Una de las grandes dudas que tienen nuestros clientes empresariales es: ¿cuáles son los requisitos obligatorios documentales del SG-SST? En este sentido, debemos de partir de los requisitos establecidos en el decreto 1072 de 2015 en torno al SG-SST (Libro 2. Parte 2, título 4, capítulo 6) y de los lineamientos de la resolución 0312 de 2019, cuyas exigencias documentales deben ser claramente interpretadas para evitar desagradables sorpresas en investigaciones futuras que lleven a la empresa a un  litigio ocasionado por alguna demanda por responsabilidad laboral, civil, administrativa o incluso penal.

Información documentada obligatoria

En un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, una de las grandes dudas que tienen nuestros clientes empresariales es: ¿cuáles son los requisitos obligatorios documentales del SG-SST? En este sentido, debemos de partir de los requisitos establecidos en el decreto 1072 de 2015 en torno al SG-SST (Libro 2. Parte 2, título 4, capítulo 6) y de los lineamientos de la resolución 0312 de 2019, cuyas exigencias documentales deben ser claramente interpretadas para evitar desagradables sorpresas en investigaciones futuras que lleven a la empresa a un  litigio ocasionado por alguna demanda por responsabilidad laboral, civil, administrativa o incluso penal.

En principio, partamos de la base de que: un documento es toda información y su medio de soporte; y que no todo lo que se hace dentro del SG-SST tiene que estar documentado. No podemos dejar de trabajar por dedicarnos a documentar absolutamente todo lo que hacemos. Para la tranquilidad de todos veremos qué es lo que realmente es importante y necesario documentar:

El SG-SST no puede o no debe ser simplemente un listado de requisitos a cumplir o una lista de chequeo de documentos que se van estableciendo; el sistema debe articularse de tal manera que permita cumplir con unos objetivos como son: la prevención de los accidentes de trabajo y enfermedad laboral, protección de la integridad física, mental y social de los colaboradores, y en definitiva mejorar las condiciones de la seguridad y salud en el trabajo.

Cuatro entradas clave del sistema

Para que esta coherencia se dé, debemos partir de 4 entradas claves del sistema:

• Identificación de los peligros prioritarios, y la valoración de los riesgos,
• Identificación de las amenazas prioritarias (o sea las relacionadas con el tema de emergencias),
• Identificación de qué accidentes, qué enfermedades qué incidentes han ocurrido en la organización (estadísticas de accidentes de trabajo y enfermedades laborales de la organización y/o del sector económico de la actividad empresarial),
• Determinación de cuáles son los requisitos legales y contractuales a los que se debe acoger una organización.

Es muy importante entonces no perder de vista estos 4 elementos a la hora de implementar la gestión documental dentro del SG-SST: por ejemplo, si estamos definiendo los perfiles de cargo, éstos se deben priorizar con base en el cumplimiento de estas 4 entradas en diferentes prioridades, pues no todos los cargos se relacionan en igual grado con los mismos peligros, amenazas o requisitos legales. Se debería tener una metodología definida dentro del sistema para la elaboración y control de los diferentes documentos y registros del SG-SST para facilitar su gestión documental.

Procedimientos descriptivos de la tarea o actividad

Partamos inicialmente de los PROCEDIMIENTOS, los cuales simplemente deben describir la manera en la cual se ejecuta o se hace una tarea o actividad. La metodología podría por ejemplo indicar si se requiere que se documente solo por escrito (Objetivo, alcance, definiciones, responsables, contenido, anexos), o son válidos también los videos u otros medios de documentación. Son 5 procedimientos de carácter obligatorio establecidos por la normatividad en mención en este artículo (decreto 1072 de 2015 / SG-SST / resolución 0312):

• Procedimientos e instructivos internos del SG-SST: se refiere a los procedimientos de trabajo seguro o de actuación segura también conocidos como estándares de seguridad, dentro de la organización, sobre todo en las actividades críticas en torno a los peligros para la integridad de las personas.
• Procedimiento para efectuar el diagnóstico para las condiciones de salud de los trabajadores: es decir, no es solo diagnosticar las condiciones de salud de los trabajadores, sino tener una sistemática documentada de cómo se hace dicho diagnóstico (a quien solicitar / IPS, cada cuánto, qué debe incluir de acuerdo a la resolución 2346, qué hacer con el diagnóstico, cómo acatar las recomendaciones, cómo hacer el seguimiento y la mejora continua para los casos de reintegro laboral y de condiciones de salud); este procedimiento podría estar inmerso dentro de un procedimiento más general que se denomine: “Exámenes Médicos Ocupacionales”, que aunque no es obligatorio dentro de la norma, es muy importante tenerlo dentro de la gestión documental.
• Procedimientos para prevenir y controlar la amenazas priorizadas o minimizar el impacto de las no prioritarias: se refiere a los procedimientos operativos normalizados que indican qué hacer antes, durante y después de la emergencia.
• Procedimiento para evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar los cambios internos o los cambios externos: es el mismo procedimiento de GESTIÓN DEL CAMBIO; este procedimiento generalmente explica la sistemática a abordar para proteger la integridad del sistema de gestión, de tal modo, que a través de alguna herramienta matricial, se evalúen los impactos y las recomendaciones a considerar sobre los elementos del sistema afectados por cambios en otros elementos clave como son por ejemplo: nueva normatividad, cambios en infraestructura, nueva tecnología, nuevas líneas de producción, nuevos productos, etc.
• Procedimiento de compras: procedimiento con el fin de garantizar que se identifique y evalúen las especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de productos o servicios, las disposiciones relacionadas con el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo por parte de la empresa. Es decir, que se debe elaborar un procedimiento que especifique tanto para proveedores como para contratistas, los requisitos en seguridad y salud en el trabajo a ser exigidos con ocasión a las relaciones contractuales con nuestra empresa; es importante recordar las 4 entradas clave vistas anteriormente en este artículo (peligros prioritarios, amenazas, requisitos legales y contractuales). Se debe ser muy explícitos o muy claros en la determinación y documentación de estos requisitos.

Estos son los todos procedimientos obligatoriamente requeridos por la normatividad; si se tienen más en la empresa, es porque se desea tenerlos y la idea no es llenarnos de papeles a no ser que se considere sea muy importante tener otros.

Documentos que la norma requiere conservar por 20 años

Respecto a los demás documentos, recordemos que al igual que los “Procedimientos”, se pueden conservar tanto en forma física como digital (fotografía, registro, video, papel). Se debe contar con unos documentos que la norma nos requiere conservar por 20 años y son:

• Certificados de Aptitud Médica: exámenes para-clínicos asociados a los exámenes médicos ocupacionales de la historia clínica
• Resultados de exámenes médicos (si hay médico LSO)
• Registros de las mediciones ambientales o mediciones higiénicas: iluminación, ruidos, contaminación por químicos, gases, material particulado, etc.
• Registros de capacitación en SST: capacitaciones, divulgaciones, sensibilizaciones (asistencia, temática, evaluación de su entendimiento o comprensión, etc)
• Registro de entrega de EPP y equipos de seguridad

A nivel legal es muy importante revisar el tema de digitalización documental de acuerdo con las normas vigentes en su momento con respecto al manejo de sistemas de archivo antes de atreverse a digitalizar y destruir el documento original.

Documentos necesarios dentro de la estructura documental

¿Cuáles son los documentos que tenemos que tener dentro de la estructura documental del SG-SST (decreto 1072 de 2015 / resolución 0312 de 2019)?

La idea es verificar (una vez se tenga implementado el SG-SST) a través de una lista de chequeo, la existencia de los siguientes documentos:

1. Política y objetivos en Seguridad y Salud en el Trabajo (firmados por el empleador)
2. Responsabilidades en Seguridad y Salud en el Trabajo
3. La rendición de cuentas en Seguridad y Salud en el Trabajo
4. Matriz de peligros (Identificación de peligros, valoración de riesgos y establecimiento de controles)
5. Informe de condiciones de salud; es decir el Diagnóstico de Condiciones de Salud e Información Sociodemográfica de la población trabajadora
6. Plan Anual de trabajo en Seguridad y Salud en el Trabajo
7. Programa de capacitación anual en Seguridad y Salud en el Trabajo (soportes de inducción, reinducción y capacitaciones)
8. Procedimientos e instructivos internos en Seguridad y Salud en el Trabajo (los 5 obligatorios vistos en este artículo)
9. Registros de entrega de EPP
10. Registros de entrega de protocolos de seguridad, de las fichas técnicas (cuando aplique) y de los demás instructivos internos de Seguridad y Salud en el Trabajo: Es muy importante esta evidencia de divulgación
11. Soportes de la convocatoria, elección y conformación del comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y del comité de convivencia laboral (así la norma no lo diga explícitamente) y las actas de sus reuniones y los soportes de sus actuaciones.
12. Reportes e investigaciones de incidentes y accidentes de trabajo
13. Plan de emergencia ante desastres: identificación de las amenazas, evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias
14. Documento de conformación de la brigada: verificar los soportes de las capacitaciones y entrega de dotación
15. Programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores incluidos los resultados de las mediciones ambientales y monitoreos biológicos que se hubieran realizado según el caso
16. Monitoreos biológicos individuales (en el caso de contarse con los servicios de médico LSO)
17. Formatos de registros de las inspecciones de Seguridad y Salud en el Trabajo a las instalaciones, máquinas y equipos ejecutados
18. Matriz Legal documentada y actualizada
19. Evidencias de la gestión adelantada para el control de los riesgos prioritarios
20. Evaluación inicial del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
21. Revisión por la alta dirección
22. Acciones preventivas y correctivas. Y evidencias de que han sido comunicadas a todas las partes afectadas
23. Soporte de la asignación (acta) del responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
24. Afiliación a la seguridad social: físico o digital
25. Comunicaciones de los trabajadores, ARL, o autoridades en materia de Riesgos Laborales
26. Documentos con los reportes de mantenimiento a instalaciones, equipos, máquinas y herramientas realizados
27. Documento o registro que evidencie la definición de la frecuencia de las evaluaciones médicas periódicas: profesiograma – matriz de exámenes médicos, procedimiento de exámenes médicos
28. Programa de estilos de vida y entorno saludable, y los documentos y registros que evidencien el cumplimiento del mismo
29. Metodología para la identificación de peligros: procedimiento para la identificación de peligros
30. Tener documentado el cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, establecidos en la resolución 0312 de 2019 para proveedores, contratistas, cooperativas, empresas de servicios temporales, etc. O sea que para todo el que preste servicios se debe tener el cumplimiento de los estándares mínimos
31. Plan de mejoramiento conforme a la evaluación de los estándares mínimos: se debe presentar vía correo electrónico o documento físico a la ARL

Software para el SG-SST

Herramienta para el diseño, implementación y mantenimiento de la normatividad del MinTrabajo.

Quiero una demostración

César Augusto Giraldo Arias

Ingeniero Industrial Especialista en Administración de la Calidad y Planeación Estratégica. Soy un convencido de que hay que hacer las cosas bien, en el momento indicado y en la forma correcta. La habilidad permite hacer ciertas cosas, la motivación determina qué hacer y la actitud cuán bien se hacen.