¿Cuáles son las diferencias entre un procedimiento, un protocolo y un programa?

¿Cuáles son las diferencias entre un procedimiento, un protocolo y un programa?

¿Qué es un documento? R/: información y su medio de soporte. Un documento puede presentarse en forma física, magnética, digital, fotográfica, video, audio, entre otros. 

La implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) exige el manejo de varios tipos de documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). 

La naturaleza de cada uno de ellos es diferente, pero también guardan similitudes entre sí. 

Por eso es frecuente que se confundan o el uno se asimile en el otro, como si fueran lo mismo. 

Para evitar imprecisiones y errores a la hora de gestionar la documentación, resulta importante aclarar cómo se definen los diferentes tipos de documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Y eso es lo que te explicaremos hoy.

Es importante recordar que los sistemas de gestión deben de estar normalizados, lo cual implica múltiples documentos que guían o direccionan a los diferentes actores respecto al “qué hacer” para cumplir las diferentes políticas y objetivos tanto en una correcta planificación del sistema como también en su operación, verificación y mejora continua. 

La tipología documental del SG-SST podría resumirse en lo siguiente:

  • Reglamento
  • Procedimiento
  • Instructivo
  • Formato
  • Registro
  • Programa
  • Plan
  • Guía
  • Manual
  • Política
  • Lineamiento

En este artículo veremos cómo diferenciar tres de estos tipos de documentos que son los que  habitualmente más se utilizan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo como son:

  • Protocolos
  • Procedimientos 
  • Programas. 

Inicialmente es importante conocer en qué consiste cada uno de ellos, para luego establecer cuáles son sus diferencias y usos.

¿Qué es un procedimiento en SG-SST?

Un procedimiento es un conjunto de acciones que se deben llevar a cabo siempre de la misma manera, para evitar variabilidad de los resultados en el marco de las mismas condiciones. 

En otras palabras, el procedimiento normaliza la forma de llevar a cabo una acción determinada a través  del establecimiento de un método.

Los procedimientos recopilan un “know-how” o “saber hacer” debidamente probado; lo que quiere decir que son el resultado de conocimientos, ensayos, experiencias y acuerdos sobre la mejor manera de actuar para alcanzar un propósito específico. 

Los procedimientos desglosan entonces cuáles son las acciones a realizar, con base en la tipología de documentos que vimos inicialmente en este artículo. 

Para el diseño, establecimiento e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo son varios los procedimientos requeridos.

Dos ejemplos:

El Decreto 1072 de 2015 establece en su artículo 2.2.4.6.20 la necesidad de  la existencia de un procedimiento para efectuar el diagnóstico de las condiciones de salud de los trabajadores para la definición de las prioridades de control e intervención.

El artículo 2.2.4.6.26 establece la necesidad de un Procedimiento de gestión del cambio.

¿Qué es un protocolo en SG-SST?

El protocolo es un conjunto de directrices o reglas preestablecidas y pasos detallados para realizar una actividad de cualquier índole. 

Proviene del latín protocollum que deriva de protokollon que se divide en “Protos” o primero y “kollea” que es sinónimo de pegamento. 

Un protocolo es un reglamento o instrucciones fijadas por convenio o tradición. 

También puede ser un documento o normativa que define cómo actuar ante ciertos procedimientos y se emplea en diversos contextos. 

En él se recopilan las conductas, acciones y técnicas adecuadas para actuar u operar ante ciertas situaciones.

El decreto 1072 de 2015, no es muy específico en determinar cuáles son los protocolos que se deben de tener en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, pero establece la necesidad de su existencia, sobre todo en aspectos de seguridad y protección de la integridad de los colaboradores de la empresa.



¿Cuál es la diferencia entre un procedimiento y un protocolo?

Cuando comparamos las definiciones de ambos tipos de documentos, son más las similitudes que encontramos que las diferencias, por lo tanto la diferencia es mínima. 

Es claro que el protocolo es un conjunto de pasos mucho más detallados que podría conllevar a la realización de un procedimiento. 

En conclusión: un protocolo cabría dentro de un procedimiento especificando de manera más exacta la forma de efectuar diferentes actividades contenidas dentro de su estructura, entendiendo así que el protocolo está “pegado – “kollea” al procedimiento. 

¿Qué es un programa en SG-SST?

Un programa es el documento que contiene los pasos a seguir secuencialmente para llevar a cabo un plan. 

Es en realidad, la forma desglosada y más especificada de llevar a cabo un plan. 

Debe contener las acciones o actividades a implementar, la secuencia en que se llevan a cabo, y cada uno de los objetivos a los que éstas actividades deben apuntar. 

Los programas generalmente llevan implícitos dentro de sus pasos o actividades los procedimientos y los protocolos necesarios para su ejecución eficaz. 

Para nombrar algunos de los Programas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, tenemos por ejemplo los siguientes programas: 

  • Promoción de vida saludable (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.8 numeral 8)
  • Capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.11, 2.2.4.6.12 numeral 6, 2.2.4.6.16 y numeral 5),
  • Mantenimiento de instalaciones, maquinaria y equipo (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.24 parágrafo 2).
  • Higiene y salud ocupacional. Incluye la programación, seguimiento, registro y control de los exámenes médicos que debe practicarse el personal. También las acciones de monitoreo sobre factores como: ergonomía, calidad del aire, riesgos microbiológicos y condiciones psicosociales en la organización. (Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.12., puntos 4 y 13; artículo 2.2.4.6.16., punto 6; artículo 2.2.4.6.21., punto 8; artículo 2.2.4.6.22., punto 6).

Recuerde:

Determinar muy bien cuáles son los programas, procedimientos y protocolos que de acuerdo a la normatividad vigente requiere su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para cumplir con sus políticas y objetivos en términos de protección de la integridad física, mental y social de los colaboradores de su organización. 

Los tres tipos de documentos son imprescindibles para que su sistema de gestión sea eficaz, adecuado y conveniente para su empresa.

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Elaboración del presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Elaboración del presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

El presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo  permite asignar los recursos financieros, técnicos y humanos necesarios para la revisión y evaluación de las medidas de prevención y control para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo. 

En este artículo, usted comprenderá:

  • Por qué es importante cumplir con este  requisito normativo
  • En que se fundamenta el presupuesto
  • Cuáles son los grupos y actividades en que se podría clasificar el presupuesto del SG-SST

Todo lo anterior, para facilitar una metodología sencilla en la  elaboración de este presupuesto para su organización o empresa.

¿Qué elementos debe tener una política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

El presupuesto hace parte de la planeación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), es una herramienta que permite asignar los recursos financieros, técnicos y humanos necesarios para el diseño, establecimiento, implementación, mantenimiento, revisión, evaluación y mejora continua de las medidas de prevención y control para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y para el cumplimiento de los requisitos normativos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de una organización.

El presupuesto es también necesario y básico para que los responsables de seguridad y salud en el trabajo en la organización, el COPASST o Vigía según corresponda, puedan cumplir de manera satisfactoria sus funciones.

El presupuesto debe ser coherente y estar alineado con la estructura del plan de trabajo anual que vimos en un artículo pasado ya que esta permitirá tener un panorama global de los costos, inversiones y gastos que se pueden tener en la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 

El presupuesto debe contar con un indicador de estructura que permitirá evidenciar la ejecución del mismo y puede ser medido semestral o anualmente de acuerdo a cómo lo defina la organización. 

¿Qué actividades se deberían incluir en un presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo?

Se debe pensar inicialmente en clasificar este documento por grandes grupos para tener claridad sobre cuáles son las actividades que se deben de incluir. 

Grupos como por ejemplo: 

  • Seguridad Industrial
  • Higiene Industrial
  • Medicina del Trabajo
  • Medicina Preventiva
  • Sicosocial
  • Medio Ambiente Laboral
  • Educación, Sensibilización y Capacitación
  • Talento Humano
  • Retorno de la Administradora de Riesgos Laborales

A continuación ejemplos relacionados con algunos de estos grupos:

Actividades propuestas para el Grupo Seguridad Industrial: el cual podría incluir las siguientes actividades: EPPs (Elementos de protección personal), tales como botas, cascos, protectores visuales, guantes, protectores auditivos, protección respiratoria, vestimenta, adquisición y mantenimiento de equipos de protección contra caídas (arnés, eslingas, mosquetones, líneas de vida, etc.), elementos adicionales como: recarga de extintores, camillas, señales, avisos, mantenimiento de sprinklers, simulacros y entrenamientos para los brigadistas.

Actividades propuestas para el Grupo Higiene Industrial: el cual podría incluir actividades tales como mediciones de ruido, como sonometrías, mediciones de iluminación por punto o por área, adecuación de puestos de trabajo, asistencia técnica en control de factores de riesgo ergonómico, estudio preventivo de ergometría.         

Actividades propuestas para el Grupo Medicina del Trabajo: en el cual se podría incluir actividades tales como: evaluaciones médicas ocupacionales de ingreso, periódicas y de egreso, post incapacidad y trabajo en alturas; exámenes de laboratorio como glicemia, perfil lipídico, frotes de garganta para personal que manipule alimentos, curso de manipulación de alimentos, actividades de promoción y prevención y fumigación.

Actividades propuestas para el Grupo Sicosocial: que podría incluir actividades como: diagnóstico psicosocial, comúnmente conocido como la aplicación de la batería de riesgo psicosocial, actividades de integración y motivación.

Actividades propuestas para el Grupo Medicina Preventiva: en el cual se podrían incluir solo actividades que prevengan enfermedades como por ejemplo vacunación (hepatitis B, tétanos, fiebre amarilla, entre otros).

Actividades propuestas para el Grupo Medio Ambiente: el cual está tomando fuerza a partir de la entrada en vigencia de los estándares mínimos; acá se podrían incluir actividades como: jornadas de aseo, materiales para recolección de residuos sólidos, orgánicos y peligrosos (como los residuos hospitalarios por ejemplo), canecas para la disposición final, disposición de residuos orgánicos y peligrosos (por ejemplo a través de contratistas).

Actividades propuestas para el Grupo Educación, Sensibilización y Capacitación: se podrían incluir actividades como por ejemplo: capacitación al COPASST, capacitación al comité de convivencia, capacitación al personal según necesidades por cargo, material de divulgación y difusión, material y actividades de sensibilización, curso avanzado de trabajo en alturas, curso de espacios confinados, capacitación de auditores en seguridad y salud en el trabajo.

Actividades propuestas para el Grupo Talento Humano: no se debe olvidar que el salario del coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo también hace parte del presupuesto al igual que gastos de viáticos y demás relacionados con esta actividad.

¿Qué pasos se deben seguir una vez definidos los grupos y las actividades del presupuesto para el SG-SST?

Se puede solicitar al área encargada el valor del pago que realiza la empresa mensualmente a la ARL y determinar cuál es el valor del retorno o reinversión a la cual se tiene derecho en la empresa para que dicha ARL apoye la gestión presupuestal con alguno de los costos establecidos a través de la intervención que la empresa pacte de manera anual.

Se debe tener presente también que el encargado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con licencia puede realizar muchas actividades referentes al sistema; por lo tanto, no se debería solicitar a la ARL actividades que éste encargado pueda realizar y que solo le quitarían a la empresa reinversión. Se debe entonces utilizar muy bien el recurso y solicitar solo actividades que requieran de una asesoría experta.

Es muy importante que para una auditoría, la empresa cuente con los soportes de los gastos ejecutados, los cuales deberían ser los mismos que se establecen en el documento de presupuesto.

Recuerde

  • Tener el presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo siempre al día
  • Medir su ejecución presupuestal
  • Tenerlo debidamente firmado por usted como ejecutor del documento y por la alta gerencia o dirección como responsable de la aprobación del costo total.

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Cómo alinear los Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo con la Política y Planes de Trabajo

Cómo alinear los Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo con la Política y Planes de Trabajo

La estructura de los sistemas de gestión sea cual fuere el grupo de interés al que estén orientados, requiere que se establezca una política, la cual debe de estar alineada con el propósito organizacional o sea con el direccionamiento estratégico (misión – visión- valores) de la organización. Además es requisito que la política sea el marco de referencia para establecer los objetivos. En otras palabras, los objetivos deben de ser coherentes y estar alineados con la política, conformando una triada (direccionamientos estratégico – política – objetivos) que es clave para que el sistema de gestión sea conveniente para la organización, adecuado a la normatividad vigente y que sea eficaz en términos de cumplimiento con todo lo planificado dentro del sistema de gestión. 

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) no es ajeno a los sistemas de gestión universales; por lo tanto, la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) y los Objetivos del  Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, deben de estar alineados; lo que significa que es a través de los objetivos como se evidencia que la política funciona adecuadamente. 

Una política de Seguridad y Salud en el Trabajo sin objetivos que la aterricen a la práctica empresarial, no deja de ser solo un documento, una directriz, un lineamiento o un compromiso gerencial que no trasciende de estar colgado en una pared, una cartelera  o en una página web de la empresa. 

Son los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo los que van a evidenciar que la política es aplicada adecuadamente, pues dichos objetivos al ser medibles, cuantificables y realizables en un período determinado, permiten demostrar en la práctica que la política de Seguridad y Salud en el Trabajo funciona realmente. Debemos recordar que los objetivos tienen plazos de cumplimiento, indicadores y metas; acá hay una gran diferencia con la política, que es en principio solo un decálogo de compromisos de la alta dirección y que por sí sola no va a funcionar.  

¿Cómo entenderlo mejor?

Como hemos dicho, alinear política con objetivos no es otra cosa que demostrar en la práctica que ésta funciona adecuadamente a través de los objetivos. Por ejemplo: si en la política se establece como compromiso la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y el establecimiento de los controles respectivos, se deben de establecer objetivos que demuestren que estos peligros se identifican y se controlan correctamente y esto se logra cuando evidenciamos que se cumple con las respectivas metas. Otro ejemplo: si la política de Seguridad y Salud en el Trabajo establece un compromiso con la protección de la seguridad y salud de los trabajadores, se deben de establecer objetivos en este sentido demostrando mejora continua en reducción de accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Otro ejemplo: si en la política de Seguridad y Salud en el Trabajo se establece el compromiso de cumplir con los requisitos normativos, se deben de establecer objetivos que determinen que estamos cumpliendo con dichos requisitos a través del seguimiento de la matriz de requisitos legales.  

Los objetivos de seguridad y salud en el trabajo  y sus planes de cumplimiento.

Cada elemento que se establezca en la política, debe de estar desglosado en al menos un objetivo que traduzca cómo se va a cumplir ese compromiso; y los objetivos a su vez se deben traducir a un plan para llevarlos a cabo o cumplirlos.

¿Qué debe contener un plan de trabajo para el cumplimiento de los objetivos del SG-SST?

El plan de trabajo anual, es un documento que se constituye en uno de los pilares fundamentales para que el sistema se mantenga en el tiempo; por lo tanto, este documento integra todas las actividades que vamos a desarrollar durante todo el año en la organización.

La importancia de poder tener un plan de trabajo anual es precisamente porque se alinean las actividades a realizar con los objetivos que se desprenden de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo, la cual está enmarcada en el compromiso gerencial para con el sistema, con unos objetivos claros y medibles para alcanzarse en el tiempo.

Entendiendo lo anterior, es claro que dentro de las actividades contenidas en el plan anual de trabajo, se deben de considerar también aquellas relacionadas con el despliegue y desarrollo de los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Respecto a los Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo, el plan debería de  contener como mínimo:

  • Nombre del objetivo: ej. Reducir los accidentes laborales
  • Metas a cumplir: ej. reducir accidentes en un 10% con respecto al período anterior.
  • Justificación del objetivo: ej. es compromiso de la política de SST velar por la protección de la integridad física de los colaboradores.
  • Indicadores (para luego verificar el cumplimiento del objetivo): ej. ((accidentes período actual – accidentes período anterior)/ accidentes período anterior)* 100
  • Las actividades a realizar para cumplir con el objetivo. 
  • Área o nivel pertinente para llevar a cabo el objetivo.
  • Los responsables de su ejecución.
  • Períodos de tiempo para seguimiento y plazo final para cumplir y verificar.
  • Costos y/o Recursos necesarios para cumplir con el objetivo (humanos, infraestructura, tecnológicos, información, financieros, etc.).

RECUERDE:

Verifique en su organización: qué tan alineados están sus Objetivos con la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo; asegúrese que los Objetivos se están desplegando en un Plan de Trabajo que permita la consecución de sus metas. 

Si finalmente no logra alcanzar algunos Objetivos en el período, debe de analizar las causas raíces y establecer un plan de acciones correctivas y preventivas que permita en el próximo giro del ciclo PHVA alcanzarlos.

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Objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

El fin primordial del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es la búsqueda permanente de la prevención y promoción de la salud en el trabajo y la identificación del origen de las enfermedades profesionales y de los accidentes de trabajo. 

En consideración a lo anterior se desprenden los objetivos que debe cumplir el SG-SST. 

En este artículo usted comprenderá qué son los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, en qué se fundamentan, cuáles son los aspectos a ser considerados en su definición y elaboración y finalmente verá algunos ejemplos para la aplicación práctica en su organización.

¿Cuáles son los objetivos del Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el trabajo?

Definir y establecer los objetivos del SG-SST es un requisito del artículo 2.2.4.6.18 del Decreto 1072 de 2015 que establece:

«Artículo 2.2.4.6.18. Objetivos del Sistema de Gestión de la. Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Los objetivos deben expresarse de conformidad con la política de seguridad y salud en el trabajo establecida en la empresa y el resultado de la evaluación inicial y auditorías que se realicen».

Lo primero importante de resaltar frente a los objetivos del SG-SST, es que en el numeral 2.2.4.6.7 del Decreto 1072 de 2015, se establecen los Objetivos de la Política y en el numeral 2.2.4.6.18 se determinan los criterios para desarrollar los Objetivos del sistema; lo que implica 2 aspectos diferentes. En el presente artículo veremos qué está determinado para cada uno de estos aspectos normativos:

Como primera medida, la Política de Seguridad y salud en el Trabajo debe de considerar los siguientes objetivos: 

  • Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles.
  • Proteger la Seguridad y Salud de todos los trabajadores mediante la mejora continua del SG-SST.
  • Cumplir la normativa nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales.

Es importante comprender que en este apartado de la norma (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.7), la palabra OBJETIVO, tiene una connotación directa de COMPROMISO o PROMESA de la gerencia o alta dirección de la empresa con sus trabajadores.

Por otro lado los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo pensados como finalidad (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.18), deben de expresarse en conformidad con la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo; o sea que ésta política debe ser marco de referencia para establecer los objetivos del SG-SST. 

Los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, también deben de ser conformes al resultado de la evaluación de los estándares mínimos (resolución 0312 de 2019), las auditorías internas y la revisión por la dirección que se realice.

¿Qué aspectos deben de considerar los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para su definición y elaboración?

Los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, deben elaborarse considerando los siguientes aspectos:

  • Ser claros, medibles, cuantificables y tener metas definidas para su cumplimiento.
  • Ser adecuados para las características, el tamaño y la actividad económica de la empresa.
  • Ser coherentes con el plan de trabajo anual de acuerdo con las prioridades identificadas.
  • Ser compatibles con el cumplimiento de la normativa vigente aplicable en materia de riesgos laborales, incluidos los estándares mínimos que le apliquen.
  • Estar documentados y ser comunicados en los niveles pertinentes de la organización a todos los trabajadores.
  • Ser revisados y evaluados periódicamente mínimo una vez al año y actualizados de ser necesario.

Si usted es el encargado o coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, debe tener en cuenta todos los aspectos antes mencionados y no limitarse a dejar solo los objetivos de la política en todo el sistema.

Comprométase a establecer objetivos diferentes, o como mínimo a ajustar de una manera cada vez más estricta las metas de objetivos vigentes en forma bianual para que su sistema sea dinámico y apunte a otras metas que le permitan programar y realizar nuevas actividades en busca de la mejora continua.

Piense en estrategias que le garanticen que los trabajadores participen y contribuyan permanentemente al cumplimiento de los objetivos del sistema.

Considere aspectos metodológicos a la hora de establecer y redactar  los objetivos, como por ejemplo utilizar un solo verbo en infinitivo (que aliente a la acción) y ser muy puntual en la descripción ya que la redacción de un buen objetivo no requiere una justificación extensa.

Es muy importante también resaltar que los objetivos deben de ser medibles y cuantificables, lo que se logra a través de los indicadores; por lo tanto su construcción debe ser cuidadosa y no al azar.    

Los objetivos deben de enfocarse más a la “gestión” y no simplemente al control de las actividades. En este sentido, si tenemos por ejemplo como objetivo la capacitación de los trabajadores de un área de la empresa, no se debe medir simplemente la asistencia o el cumplimiento del programa de capacitación como tal, sino la eficacia de esa formación en términos de medición del grado de conocimiento adquirido por los participantes (calificación).

Un objetivo puede tener más de una meta y así mismo más de un indicador. 

Ejemplo de objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Recuerde

La Política y los Objetivos de la empresa en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo deben de estar debidamente firmados por el empleador y divulgados a todos los trabajadores de la organización.

¿Y usted tiene los objetivos actualizados, bien redactados, coherentes con la Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, comunicados y debidamente firmados?

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Cómo implementar un Sistema de Gestión de  Seguridad y Salud en el Trabajo en una MIPYMES

Cómo implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en una MIPYMES

Para muchos empresarios, especialmente de micro y pequeñas empresas, implementar el SG-SST es todo un reto. 

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es un modelo relativamente nuevo para Colombia (Decreto 1072 de 2015) y la (Resoluciòn 0312 de 2019), que si bien guarda relación con algunos esquemas del pasado como el llamado “Programa de Salud Ocupacional, trae también suficientes cambios y mejoras como para generar dudas.

Las MIPYMES representan el 90% de las empresas del país y de ahí su importancia por la mano de obra que genera y con la que hay una enorme responsabilidad de proteger su integridad física, mental y social.

Ante todo es importante recordar que el Sistema de Gestión del Seguridad y Salud en el Trabajo  (SG-SST) era llamado antes “Programa de Salud Ocupacional”, el cual ha trascendido para convertirse en proceso lógico y por etapas  cuyo único objetivo es reducir las probabilidades de que los trabajadores se accidentan o se enfermen por o con ocasión del trabajo, protegiendo de esta manera su integridad física, mental y social. 

El ministerio del trabajo tiene un guía práctica para implementar este sistema en MIPYMES (Empresas con menos de 10 empleados); a continuación haremos las recomendaciones para una sencilla implementación del SG-SST en este tipo de empresas:

Inicialmente es recomendable entender y seguir la filosofía del ciclo de Edwards Deming o ciclo P.H.V.A (Planear – Hacer – Verificar – Actuar): Con estos 4 pasos, se podrá garantizar que la gestión de los riesgos de nuestras organizaciones sea mucho más eficaz o efectiva. 

El “Planear” 

Se inicia con el establecimiento de una política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo necesarios para que el sistema opere adecuadamente, al igual que la identificación de peligros y valoración de riesgos, amenazas y todos los planes, programas, procedimientos y protocolos necesarios para proteger a nuestros trabajadores. 

El “Hacer” básicamente inicia con la capacitación de todas las personas y luego continúa con la puesta en práctica de lo planificado anteriormente. 

El “Verificar” 

Consiste en determinar si lo realizado permitió alcanzar lo que estaba planificado a través de diferentes herramientas como: controles, indicadores, inspecciones, verificaciones, supervisiones, auditorías, entre otras. 

El “Actuar” 

Consiste en tomar acciones que permitan eliminar el efecto de las No Conformidades encontradas dentro de la verificación anterior, al igual que tomar acciones correctivas que eliminen las causas de dichas no conformidades para evitar su recurrencia. 

El ciclo P.H.V.A 

Opera permanentemente una y otra vez, ajustando hacia arriba cada vez más las metas y los objetivos para hacerlos más retadores, permitiendo la mejora continua del SG-SST.

Paso seguido, se procede a efectuar una “Evaluación Inicial”, la cual no es otra cosa que un diagnóstico que se realiza para establecer qué tantos de los documentos, procedimientos, estándares y demás exigencias del SG-SST están implementados total o parcialmente en la empresa.  

La resolución 0312 de 2019 establece una guía para realizar este diagnóstico a manera de lista de chequeo.

Política y los Objetivos de SST

A continuación se debe de definir la “Política y los Objetivos de SST”, para lo cual se deben considerar 3 elementos fundamentales dentro de su establecimiento como son: 

  • el cumplimiento de la legislación y normatividad legal
  • la forma de generar conciencia y sensibilización dentro de los actores del SG-SST para que cada uno de ellos adopte la SST como una cultura de vida organizacional
  • el compromiso gerencial para gestionar los riesgos (enfermedades ocupacionales y accidentes) y liderar la implementación, mantenimiento y mejora continua del SG-SST.

Identificación y Valoración de Riesgos

Se debe luego realizar la “Identificación y Valoración de Riesgos” dentro de la empresa, para lo cual existe una herramienta o guía denominada “GTC 045”, la cual indica y establece paso a paso una metodología sencilla para identificar y valorar los riesgos dentro de la empresa.

Como paso siguiente, se debe elaborar y estructurar el “Plan Anual de Trabajo”. 

Es para eso que en este momento ya se deben de tener los diagnósticos pertinentes (vistos en los puntos anteriores) de cómo está el SG-SST frente al cumplimiento de los requisitos y a partir de allí identificar cuáles serán las prioridades y actividades que deberá contener el Plan o cronograma anual de trabajo para hacer los ajustes necesarios y de esta manera poder dar cumplimiento a las exigencias normativas  protegiendo la integridad de los trabajadores. 

Para ello se pueden emplear herramientas sencillas como 5W2H en donde se establecen, actividades, responsables, fechas de implementación, recursos y metodologías, entre otros.

Programa de Capacitación, inducción y reinducción

A continuación recomendamos establecer y llevar a cabo el “Programa de Capacitación, inducción y reinducción para los trabajadores” en forma selectiva: de acuerdo a su rol, oficio y nivel de riesgo al que está expuesto dentro de la empresa. 

Se deben establecer las prioridades y en consecuencia, un cronograma detallado que incluya recursos y responsables; es muy importante buscar apoyo en las ARL, las EPS, SENA y otras organizaciones a la hora de planificar, pues se pueden obtener capacitaciones de alta calidad y gratuitas ofertadas por dichas entidades.

Se debería luego realizar el “Análisis de Vulnerabilidad y la Preparación y Prevención ante Emergencias”; es decir, identificar cuáles son las vulnerabilidades de la empresa en caso de siniestros que comprometan a la masa general de trabajadores, la estructura y los procesos de la empresa; cuáles serían las rutas de evacuación a utilizar en caso de emergencias, cuáles son los puntos de encuentro, alertas, alarmas, etc.

Reportes e Investigación de Incidentes, Accidentes y Enfermedades de Trabajo

A continuación se deben de establecer los “Reportes e Investigación de Incidentes, Accidentes y Enfermedades de Trabajo”. Para llevar a cabo esta fase, es muy importante considerar 3 elementos o acciones fundamentales como son: cuáles serán los mecanismos de reporte de incidentes por parte de los trabajadores, cuáles serán los miembros y las competencias requeridas por el equipo investigador  de incidentes y accidentes cuando se presenten, y finalmente cuál va a ser el acompañamiento que se debe realizar a los empleados que por o con ocasión del trabajo, se vean abocados a enfermedades o accidentes de trabajo.

Establecer los Criterios para la Adquisición de Bienes o Servicios Críticos

El siguiente paso (sugerido por el ministerio del trabajo), se relaciona con “Establecer los Criterios para la Adquisición de Bienes o Servicios Críticos”; es decir, establecer criterios de adquisición para aquellos proveedores que nos prestan servicios o nos suministran productos que puedan ocasionar o generar accidentes al interior de nuestras instalaciones, como por ejemplo el trabajo en alturas de un contratista o la compra de un insumo químico peligroso en su manipulación.

Medición y Evaluación del SG-SST

Se debe luego realizar la “Medición y Evaluación del SG-SST”; es decir, se deben identificar cuáles serán los indicadores para evaluar si el SG-SST diseñado, estructurado e implementado da respuesta eficaz a la gestión de los riesgos prioritarios de nuestra empresa.

Acciones Correctivas y Preventivas

El paso final corresponde al establecimiento de “Acciones Correctivas y Preventivas”; es decir que  partir de los resultados de la evaluación del punto anterior se busca el mejoramiento continuo a través del establecimiento de correcciones inmediatas respecto a las No Conformidades encontradas y se establecen acciones correctivas y preventivas que aplican a las causas raíces que las generaron para evitar su recurrencia a futuro.  

            

¿Tienes una MIPYME en donde aún no has implementado el SG-SST o tienes duda de si está implementado en forma adecuada? 

Pueden dar clic en el siguiente enlace Guía técnica de implementación para MIPYMES del Ministerio del Trabajo en donde tendrás las directrices o lineamientos para hacer esta implementación o también puedes consultarnos.

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Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

Bajo el marco normativo del decreto 1072 de 1015 y Resolución 0312 de 2019, se establece la elaboración y puesta en ejecución de la política como eje fundamental para la seguridad y salud en el trabajo de la organización.

La organización debe asegurar la apropiación de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo por parte de sus trabajadores y sensibilizar a todos los roles en la importancia de su priorización.

En este artículo te orientamos sobre qué es la política de SST, cuál es su alcance, cómo se comunica, cuáles requisitos debe cumplir, cuáles objetivos se deben de incluir en ella y cómo se formula.

¿Qué es la política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

La política de Seguridad y Salud en el Trabajo, son las directrices impartidas desde la alta gerencia, orientadas a tomar una acción, en relación con el desempeño de la seguridad y salud en el trabajo de la empresa y debe ser parte de las políticas de la organización.  

¿Cuál es el alcance de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

El campo de aplicación de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo son las áreas y los centros de trabajo de la organización. 

Aplica para todos los trabajadores independientemente de su forma de contratación o vinculación, incluyendo a los contratistas y subcontratistas.

¿Cómo se debe de comunicar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

Según lo establece el decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019, debe ser comunicada al comité paritario o al vigía de seguridad y salud en el trabajo según corresponda de conformidad con la normatividad vigente.

Debe ser publicada en un sitio visible y accesible a todos los niveles de la organización, y firmada por el representante legal de la empresa.

Se debe de garantizar su comprensión. Para ello se pueden utilizar mecanismos eficaces de comunicación con son: la inducción y re inducción de trabajadores, evaluaciones y charlas de sensibilización. 

¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir la política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

Debe de cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

  1. Establecer el compromiso de la organización hacia la implementación y mantenimiento eficaz del SG-SST.
  2. Debe ser específica para la empresa, considerando su naturaleza y tamaño de la organización.
  3. Ser concisa, redactada con claridad, estar fechada y firmada por el representante legal de la empresa.
  4. Ser revisada como mínimo una vez al año y de requerirse, ser actualizada acorde con los cambios tanto en materia de seguridad y salud en el trabajo, como los de la propia empresa.

¿Cuáles son los objetivos que deben de incluirse en la política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

Como mínimo se deben de considerar los siguientes objetivos, o aquellos relacionados con estos:

  1. Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles.
  2. Proteger la seguridad y salud de los trabajadores y visitantes a la empresa, mediante la mejora continua del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
  3. Cumplir la normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales.

¿Cómo se debe formular la política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

Se deben de considerar los siguientes elementos:

  • Iniciar con el “Nombre de la Empresa”
  • Luego la “Naturaleza de la Empresa”
  • Se deben de colocar los “Compromisos con la seguridad y salud de los trabajadores”, con los que la organización asume dicha responsabilidad.
  • Ser explícita en su “Compromiso con la mejora continua”, a través de planes de mejoramiento.

Ejemplo de política de Seguridad y Salud en el Trabajo

POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

La empresa XXXX dedicada principalmente a las operaciones de extracción y suministro de material de río, y tiene como política reconocer la importancia del capital humano y se compromiso gerencial con la implementación y mejoramiento continuo a través del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual va encaminado a promover y mantener el bienestar físico, mental y social de los trabajadores y demás partes interesadas, orientado a la mejora continua.

La empresa XXXX, se compromete con la protección y promoción de la salud de los trabajadores, procurando su integridad física mediante el control de los riesgos, el mejoramiento continuo de los procesos y la protección del medio ambiente; Todos los niveles de dirección asumen la responsabilidad de promover un ambiente de trabajo sano y seguro, cumpliendo los requisitos legales aplicables, vinculando a las partes interesadas en el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el trabajo y destinando los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para la gestión de la salud y la seguridad.

Los programas desarrollados en la empresa XXXX, estarán orientados al fomento de una cultura preventiva y del auto cuidado, a la intervención de las condiciones de trabajo que puedan causar accidentes o enfermedades laborales, al control del ausentismo y a la preparación para emergencias.

Todos los empleados, contratistas y temporales tendrán la responsabilidad de cumplir con las normas y procedimientos de seguridad, con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo. Igualmente serán responsables de notificar oportunamente todas aquellas condiciones que puedan generar consecuencias y contingencias para los empleados y la organización.

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Firma del Representante legal 

Recuerde:

Revisar si la política de Seguridad y Salud en el Trabajo de tu organización cumple con los requisitos establecidos en este artículo. 

Una buena política es clave para implementar,  mantener y mejorar continuamente el SG-SST y los objetivos que de ella se desprenden, son la forma de evidenciar su cumplimiento y eficacia.

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