El teletrabajo o trabajo remoto ha tomado relevancia en el mundo moderno y ante todo se ha convertido en una modalidad laboral cada vez más implementada en las empresas, al permitir que desde casa o cualquier sitio diferente a las instalaciones locativas de la empresa se puedan realizar las tareas habituales. El coronavirus ha sido uno de los grandes protagonistas y catalizadores de esta práctica laboral pues es una excelente alternativa de prevención.

¿Qué es el teletrabajo?

De acuerdo al Artículo 2, Ley 1221 de 2008, el teletrabajo se define como: «Una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación -TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio especifico de trabajo». https://www.teletrabajo.gov.co/622/w3-article-75151.html

Con base en la experiencia en estos años de teletrabajo, se han podido determinar beneficios importantes que todas las empresas deberían valorar tales como:

  • Menores costos tanto para el trabajador como para la empresa (transportes, alimentos comprados en restaurantes, etc.).
  • Retención del talento humano a través de la positiva valoración de los trabajadores de trabajar desde casa.
  • Priorización del trabajo por cumplimiento de objetivos sobre el rendimiento por tiempo.
  • Permite conciliar la vida laboral con la vida personal.
  • Se pueden manejar horarios más flexibles.

La firma digital o la firma electrónica como elemento indispensable en el teletrabajo.

El hecho de la “no presencialidad laboral” in situ, y la obligación de cumplir con las tareas cotidianas, exige en muchas ocasiones disponer de herramientas tecnológicas que faciliten ese proceso; como por ejemplo la disponibilidad de plataformas tecnológicas (software) que permitan manejar documentación en forma remota y digitalizada, ante la imposibilidad de hacerlo en papel y en las propias instalaciones físicas de la empresa.

Acá tenemos un reto muy interesante para las empresas al tener que sortear diferentes aspectos jurídicos y administrativos tales como:

  • Criterios de selección y voluntariedad.
  • Adaptación del Manual de Funciones y Competencias Laborales.
  • Resolución por la cual se implementa la modalidad al interior de la organización.
  • Resolución individual para el funcionario.
  • Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral.
  • Se debe reportar por parte de las empresas tanto a la ARL como a un inspector de trabajo la implementación del teletrabajo.
  • Reversibilidad teletrabajo.

 

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), lógicamente no debe ser ajeno a este proceso y más bien se convierte en un protagonista importante. Las sesiones de los diferentes comités (COPASST, convivencia, etc.), las capacitaciones, las entregas de elementos de protección personal EPP, y muchas otras actividades deben ser debidamente evidenciadas y soportadas a través de las firmas de cada uno de los trabajadores que intervienen o están involucrados en el proceso. Es ahí en donde las firmas son importantes y se debe de implementar un sistema o un módulo que eventualmente permita en la distancia cumplir con este requerimiento normativo.

Las firmas electrónicas o digitales, se convierten entonces en la respuesta más adecuada y sencilla como respaldo o evidencia de cumplimientos normativos; de esta manera, no habría necesidad de enviar formatos o documentos por correo físico a las residencias de colaboradores o contratistas que trabajen bajo la modalidad de teletrabajo, para que éstos plasmen sus firmas físicas y luego devolverlos a la empresa con su debido soporte para archivarlos en físico.

Contar con una firma electrónica o firma digital permitirá que se puedan mantener todo tipo de reuniones y contactos, así como llevar al día cualquier papeleo o burocracia necesaria.

¿Cuáles son las ventajas de las firmas electrónicas o digitales?

Como hemos visto, la firma electrónica se ha convertido en un elemento imprescindible en las empresas de hoy ya que permite agilizar y facilitar la firma de documentos. Imagínense ustedes una reunión de COPASST o una capacitación en donde los diferentes involucrados están en diferentes ciudades del país, en diferentes sedes de la empresa, o en sus casas trabajando remotamente. Al final de la sesión, éstos deben de firmar el acta respectiva, y es ahí en donde la tecnología hace su magia a través de alguna herramienta que capture digitalmente sus firmas en el respectivo formato y archive el documento como evidencia de que el acto se llevó a cabo de la manera correcta.

Además de la consideración anterior, existen otras ventajas asociadas a la firma digital  o la firma electrónica:

  • Reducción de costos asociados a la firma de documentos en papel (costos de impresión, papel, envío, tiempo de los colaboradores, etc.).
  • Ahorro de tiempo, ya que cada “firmante” puede firmar simultáneamente a través de su dispositivo electrónico (celular, Tablet, pc, etc.).
  • Reducción de errores humanos, pues no hay forma de equivocarse en el documento (formato) y el lugar del formato en donde se debe firmar.
  • Disminución de espacios de oficina dedicados a archivo de documentos físicos. Ya no se requieren archivadores ni “A-Z” para archivar documentos que ahora son digitalizados.
  • Se asume un compromiso con el ambiente al no contribuir al consumo de papel ni “toners” o tintas de impresión.

En conclusión: la firma digital o la firma electrónica de la mano con las TIC’s y las plataformas informáticas, llegaron para quedarse en mundo en donde la productividad y competitividad de las empresas toma mayor relevancia en términos de eficiencia y eficacia. Si nuestra empresa no es ágil en procesos tecnológicos, se irá quedando rezagada mientras que la competencia gestiona el cambio en sus organizaciones.

César Augusto Giraldo Arias
César Augusto Giraldo Arias

Ingeniero Industrial Especialista en Administración de la Calidad y Planeación Estratégica. Soy un convencido de que hay que hacer las cosas bien, en el momento indicado y en la forma correcta. La habilidad permite hacer ciertas cosas, la motivación determina qué hacer y la actitud cuán bien se hacen.

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