Las evidencias en un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG – SST

Los sistemas de gestión son “formales” y por esta condición deben de estar documentados. La documentación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es determinante para normalizar o estandarizar los procesos; es decir: 

• Evitar la variabilidad de los resultados en los diferentes procesos.
• Hablar el mismo idioma entre los roles involucrados.
• Poder dar una respuesta objetiva ante los requerimientos de los entes de: inspección, vigilancia y control; el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, las Administradoras de Riesgos Laborales o inclusive de un juez en caso de una demanda.
• Evidenciar físicamente el cumplimiento de los requisitos del SG-SST ante una auditoría interna o ante alguna inspección de los entes encargados para ello.
• Evidenciar las decisiones que adoptó la organización para mejorar, eliminar o disminuir el impacto de algún riesgo o situación peligrosa que se haya identificado en algún proceso; como por ejemplo: como resultado de una inspección se encontró que era necesario colocar guardas y hacer mantenimiento periódico a una máquina. Tanto la inspección que identificó el riesgo potencial como la colocación de la guarda y los mantenimientos que se ejecutarán después, deben quedar documentados y dicha evidencia debe ser conservada.   
• Evidenciar el cumplimiento de los estándares mínimos del SG-SST (en el anexo técnico se solicita constatar la existencia de evidencia).
• Evidenciar el establecimiento y cumplimiento de los controles requeridos para evitar accidentes o la materialización de los riesgos identificados previamente.

Las evidencias del SG-SST en el trabajo, deben conservarse al menos 20 años posteriores al retiro del trabajador de la empresa.

Estas evidencias podrían inclusive “salvar” a la empresa en caso de que a futuro un trabajador demande a la organización por el no cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades en seguridad y salud en el trabajo que hayan llevado a dicho trabajador a una condición incapacitante o a una afectación permanente de su integridad física, mental y social. 

¿Qué es una evidencia en SST?

“Es un archivo que sirve como copia de un documento y puede ser visto en cualquier plataforma de hardware o software. Aunque sea una copia de un documento en papel, éste documento es válido si se ajusta a ciertos requisitos como por ejemplo, que sea inalterable”.

¿Qué dice la normatividad sobre las evidencias en un sistema de gestión de SST? 

El decreto 1072 de 2015 ha establecido en el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.12 lo siguiente:

«Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo».

Un documento no es otra cosa que “información y su medio de soporte”; en este sentido, lo importante es tener evidenciado “todo” bajo la libertad de tener multiplicidad de medios de soporte a escoger libremente por la organización. 

Es importante aclarar que las evidencias a conservar, se deben de archivar en su formato original para presentarlas eventualmente durante una auditoría, revisión de una ARL o en el caso de un proceso legal ante un juez de la república (quien solicitará evidencias en formato original).

Conservación de los documentos como evidencia.

Como se dijo al inicio de este artículo, los documentos relacionales con evidencias de cumplimiento de los requisitos en seguridad y salud en el trabajo se deben conservar por lo menos 20 años posteriores a la desvinculación del trabajador de la empresa (artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015). 

Una vez cumplido el ciclo de vida, el documento podría ser almacenado en un área de archivo histórico “cuarto de san alejo” o podría ser microfilmado o digitalizado para ahorrar espacio y tener allí durante muchos años una evidencia de cumplimiento en caso de un  hecho puntual que lo requiera. 

Si se presentara a futuro una demanda judicial, la organización puede buscar el historial del trabajador y usarlo como prueba legal.

El verdadero problema sería entonces que la organización no conserve la documentación original y no cuente con un sistema que respalde todos sus procesos administrativos.

¿Cuál es la información documentada obligatoria que debe de tener un SG-SST?

Una de las grandes dudas que tienen nuestros clientes empresariales es: ¿cuáles son los requisitos obligatorios documentales del SG-SST?

En este sentido, debemos de partir de los requisitos establecidos en el decreto 1072 de 2015 en torno al SG-SST (Libro 2. Parte 2, título 4, capítulo 6) y de los lineamientos de la resolución 0312 de 2019, cuyas exigencias documentales deben ser claramente interpretadas para evitar desagradables sorpresas en investigaciones futuras que lleven a la empresa a un  litigio ocasionado por alguna demanda por responsabilidad laboral, civil, administrativa o incluso penal. 

La idea es verificar (una vez se tenga implementado el SG-SST) a través de una lista de chequeo, la existencia de los siguientes documentos: 

1. Política y objetivos en Seguridad y Salud en el Trabajo (firmados por el empleador)
2. Responsabilidades en Seguridad y Salud en el Trabajo
3. La rendición de cuentas en Seguridad y Salud en el Trabajo
4. Matriz de peligros (Identificación de peligros, valoración de riesgos y establecimiento de controles)
5. Informe de condiciones de salud; es decir el Diagnóstico de Condiciones de Salud e Información Sociodemográfica de la población trabajadora 
6. Plan Anual de trabajo en Seguridad y Salud en el Trabajo
7. Programa de capacitación anual en Seguridad y Salud en el Trabajo (soportes de inducción, re inducción y capacitaciones)
8. Procedimientos e instructivos internos en Seguridad y Salud en el Trabajo 
9. Registros de entrega de EPP 
10. Registros de entrega de protocolos de seguridad, de las fichas técnicas (cuando aplique) y de los demás instructivos internos de Seguridad y Salud en el Trabajo: Es muy importante esta evidencia de divulgación
11. Soportes de la convocatoria, elección y conformación del comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y del comité de convivencia laboral (así la norma no lo diga explícitamente) y las actas de sus reuniones y los soportes de sus actuaciones.
12. Reportes e investigaciones de incidentes y accidentes de trabajo 
13. Plan de emergencia ante desastres: identificación de las amenazas, evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias
14. Documento de conformación de la brigada: verificar los soportes de las capacitaciones y entrega de dotación
15. Programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores incluidos los resultados de las mediciones ambientales y monitoreos biológicos que se hubieran realizado según el caso  
16. Monitoreos biológicos individuales (en el caso de contarse con los servicios de médico LSO)  
17. Formatos de registros de las inspecciones de Seguridad y Salud en el Trabajo a las instalaciones, máquinas y equipos ejecutados
18. Matriz Legal documentada y actualizada
19. Evidencias de la gestión adelantada para el control de los riesgos prioritarios 
20. Evaluación inicial del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
21. Revisión por la alta dirección
22. Acciones preventivas y correctivas. Y evidencias de que han sido comunicadas a todas las partes afectadas
23. Soporte de la asignación (acta) del responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
24. Afiliación a la seguridad social: físico o digital
25. Comunicaciones de los trabajadores, ARL, o autoridades en materia de Riesgos Laborales
26. Documentos con los reportes de mantenimiento a instalaciones, equipos, máquinas y herramientas realizados
27. Documento o registro que evidencie la definición de la frecuencia de las evaluaciones médicas periódicas: profesiograma – matriz de exámenes médicos, procedimiento de exámenes médicos
28. Programa de estilos de vida y entorno saludable, y los documentos y registros que evidencien el cumplimiento del mismo
29. Metodología para la identificación de peligros: procedimiento para la identificación de peligros 
30. Tener documentado el cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, establecidos en la resolución 0312  de 2019 para proveedores, contratistas, cooperativas, empresas de servicios temporales, etc. O sea que para todo el que preste servicios se debe tener el cumplimiento de los estándares mínimos
31. Plan de mejoramiento conforme a la evaluación de los estándares mínimos: se debe presentar vía correo electrónico o documento físico a la ARL
    

Finalmente y como conclusión: 

Las evidencias en los sistemas de gestión son las que le dan la base, el sustento y el respaldo para que éste sea objetivo y creíble. 

De nada nos sirve hablar mucho si no lo podemos evidenciar. 

Debes entonces verificar en detalle si tienes “todas” las evidencias necesarias que demuestren que tu SG-SST está diseñado, implementado, mantenido y mejorado adecuadamente y de esa forma podrás estar más tranquilo. 

Recuerda: el talento humano es el recurso más importante de cualquier organización.     

César Augusto Giraldo Arias

Ingeniero Industrial Especialista en Administración de la Calidad y Planeación Estratégica. Soy un convencido de que hay que hacer las cosas bien, en el momento indicado y en la forma correcta. La habilidad permite hacer ciertas cosas, la motivación determina qué hacer y la actitud cuán bien se hacen.