Cómo implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en una MIPYMES
Para muchos empresarios, especialmente de micro y pequeñas empresas, implementar el SG-SST es todo un reto.
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es un modelo relativamente nuevo para Colombia (Decreto 1072 de 2015) y la (Resoluciòn 0312 de 2019), que si bien guarda relación con algunos esquemas del pasado como el llamado “Programa de Salud Ocupacional, trae también suficientes cambios y mejoras como para generar dudas.
Las MIPYMES representan el 90% de las empresas del país y de ahí su importancia por la mano de obra que genera y con la que hay una enorme responsabilidad de proteger su integridad física, mental y social.
Ante todo es importante recordar que el Sistema de Gestión del Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) era llamado antes “Programa de Salud Ocupacional”, el cual ha trascendido para convertirse en proceso lógico y por etapas cuyo único objetivo es reducir las probabilidades de que los trabajadores se accidentan o se enfermen por o con ocasión del trabajo, protegiendo de esta manera su integridad física, mental y social.
El ministerio del trabajo tiene un guía práctica para implementar este sistema en MIPYMES (Empresas con menos de 10 empleados); a continuación haremos las recomendaciones para una sencilla implementación del SG-SST en este tipo de empresas:
Inicialmente es recomendable entender y seguir la filosofía del ciclo de Edwards Deming o ciclo P.H.V.A (Planear – Hacer – Verificar – Actuar): Con estos 4 pasos, se podrá garantizar que la gestión de los riesgos de nuestras organizaciones sea mucho más eficaz o efectiva.
El “Planear”
Se inicia con el establecimiento de una política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo necesarios para que el sistema opere adecuadamente, al igual que la identificación de peligros y valoración de riesgos, amenazas y todos los planes, programas, procedimientos y protocolos necesarios para proteger a nuestros trabajadores.
El “Hacer” básicamente inicia con la capacitación de todas las personas y luego continúa con la puesta en práctica de lo planificado anteriormente.
El “Verificar”
Consiste en determinar si lo realizado permitió alcanzar lo que estaba planificado a través de diferentes herramientas como: controles, indicadores, inspecciones, verificaciones, supervisiones, auditorías, entre otras.
El “Actuar”
Consiste en tomar acciones que permitan eliminar el efecto de las No Conformidades encontradas dentro de la verificación anterior, al igual que tomar acciones correctivas que eliminen las causas de dichas no conformidades para evitar su recurrencia.
El ciclo P.H.V.A
Opera permanentemente una y otra vez, ajustando hacia arriba cada vez más las metas y los objetivos para hacerlos más retadores, permitiendo la mejora continua del SG-SST.
Paso seguido, se procede a efectuar una “Evaluación Inicial”, la cual no es otra cosa que un diagnóstico que se realiza para establecer qué tantos de los documentos, procedimientos, estándares y demás exigencias del SG-SST están implementados total o parcialmente en la empresa.
La resolución 0312 de 2019 establece una guía para realizar este diagnóstico a manera de lista de chequeo.
Política y los Objetivos de SST
A continuación se debe de definir la “Política y los Objetivos de SST”, para lo cual se deben considerar 3 elementos fundamentales dentro de su establecimiento como son:
- el cumplimiento de la legislación y normatividad legal
- la forma de generar conciencia y sensibilización dentro de los actores del SG-SST para que cada uno de ellos adopte la SST como una cultura de vida organizacional
- el compromiso gerencial para gestionar los riesgos (enfermedades ocupacionales y accidentes) y liderar la implementación, mantenimiento y mejora continua del SG-SST.
Identificación y Valoración de Riesgos
Se debe luego realizar la “Identificación y Valoración de Riesgos” dentro de la empresa, para lo cual existe una herramienta o guía denominada “GTC 045”, la cual indica y establece paso a paso una metodología sencilla para identificar y valorar los riesgos dentro de la empresa.
Como paso siguiente, se debe elaborar y estructurar el “Plan Anual de Trabajo”.
Es para eso que en este momento ya se deben de tener los diagnósticos pertinentes (vistos en los puntos anteriores) de cómo está el SG-SST frente al cumplimiento de los requisitos y a partir de allí identificar cuáles serán las prioridades y actividades que deberá contener el Plan o cronograma anual de trabajo para hacer los ajustes necesarios y de esta manera poder dar cumplimiento a las exigencias normativas protegiendo la integridad de los trabajadores.
Para ello se pueden emplear herramientas sencillas como 5W2H en donde se establecen, actividades, responsables, fechas de implementación, recursos y metodologías, entre otros.
Programa de Capacitación, inducción y reinducción
A continuación recomendamos establecer y llevar a cabo el “Programa de Capacitación, inducción y reinducción para los trabajadores” en forma selectiva: de acuerdo a su rol, oficio y nivel de riesgo al que está expuesto dentro de la empresa.
Se deben establecer las prioridades y en consecuencia, un cronograma detallado que incluya recursos y responsables; es muy importante buscar apoyo en las ARL, las EPS, SENA y otras organizaciones a la hora de planificar, pues se pueden obtener capacitaciones de alta calidad y gratuitas ofertadas por dichas entidades.
Se debería luego realizar el “Análisis de Vulnerabilidad y la Preparación y Prevención ante Emergencias”; es decir, identificar cuáles son las vulnerabilidades de la empresa en caso de siniestros que comprometan a la masa general de trabajadores, la estructura y los procesos de la empresa; cuáles serían las rutas de evacuación a utilizar en caso de emergencias, cuáles son los puntos de encuentro, alertas, alarmas, etc.
Reportes e Investigación de Incidentes, Accidentes y Enfermedades de Trabajo
A continuación se deben de establecer los “Reportes e Investigación de Incidentes, Accidentes y Enfermedades de Trabajo”. Para llevar a cabo esta fase, es muy importante considerar 3 elementos o acciones fundamentales como son: cuáles serán los mecanismos de reporte de incidentes por parte de los trabajadores, cuáles serán los miembros y las competencias requeridas por el equipo investigador de incidentes y accidentes cuando se presenten, y finalmente cuál va a ser el acompañamiento que se debe realizar a los empleados que por o con ocasión del trabajo, se vean abocados a enfermedades o accidentes de trabajo.
Establecer los Criterios para la Adquisición de Bienes o Servicios Críticos
El siguiente paso (sugerido por el ministerio del trabajo), se relaciona con “Establecer los Criterios para la Adquisición de Bienes o Servicios Críticos”; es decir, establecer criterios de adquisición para aquellos proveedores que nos prestan servicios o nos suministran productos que puedan ocasionar o generar accidentes al interior de nuestras instalaciones, como por ejemplo el trabajo en alturas de un contratista o la compra de un insumo químico peligroso en su manipulación.
Medición y Evaluación del SG-SST
Se debe luego realizar la “Medición y Evaluación del SG-SST”; es decir, se deben identificar cuáles serán los indicadores para evaluar si el SG-SST diseñado, estructurado e implementado da respuesta eficaz a la gestión de los riesgos prioritarios de nuestra empresa.
Acciones Correctivas y Preventivas
El paso final corresponde al establecimiento de “Acciones Correctivas y Preventivas”; es decir que partir de los resultados de la evaluación del punto anterior se busca el mejoramiento continuo a través del establecimiento de correcciones inmediatas respecto a las No Conformidades encontradas y se establecen acciones correctivas y preventivas que aplican a las causas raíces que las generaron para evitar su recurrencia a futuro.
¿Tienes una MIPYME en donde aún no has implementado el SG-SST o tienes duda de si está implementado en forma adecuada?
Pueden dar clic en el siguiente enlace Guía técnica de implementación para MIPYMES del Ministerio del Trabajo en donde tendrás las directrices o lineamientos para hacer esta implementación o también puedes consultarnos.
Herramienta para el diseño, implementación y mantenimiento de la normatividad del MinTrabajo.
Software para el SG-SST
