¿Qué es un documento? R/: información y su medio de soporte. Un documento puede presentarse en forma física, magnética, digital, fotográfica, video, audio, entre otros. 

La implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) exige el manejo de varios tipos de documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). 

La naturaleza de cada uno de ellos es diferente, pero también guardan similitudes entre sí. 

Por eso es frecuente que se confundan o el uno se asimile en el otro, como si fueran lo mismo. 

Para evitar imprecisiones y errores a la hora de gestionar la documentación, resulta importante aclarar cómo se definen los diferentes tipos de documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Y eso es lo que te explicaremos hoy.

Es importante recordar que los sistemas de gestión deben de estar normalizados, lo cual implica múltiples documentos que guían o direccionan a los diferentes actores respecto al “qué hacer” para cumplir las diferentes políticas y objetivos tanto en una correcta planificación del sistema como también en su operación, verificación y mejora continua. 

La tipología documental del SG-SST podría resumirse en lo siguiente:

  • Reglamento
  • Procedimiento
  • Instructivo
  • Formato
  • Registro
  • Programa
  • Plan
  • Guía
  • Manual
  • Política
  • Lineamiento

En este artículo veremos cómo diferenciar tres de estos tipos de documentos que son los que  habitualmente más se utilizan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo como son:

  • Protocolos
  • Procedimientos 
  • Programas. 

Inicialmente es importante conocer en qué consiste cada uno de ellos, para luego establecer cuáles son sus diferencias y usos.

¿Qué es un procedimiento en SG-SST?

Un procedimiento es un conjunto de acciones que se deben llevar a cabo siempre de la misma manera, para evitar variabilidad de los resultados en el marco de las mismas condiciones. 

En otras palabras, el procedimiento normaliza la forma de llevar a cabo una acción determinada a través  del establecimiento de un método.

Los procedimientos recopilan un “know-how” o “saber hacer” debidamente probado; lo que quiere decir que son el resultado de conocimientos, ensayos, experiencias y acuerdos sobre la mejor manera de actuar para alcanzar un propósito específico. 

Los procedimientos desglosan entonces cuáles son las acciones a realizar, con base en la tipología de documentos que vimos inicialmente en este artículo. 

Para el diseño, establecimiento e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo son varios los procedimientos requeridos.

Dos ejemplos:

El Decreto 1072 de 2015 establece en su artículo 2.2.4.6.20 la necesidad de  la existencia de un procedimiento para efectuar el diagnóstico de las condiciones de salud de los trabajadores para la definición de las prioridades de control e intervención.

El artículo 2.2.4.6.26 establece la necesidad de un Procedimiento de gestión del cambio.

¿Qué es un protocolo en SG-SST?

El protocolo es un conjunto de directrices o reglas preestablecidas y pasos detallados para realizar una actividad de cualquier índole. 

Proviene del latín protocollum que deriva de protokollon que se divide en “Protos” o primero y “kollea” que es sinónimo de pegamento. 

Un protocolo es un reglamento o instrucciones fijadas por convenio o tradición. 

También puede ser un documento o normativa que define cómo actuar ante ciertos procedimientos y se emplea en diversos contextos. 

En él se recopilan las conductas, acciones y técnicas adecuadas para actuar u operar ante ciertas situaciones.

El decreto 1072 de 2015, no es muy específico en determinar cuáles son los protocolos que se deben de tener en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, pero establece la necesidad de su existencia, sobre todo en aspectos de seguridad y protección de la integridad de los colaboradores de la empresa.



¿Cuál es la diferencia entre un procedimiento y un protocolo?

Cuando comparamos las definiciones de ambos tipos de documentos, son más las similitudes que encontramos que las diferencias, por lo tanto la diferencia es mínima. 

Es claro que el protocolo es un conjunto de pasos mucho más detallados que podría conllevar a la realización de un procedimiento. 

En conclusión: un protocolo cabría dentro de un procedimiento especificando de manera más exacta la forma de efectuar diferentes actividades contenidas dentro de su estructura, entendiendo así que el protocolo está “pegado – “kollea” al procedimiento. 

¿Qué es un programa en SG-SST?

Un programa es el documento que contiene los pasos a seguir secuencialmente para llevar a cabo un plan. 

Es en realidad, la forma desglosada y más especificada de llevar a cabo un plan. 

Debe contener las acciones o actividades a implementar, la secuencia en que se llevan a cabo, y cada uno de los objetivos a los que éstas actividades deben apuntar. 

Los programas generalmente llevan implícitos dentro de sus pasos o actividades los procedimientos y los protocolos necesarios para su ejecución eficaz. 

Para nombrar algunos de los Programas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, tenemos por ejemplo los siguientes programas: 

  • Promoción de vida saludable (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.8 numeral 8)
  • Capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.11, 2.2.4.6.12 numeral 6, 2.2.4.6.16 y numeral 5),
  • Mantenimiento de instalaciones, maquinaria y equipo (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.24 parágrafo 2).
  • Higiene y salud ocupacional. Incluye la programación, seguimiento, registro y control de los exámenes médicos que debe practicarse el personal. También las acciones de monitoreo sobre factores como: ergonomía, calidad del aire, riesgos microbiológicos y condiciones psicosociales en la organización. (Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.12., puntos 4 y 13; artículo 2.2.4.6.16., punto 6; artículo 2.2.4.6.21., punto 8; artículo 2.2.4.6.22., punto 6).

Recuerde:

Determinar muy bien cuáles son los programas, procedimientos y protocolos que de acuerdo a la normatividad vigente requiere su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para cumplir con sus políticas y objetivos en términos de protección de la integridad física, mental y social de los colaboradores de su organización. 

Los tres tipos de documentos son imprescindibles para que su sistema de gestión sea eficaz, adecuado y conveniente para su empresa.

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Herramienta para el diseño, implementación y mantenimiento de la normatividad del MinTrabajo.

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César Augusto Giraldo Arias
César Augusto Giraldo Arias

Ingeniero Industrial Especialista en Administración de la Calidad y Planeación Estratégica. Soy un convencido de que hay que hacer las cosas bien, en el momento indicado y en la forma correcta. La habilidad permite hacer ciertas cosas, la motivación determina qué hacer y la actitud cuán bien se hacen.

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