de oficina dedicados a archivo de documentos físicos. Ya no se requieren archivadores ni “A-Z” para archivar documentos que ahora son digitalizados.
- Se asume un compromiso con el ambiente al no contribuir al consumo de papel ni “toners” o tintas de impresión.
En conclusión: la firma digital o la firma electrónica de la mano con las TIC’s y las plataformas informáticas, llegaron para quedarse en mundo en donde la productividad y competitividad de las empresas toma mayor relevancia en términos de eficiencia y eficacia. Si nuestra empresa no es ágil en procesos tecnológicos, se irá quedando rezagada mientras que la competencia gestiona el cambio en sus organizaciones.
Ingeniero Industrial Especialista en Administración de la Calidad y Planeación Estratégica. Soy un convencido de que hay que hacer las cosas bien, en el momento indicado y en la forma correcta. La habilidad permite hacer ciertas cosas, la motivación determina qué hacer y la actitud cuán bien se hacen.
