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Cómo redactar un acta de reunión de comités en SG-SST

Este artículo ilustra sobre la importancia de la correcta redacción de las actas y su importancia para la consignación allí de las incidencias, acuerdos, decisiones y compromisos como resultado de cualquier tipo de sesión, incluidas por supuesto las relacionadas con las reuniones de comités como: COPASST, brigadas y convivencia.

En un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo es fundamental dejar evidencias del cumplimiento de las responsabilidades y obligaciones de los diferentes comités, al igual que tener un instrumento adecuado que permita hacer trazabilidad en el seguimiento de toma de decisiones y la mejora continua mediante el cumplimiento de los diferentes compromisos. Es el acta esta herramienta que en la medida en quede bien estructurada, facilita dicho proceso.

 

¿Qué es un acta?

Etimológicamente “acta” viene del latín “actum” que significa “acto”, es decir una redacción de hechos, testimonios y escritos a modalidad de comunicación escrita; en pocas palabras es una redacción escrita de lo tratado en una junta.

Las actas son documentos que se hacen especialmente importantes en el ambiente empresarial ya que establecen la evidencia o constancia del contenido, los puntos tratados y sobre todo los compromisos adquiridos en una reunión, constituyéndose en un instrumento fundamental en el caso de realizar un seguimiento a la toma de decisiones de cualquier tipo de organización.

Allí se plasman incidencias, acuerdos y decisiones importantes de una asamblea o una sesión de un conjunto de personas ya sea con carácter ordinario (reunión periódica bajo un cronograma) o extraordinario (citada de manera repentina o de urgencia).

Es un documento que redacta los hechos ocurridos o los actos tomados en una:

  • Junta
  • Reunión
  • Sesión

Toda organización pública o privada, debe llevar este documento en el llamado libro de actas, el cual es muy importante porque contiene la historia y la vida de una empresa certificando y dando fe legal de los actos y decisiones de una entidad.

¿Quién la redacta?

La redacción del acta le corresponde al secretario(a) quien generalmente redacta el documento en un borrador para posteriormente pasarla al libro de actas.

¿Cuáles son las clases de actas?

  • Acta de sesión: contiene los acuerdos tomados en una reunión o sesión ordinaria o extraordinaria.
  • Acta de conciliación: contiene los hechos ocurridos cuando dos partes se reúnen y acuerdan conciliar en algún litigio.
  • Acta de inspección: cuando se quieren redactar los resultados de algunas de estas diligencias cumplidas.
  • Acta de fundación: cuando se quiere dejar constancia de la fundación o inauguración de una entidad pública o privada.

¿Cuáles son las partes que constituyen un acta?

  • Encabezamiento: La primera parte del acta es el “Encabezamiento” el cual comprende el propósito de la reunión y los datos referentes a: quién preside la reunión, número de acta, lugar, fecha, hora, la cantidad, nombres y cargos de las personas asistentes a la reunión.
  • Despacho: corresponde a la recepción o emisión de documentos que se ha hecho o que se han aportado a la presente reunión. Se da lectura de las correspondencias y los documentos remitidos y recibidos.
  • Cuerpo o texto: en esta parte se consideran las siguientes estaciones:
    • Informes: en donde se anotan todos los informes emitidos oralmente en la sesión detallando el nombre del informante (ej. a) Informe del coordinador de SG-SST). De esta manera se hará una relación de los informes que se requieran presentar por todos los asistentes involucrados.
    • Solicitudes: en caso de requerirse alguna solicitud específica de alguno de los asistentes a la reunión, ésta se deja consignada en el acta.
    • Orden del día: es la parte más importante del acta, la más extensa, y cada elemento formulado allí será fundamentado y discutida su inclusión en el “orden del día” por parte de los distintos asistentes. Una vez establecido el orden del día, quien dirija o presida la sesión llamará a su aprobación (por: mayoría, unanimidad o aclamación).
    • Cierre: se detallará la hora en que finaliza la reunión y se firmará por parte de los participantes en la sesión.

Tips que debes de considerar en la redacción

De cualquier acta de la brigada, el COPASST o el comité de convivencia:

  • Tener a la mano los datos naturales de identificación de la reunión específica: fecha, hora, participante, lugar y si la reunión fue virtual o presencial.
  • Tener clara la agenda: no hay nada peor que reunirse y no saber para qué; se debe tener el propósito claro, por eso es importante que definas desde el principio de ese documento, cuáles son los grandes objetivos de la reunión y qué temas son los que se van a desarrollar.
  • Realizar el seguimiento a los compromisos adquiridos anteriormente. Si no se hace seguimiento a estos compromisos, el comité no estará aportando valor ni mucho menos cumpliendo con sus responsabilidades. El comité se convertirá en uno más de los que firman actas y nada más que eso. Entonces, se debe verificar qué se hizo y qué no se hizo, pero considerando cuáles fueron las causas de los incumplimientos en caso tal para establecer las correcciones y las acciones correctivas pertinentes y oportunas.
  • No olvidar el desarrollo ordenado de los temas de la agenda que inicialmente propusiste en el día.
  • Establecer cuáles van a ser los nuevos compromisos, los cuales, lo que básicamente hacen es alimentar al acta posterior.
  • Para que esos compromisos realmente aporten, revisa cuáles son las funciones, propósitos y responsabilidades de ese comité y a partir de la revisión de cada uno de estos elementos, establece un nuevo compromiso. Por ejemplo, si la responsabilidad del COPASST es realizar seguimientos, auditorías e inspecciones; en los compromisos de esa reunión podrías establecer el cumplimiento de actividades que den respuesta a estos propósitos.
  • Las actas de los diferentes comités, se deben de elaborar durante las sesiones del comité o al finalizar. Nunca dejarlas para después y menos si se corre el peligro de que la memoria nos falle y no recordemos exactamente las incidencias, los acuerdos y decisiones adoptadas en la sesión.
  • En este mismo sentido, se corre el riesgo de incumplimiento de las tareas y compromisos consignados en el “acta tardía” aludiendo por parte de los involucrados que como el acta había llegado tarde, no habían tenido tiempo de realizar sus tareas o ejecutar las actividades. Inclusive se puede llegar al extremo de negar lo que se dice en el acta por parte de algunos.
  • El mismo día en que se reúne el comité, el acta debe de quedar escrita, impresa y firmada por todos los asistentes.

Recuerda:

“no te apresures, primero asegúrate”

“Las evidencias objetivas respaldan tu gestión”; un acta es una de ellas.

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