Cómo implementar un Sistema de Gestión de  Seguridad y Salud en el Trabajo en una MIPYMES

Cómo implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en una MIPYMES

Para muchos empresarios, especialmente de micro y pequeñas empresas, implementar el SG-SST es todo un reto. 

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es un modelo relativamente nuevo para Colombia (Decreto 1072 de 2015) y la (Resoluciòn 0312 de 2019), que si bien guarda relación con algunos esquemas del pasado como el llamado “Programa de Salud Ocupacional, trae también suficientes cambios y mejoras como para generar dudas.

Las MIPYMES representan el 90% de las empresas del país y de ahí su importancia por la mano de obra que genera y con la que hay una enorme responsabilidad de proteger su integridad física, mental y social.

Ante todo es importante recordar que el Sistema de Gestión del Seguridad y Salud en el Trabajo  (SG-SST) era llamado antes “Programa de Salud Ocupacional”, el cual ha trascendido para convertirse en proceso lógico y por etapas  cuyo único objetivo es reducir las probabilidades de que los trabajadores se accidentan o se enfermen por o con ocasión del trabajo, protegiendo de esta manera su integridad física, mental y social. 

El ministerio del trabajo tiene un guía práctica para implementar este sistema en MIPYMES (Empresas con menos de 10 empleados); a continuación haremos las recomendaciones para una sencilla implementación del SG-SST en este tipo de empresas:

Inicialmente es recomendable entender y seguir la filosofía del ciclo de Edwards Deming o ciclo P.H.V.A (Planear – Hacer – Verificar – Actuar): Con estos 4 pasos, se podrá garantizar que la gestión de los riesgos de nuestras organizaciones sea mucho más eficaz o efectiva. 

El “Planear” 

Se inicia con el establecimiento de una política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo necesarios para que el sistema opere adecuadamente, al igual que la identificación de peligros y valoración de riesgos, amenazas y todos los planes, programas, procedimientos y protocolos necesarios para proteger a nuestros trabajadores. 

El “Hacer” básicamente inicia con la capacitación de todas las personas y luego continúa con la puesta en práctica de lo planificado anteriormente. 

El “Verificar” 

Consiste en determinar si lo realizado permitió alcanzar lo que estaba planificado a través de diferentes herramientas como: controles, indicadores, inspecciones, verificaciones, supervisiones, auditorías, entre otras. 

El “Actuar” 

Consiste en tomar acciones que permitan eliminar el efecto de las No Conformidades encontradas dentro de la verificación anterior, al igual que tomar acciones correctivas que eliminen las causas de dichas no conformidades para evitar su recurrencia. 

El ciclo P.H.V.A 

Opera permanentemente una y otra vez, ajustando hacia arriba cada vez más las metas y los objetivos para hacerlos más retadores, permitiendo la mejora continua del SG-SST.

Paso seguido, se procede a efectuar una “Evaluación Inicial”, la cual no es otra cosa que un diagnóstico que se realiza para establecer qué tantos de los documentos, procedimientos, estándares y demás exigencias del SG-SST están implementados total o parcialmente en la empresa.  

La resolución 0312 de 2019 establece una guía para realizar este diagnóstico a manera de lista de chequeo.

Política y los Objetivos de SST

A continuación se debe de definir la “Política y los Objetivos de SST”, para lo cual se deben considerar 3 elementos fundamentales dentro de su establecimiento como son: 

  • el cumplimiento de la legislación y normatividad legal
  • la forma de generar conciencia y sensibilización dentro de los actores del SG-SST para que cada uno de ellos adopte la SST como una cultura de vida organizacional
  • el compromiso gerencial para gestionar los riesgos (enfermedades ocupacionales y accidentes) y liderar la implementación, mantenimiento y mejora continua del SG-SST.

Identificación y Valoración de Riesgos

Se debe luego realizar la “Identificación y Valoración de Riesgos” dentro de la empresa, para lo cual existe una herramienta o guía denominada “GTC 045”, la cual indica y establece paso a paso una metodología sencilla para identificar y valorar los riesgos dentro de la empresa.

Como paso siguiente, se debe elaborar y estructurar el “Plan Anual de Trabajo”. 

Es para eso que en este momento ya se deben de tener los diagnósticos pertinentes (vistos en los puntos anteriores) de cómo está el SG-SST frente al cumplimiento de los requisitos y a partir de allí identificar cuáles serán las prioridades y actividades que deberá contener el Plan o cronograma anual de trabajo para hacer los ajustes necesarios y de esta manera poder dar cumplimiento a las exigencias normativas  protegiendo la integridad de los trabajadores. 

Para ello se pueden emplear herramientas sencillas como 5W2H en donde se establecen, actividades, responsables, fechas de implementación, recursos y metodologías, entre otros.

Programa de Capacitación, inducción y reinducción

A continuación recomendamos establecer y llevar a cabo el “Programa de Capacitación, inducción y reinducción para los trabajadores” en forma selectiva: de acuerdo a su rol, oficio y nivel de riesgo al que está expuesto dentro de la empresa. 

Se deben establecer las prioridades y en consecuencia, un cronograma detallado que incluya recursos y responsables; es muy importante buscar apoyo en las ARL, las EPS, SENA y otras organizaciones a la hora de planificar, pues se pueden obtener capacitaciones de alta calidad y gratuitas ofertadas por dichas entidades.

Se debería luego realizar el “Análisis de Vulnerabilidad y la Preparación y Prevención ante Emergencias”; es decir, identificar cuáles son las vulnerabilidades de la empresa en caso de siniestros que comprometan a la masa general de trabajadores, la estructura y los procesos de la empresa; cuáles serían las rutas de evacuación a utilizar en caso de emergencias, cuáles son los puntos de encuentro, alertas, alarmas, etc.

Reportes e Investigación de Incidentes, Accidentes y Enfermedades de Trabajo

A continuación se deben de establecer los “Reportes e Investigación de Incidentes, Accidentes y Enfermedades de Trabajo”. Para llevar a cabo esta fase, es muy importante considerar 3 elementos o acciones fundamentales como son: cuáles serán los mecanismos de reporte de incidentes por parte de los trabajadores, cuáles serán los miembros y las competencias requeridas por el equipo investigador  de incidentes y accidentes cuando se presenten, y finalmente cuál va a ser el acompañamiento que se debe realizar a los empleados que por o con ocasión del trabajo, se vean abocados a enfermedades o accidentes de trabajo.

Establecer los Criterios para la Adquisición de Bienes o Servicios Críticos

El siguiente paso (sugerido por el ministerio del trabajo), se relaciona con “Establecer los Criterios para la Adquisición de Bienes o Servicios Críticos”; es decir, establecer criterios de adquisición para aquellos proveedores que nos prestan servicios o nos suministran productos que puedan ocasionar o generar accidentes al interior de nuestras instalaciones, como por ejemplo el trabajo en alturas de un contratista o la compra de un insumo químico peligroso en su manipulación.

Medición y Evaluación del SG-SST

Se debe luego realizar la “Medición y Evaluación del SG-SST”; es decir, se deben identificar cuáles serán los indicadores para evaluar si el SG-SST diseñado, estructurado e implementado da respuesta eficaz a la gestión de los riesgos prioritarios de nuestra empresa.

Acciones Correctivas y Preventivas

El paso final corresponde al establecimiento de “Acciones Correctivas y Preventivas”; es decir que  partir de los resultados de la evaluación del punto anterior se busca el mejoramiento continuo a través del establecimiento de correcciones inmediatas respecto a las No Conformidades encontradas y se establecen acciones correctivas y preventivas que aplican a las causas raíces que las generaron para evitar su recurrencia a futuro.  

            

¿Tienes una MIPYME en donde aún no has implementado el SG-SST o tienes duda de si está implementado en forma adecuada? 

Pueden dar clic en el siguiente enlace Guía técnica de implementación para MIPYMES del Ministerio del Trabajo en donde tendrás las directrices o lineamientos para hacer esta implementación o también puedes consultarnos.

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Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

Política de Seguridad y Salud en el Trabajo

Bajo el marco normativo del decreto 1072 de 1015 y Resolución 0312 de 2019, se establece la elaboración y puesta en ejecución de la política como eje fundamental para la seguridad y salud en el trabajo de la organización.

La organización debe asegurar la apropiación de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo por parte de sus trabajadores y sensibilizar a todos los roles en la importancia de su priorización.

En este artículo te orientamos sobre qué es la política de SST, cuál es su alcance, cómo se comunica, cuáles requisitos debe cumplir, cuáles objetivos se deben de incluir en ella y cómo se formula.

¿Qué es la política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

La política de Seguridad y Salud en el Trabajo, son las directrices impartidas desde la alta gerencia, orientadas a tomar una acción, en relación con el desempeño de la seguridad y salud en el trabajo de la empresa y debe ser parte de las políticas de la organización.  

¿Cuál es el alcance de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

El campo de aplicación de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo son las áreas y los centros de trabajo de la organización. 

Aplica para todos los trabajadores independientemente de su forma de contratación o vinculación, incluyendo a los contratistas y subcontratistas.

¿Cómo se debe de comunicar la política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

Según lo establece el decreto 1072 de 2015 y la Resolución 0312 de 2019, debe ser comunicada al comité paritario o al vigía de seguridad y salud en el trabajo según corresponda de conformidad con la normatividad vigente.

Debe ser publicada en un sitio visible y accesible a todos los niveles de la organización, y firmada por el representante legal de la empresa.

Se debe de garantizar su comprensión. Para ello se pueden utilizar mecanismos eficaces de comunicación con son: la inducción y re inducción de trabajadores, evaluaciones y charlas de sensibilización. 

¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir la política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

Debe de cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

  1. Establecer el compromiso de la organización hacia la implementación y mantenimiento eficaz del SG-SST.
  2. Debe ser específica para la empresa, considerando su naturaleza y tamaño de la organización.
  3. Ser concisa, redactada con claridad, estar fechada y firmada por el representante legal de la empresa.
  4. Ser revisada como mínimo una vez al año y de requerirse, ser actualizada acorde con los cambios tanto en materia de seguridad y salud en el trabajo, como los de la propia empresa.

¿Cuáles son los objetivos que deben de incluirse en la política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

Como mínimo se deben de considerar los siguientes objetivos, o aquellos relacionados con estos:

  1. Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles.
  2. Proteger la seguridad y salud de los trabajadores y visitantes a la empresa, mediante la mejora continua del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
  3. Cumplir la normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales.

¿Cómo se debe formular la política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

Se deben de considerar los siguientes elementos:

  • Iniciar con el “Nombre de la Empresa”
  • Luego la “Naturaleza de la Empresa”
  • Se deben de colocar los “Compromisos con la seguridad y salud de los trabajadores”, con los que la organización asume dicha responsabilidad.
  • Ser explícita en su “Compromiso con la mejora continua”, a través de planes de mejoramiento.

Ejemplo de política de Seguridad y Salud en el Trabajo

POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

La empresa XXXX dedicada principalmente a las operaciones de extracción y suministro de material de río, y tiene como política reconocer la importancia del capital humano y se compromiso gerencial con la implementación y mejoramiento continuo a través del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual va encaminado a promover y mantener el bienestar físico, mental y social de los trabajadores y demás partes interesadas, orientado a la mejora continua.

La empresa XXXX, se compromete con la protección y promoción de la salud de los trabajadores, procurando su integridad física mediante el control de los riesgos, el mejoramiento continuo de los procesos y la protección del medio ambiente; Todos los niveles de dirección asumen la responsabilidad de promover un ambiente de trabajo sano y seguro, cumpliendo los requisitos legales aplicables, vinculando a las partes interesadas en el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el trabajo y destinando los recursos humanos, físicos y financieros necesarios para la gestión de la salud y la seguridad.

Los programas desarrollados en la empresa XXXX, estarán orientados al fomento de una cultura preventiva y del auto cuidado, a la intervención de las condiciones de trabajo que puedan causar accidentes o enfermedades laborales, al control del ausentismo y a la preparación para emergencias.

Todos los empleados, contratistas y temporales tendrán la responsabilidad de cumplir con las normas y procedimientos de seguridad, con el fin de realizar un trabajo seguro y productivo. Igualmente serán responsables de notificar oportunamente todas aquellas condiciones que puedan generar consecuencias y contingencias para los empleados y la organización.

 __________________________________

Firma del Representante legal 

Recuerde:

Revisar si la política de Seguridad y Salud en el Trabajo de tu organización cumple con los requisitos establecidos en este artículo. 

Una buena política es clave para implementar,  mantener y mejorar continuamente el SG-SST y los objetivos que de ella se desprenden, son la forma de evidenciar su cumplimiento y eficacia.

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Matriz de Requisitos Legales del SG-SST

Matriz de Requisitos Legales del SG-SST

En una Matriz de Requisitos Legales del SG-SST su utilidad radica en que ésta es un instrumento para que la empresa identifique y compendie las obligaciones legales en materia de seguridad y salud en el trabajo, que le corresponde.

Antes, y debido a la cantidad y dispersión de las normas en esta materia, era muy complejo mantener un control eficaz sobre el cumplimiento de la normatividad.

Hoy queremos que se comprenda el concepto de “Matriz Legal”, cuáles son las fuentes de información para su diligenciamiento y cuál es su contenido.

¿Qué es una matriz legal?

La definición de matriz de requisitos legales o matriz legal (como se conoce oficialmente), se puede encontrar en el Decreto 1072 de 2015 en el artículo 2.2.4.6.2., en donde se define a la matriz legal como:

Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”.

No se trata solamente de identificar los requisitos legales que aplican a la empresa en términos en seguridad y salud en el trabajo, si no de evaluar permanentemente si la organización los acata o está cumpliendo con esta normatividad y evitar así ser objeto de sanciones y posibles demandas.

¿Cuáles son las fuentes más apropiadas para identificar los requisitos legales del SG-SST?

La evaluación inicial del SG-SST está regulada por el artículo 2.2.4.6 del decreto 1072 de 2015. El primer aspecto a incluir es la identificación de la normatividad vigente en donde encontramos las leyes, decretos, resoluciones y demás.

Debemos buscar fuentes confiables como:

  • Revisar si existen normas técnicas sectoriales (NTS), como por ejemplo las del sector del turismo. Se debe de revisar en la página del sena o las páginas de los ministerios si hay creadas NTS que puedan aplicar a tu empresa y que tengan relación con el SG-SST
  • Por último, se deben de consultar fuentes locales de información como: alcaldías, consejo, asambleas y demás para revisar si alguno de estos entes ha generado algún tipo de resolución, acuerdo, circular o normatividad que tenga que aplicar tu empresa en el municipio, departamento o territorio en donde se encuentre

¿Qué contiene una matriz legal?

A través de las fuentes consideradas en el punto anterior, se deben de identificar cuáles son las leyes, decretos, resoluciones, circulares, jurisprudencias y en general cualquier tipo de normatividad asociada al SG-SST de la empresa.

En ese sentido, se debería de elaborar inicialmente un cuadro o tabla en una hoja de cálculo o algún otro formato donde se encuentre:

  • Columna uno: “Requisito legal que aplica el SG-SST de la empresa”;
  • Columna dos: debería referirse a qué apartado(s), artículo(s), numeral(es) o literal(es) de la norma aplica(n) a la empresa, esto es supremamente importante ya que puntualmente vamos a identificar fácilmente lo que realmente aplica sin posibilidad de divagar en la norma;
  • Columna tres: podría ser “Evaluación de cumplimiento de la norma”, esta evaluación podría ser en términos cuantitativos; por ej. porcentaje (%) de cumplimiento de la norma, y cualitativos; por ej: artículos o numerales que no se están cumpliendo. De esta forma, si la evaluación cuantitativa nos da un cumplimiento del 100%, se omite o no se aplica la evaluación cualitativa;
  • Columna cuatro: podría ser “Plan de mejora”; esto hace referencia a la necesidad de planear cómo cumplir con los requisitos de la norma que no se estén cumpliendo en el momento (según la evaluación de cumplimiento de la columna anterior).

Una matriz legal NO es aquella que solo hace una relación de requisitos legales que aplican al SG-SST de una empresa.

Una VERDADERA matriz de requisitos legales es la que establece:

  • Qué requisitos aplican
  • En qué estado de implementación están.

En caso de incumplimiento:

  • Qué se va a hacer para superarlo y poder evidenciar conformidad.

Y en el caso de una inspección de un ente de vigilancia y control o en el caso de una auditoría interna.

¡Recuerda!

Revisar y mantener actualizada tu matriz legal y hacerla dinámica en términos de evaluación permanente de su acatamiento y el establecimiento de planes de mejora para tomar acciones correctivas en caso de incumplimientos.

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Herramienta para la Identificación de peligros y valoración de riesgos

Herramienta para la Identificación de peligros y valoración de riesgos

La matriz IPVR es una herramienta fundamental para la gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Nos ayuda a identificar los peligros de las tareas que se realizan al interior o durante las funciones externas realizadas por de la empresa, valorando en términos de gravedad y frecuencia los riesgos asociados a estas tareas y determinando si son críticos, moderados o son riesgos que están regulados.

Una vez identificados, se deben determinar las medidas preventivas o las medidas de control que vamos a aplicar para evitar efectos no deseados.

En este artículo se hará una breve descripción de qué es y cómo funciona la matriz IPVR y se comprenderá por qué es importante para las organizaciones.

¿Qué significa Identificación de peligros y valoración de riesgos?

Ante todo, se debe entender la diferencia entre “Peligro” y Riesgo”.

Peligro: es la fuente, situación o acto con potencial de causar daño a las personas en términos de muerte, lesión o enfermedad, daño a la propiedad, al ambiente de trabajo o una combinación de estos.

Riesgo: es la probabilidad de que ocurra un evento que pueda generar lesiones a las personas, daños a la propiedad y/o alteraciones del medio ambiente. Probabilidad de que una condición o elemento causen daño.

Peligro es todo lo que nos rodea y depende de nuestras acciones que aumente su probabilidad o riesgo de que se materialice en algún daño, accidente o lesión que nos pueda afectar.

¿Cuáles metodologías podríamos utilizar para identificar los peligros, valorar y controlar los riesgos?

En Colombia el decreto 1072 de 2015 (2.2.4.6.15 en SG-SST) proporciona lineamientos para realizar el proceso de identificar peligros, valorar los riesgos y priorizarlos para determinar los que más afectación tienen para los trabajadores y de esta manera generar los controles necesarios para evitar que ocurran accidentes, lesiones o enfermedades laborales.

Para identificar los peligros, existen varias metodologías que se pueden aplicar:

  • GTC 45 de 2012
  • Resolución 2646 de 2008
  • Método FINE
  • BS8800
  • NTP330
  • Método INSHT o BINARIO
  • Matriz RAM

De estas metodologías, la más usual y la que más se adapta al proceso es la GTC 45 (Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud en ocupacional – ICONTEC)

Identificación de Peligros: su propósito es comprender y entender cuáles son las amenazas o los peligros que se pueden presentar, establecer los controles necesarios y asegurar que cualquier riesgo sea aceptable dentro de la organización.

Todos los trabajadores deben de participar en este proceso en donde es importante conocer los diferentes grupos de peligros:

  • Biológicos
  • Físicos
  • Químicos
  • Sicosociales
  • Biomecánicos
  • Condiciones de seguridad
  • Fenómenos naturales

Esta clasificación se encuentra en el anexo A de la GTC 45.

Valoración de los riesgos: una vez identificados los peligros, la organización plantea metodologías para valorar qué tan dañino puede ser el peligro; esta evaluación corresponde al proceso de determinar la probabilidad de que ocurran eventos específicos y la magnitud de sus consecuencias, buscando específicamente:

  • Evaluar el peligro
  • Determinar el nivel del riesgo
  • Definir criterios de aceptación
  • Definir si el riesgo es aceptable para la actividad de la empresa.

¿Cómo se controlan los riesgos identificados y valorados?

Una vez valorados los riesgos, se plantean controles de acuerdo a la jerarquía establecida por el decreto 1072 de 2015:

  • Eliminación
  • Sustitución
  • Controles de ingeniería
  • Controles administrativos
  • Elementos de protección personal

Ejemplos de peligros y su control:

  • Si en una empresa hay una zona de almacenamiento en un área elevada, ésta se puede llevar al mismo nivel de los trabajadores para evitar caídas de altura.
  • Si en una bodega que almacena líquidos inflamables, en donde habitualmente hay empleados, se detectan instalaciones eléctricas viejas y en muy mal estado, éstas se deben de cambiar por nuevas instalaciones minimizando así el riesgo de incendio y posible afectación a los trabajadores, además de los daños materiales como consecuencia de una conflagración.
  • Si en una fábrica se detecta que un proceso es muy ruidoso y puede afectar la salud auditiva de las personas, es conveniente aislarlo y realizar un cerramiento acústico a los espacios en los que se desarrolle.

¡Recuerda que…!

La organización debe involucrar a sus trabajadores en la identificación de peligros, este procedimiento,  ayudara a que la empresa tenga una realidad más clara en cuanto a qué factores a los que se exponen sus trabajadores durante la ejecución de sus actividades y hará un uso más eficiente de sus recursos pues tendrá más claridad sobre qué peligros deben intervenir primero permitiendo un monitoreo constante evitando que los mismos se materialicen y ocurran accidentes de trabajo o enfermedades laborales

Si deseas conocer una aplicación práctica a través de un software especializado en SG-SST de cómo identificar, valorar y controlar los riesgos, te invitamos a ver este video

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Plan de Trabajo Anual del SG-SST

Plan de Trabajo Anual del SG-SST

El plan de trabajo anual es una herramienta valiosa para el desarrollo del SG-SST establecido en el decreto 1072 de 2015 y en la resolución 0312 de 2019.

Esta herramienta nos va a permitir darle trazabilidad y seguimiento a todas las tareas propuestas para que el sistema funcione adecuadamente en nuestro año fiscal.

Acá verás qué es el plan de trabajo anual, por qué es importante para tu empresa y cuáles son las consideraciones más relevantes para su diseño y ejecución.

¿Qué es el plan de trabajo anual?

El plan de trabajo anual es una herramienta valiosa para el desarrollo del SG-SST establecido en el decreto 1072 de 2015 y en la resolución 0312 de 2019. Esta herramienta nos va a permitir darle trazabilidad y seguimiento a todas las tareas propuestas para que el sistema funcione adecuadamente en nuestro año fiscal.

Recuerda que se debe diseñar y desarrollar un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos del sistema, el cual debe identificar cada uno de los siguientes aspectos.

  • Metas
  • Responsabilidades
  • Recursos
  • Cronograma de actividades
  • Coherencia con los estándares mínimos del sistema de gestión de riesgos laborales.

El plan de trabajo anual, es un documento que se constituye en uno de los pilares fundamentales para que el sistema se mantenga en el tiempo; por lo tanto, este documenta integra todas las actividades que voy a desarrollar durante todo el año.

Considerar el año fiscal para la ejecución del plan de trabajo anual significa que éste se debe llevar a cabo de enero a diciembre, ya que la resolución 0312 de 2019 invita a hacer cada diciembre auditoría para verificar la conformidad de todo lo realizado durante el año de acuerdo a lo planificado.

¿Por qué es importante el plan de trabajo anual?

La importancia de poder tener un plan de trabajo anual es precisamente porque se alinean las actividades a realizar con los objetivos que se desprenden de la política de Seguridad y Salud en el Trabajo, la cual está enmarcada en el compromiso gerencial para con el sistema, con unos objetivos claros y medibles para alcanzarse en el tiempo.

Consideraciones más relevantes en el diseño y ejecución del plan de trabajo anual

  • Antes de diseñar e implementar el plan de trabajo anual, es importante realizar la evaluación del SG-SST (ver artículo de la semana pasada) ya que el resultado de esta será el primer insumo para el planteamiento del mismo.
  • El plan de trabajo anual no debe ser estático; es decir, que las actividades año a año no deberían necesariamente ser las mismas ya que el sistema va madurando, creciendo, se va comportando de formas distintas y por eso debe de estar alineado al ciclo PHVA de mejora continua (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).
  • Las actividades no necesariamente se deben realizar con frecuencia mensual; algunas se llevarán a cabo también de manera semestral, anual, bimensual, etc., pero el hecho de plantearla en el plan implica que se debe realizar necesariamente como mínimo una vez al año.
  • Todas las actividades incluidas en el plan de trabajo anual deben tener una meta que en lo posible debe ser porcentual, fecha de su posible realización y especificar qué tipo de recurso se requiere (financiero, tecnológico o humano); y lo más importante: el responsable de su ejecución.
  • No todas las actividades del plan de trabajo anual deben ser necesariamente realizadas por el responsable del SG-SST; por ejemplo: para realizar las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas, el recurso requerido además del financiero (por el costo a pagar), debe ser el de gestión humana de la empresa.
  • El plan de trabajo debe permitir establecer una serie de indicadores así: un indicador de estructura el cual medirá la disponibilidad y acceso a los recursos para la ejecución del plan de trabajo realizado en el año; un indicador de proceso que debe de medir el número de actividades ejecutadas sobre las actividades planeadas (lo más recomendable es que se mida cada mes); y finalmente se debe de utilizar un indicador de resultado el cual permitirá tener un panorama global de las actividades ejecutadas durante todo el año con respecto al total de actividades programadas, que puede ser medido de manera anual si usted lo decide.
  • Por ser el SG-SST un sistema precisamente de “Gestión”, es importante utilizar otro tipo de indicadores complementarios que midan la “Eficacia” de las actividades emprendidas con respecto al cumplimiento de objetivos específicos; por ejemplo: si se va a programar una capacitación, es muy importante medir la eficacia de la misma en términos del cumplimiento de su objetivo, que no es otro diferente al desarrollo de competencias en los asistentes; por lo tanto el indicador deberá de medir el grado de consecución de estas competencias dentro de los participantes al curso y no simplemente conformarnos con medir si la capacitación se dio o no.
  • El plan de trabajo anual debe estar firmado por el empleador o representante legal y el responsable de la ejecución del SG-SST (profesional con licencia). La firma podrá hacerse de forma física o digital).
  • El artículo 2.2.4.6.26 del decreto 1072 de 2015, hace referencia a que cada vez que la empresa se vea avocada a realizar “Gestión del cambio”, ya sea por la introducción de nuevos procesos, cambios en los métodos de trabajo, cambios en las instalaciones o un cambio externo que afecte al sistema, inmediatamente se debe actualizar el plan de trabajo que se tenga vigente.
  • Hay que recordar también que una de las responsabilidades del gerente en la revisión por la dirección es “verificar” el cumplimiento del plan de trabajo anual; es por esto que no se debe de olvidar presentarlo al gerente o al responsable.

Recuerda…

Poner en práctica estas recomendaciones referentes a cómo planificar de forma adecuada todas las etapas de nuestro sistema y colocarlas en un orden cronológico para su correcta ejecución durante todo el año en un plan de trabajo bien estructurado.

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Diagnóstico bajo los estándares mínimos del SG-SST

Diagnóstico bajo los estándares mínimos del SG-SST

El diagnóstico o evaluación inicial es una herramienta establecida por el Ministerio del Trabajo para verificar el nivel de avance del SG-SST utilizando como referencia los estándares mínimos de la resolución 0312 de 2019 y estableciendo una comparación porcentual de cumplimiento en su implementación. Comprende su importancia, de qué se trata y cómo se lleva a cabo.

Diagnóstico bajo los estándares mínimos del SG-SST

El diagnóstico o evaluación inicial, es una herramienta establecida por el Ministerio del Trabajo para verificar el nivel de avance del SG-SST, utilizando como referencia los estándares mínimos de la resolución 0312 de 2019 y estableciendo una comparación porcentual de cumplimiento en su implementación.

Marco legal de la evaluación inicial del SG-SST

El 19 de febrero de 2019 se firmó la resolución 0312, la cual establece los estándares mínimos para el SG-SST. Esta resolución se apoya en:

  • Artículo 25 de la constitución política, sobre el trabajo como derecho y obligación social
  • Artículo 2 del Decreto Ley 1295 de 1994, objetivos del sistema general de riesgos laborales
  • Ley 1562 de 2012
  • Decisión 584 de 2004 de la comunidad Andina de naciones
  • Resolución 957 de 2005 de la CAN sobre los SG-SST de los países miembros
  • Decreto 1072 de 2015
  • Resolución 1111 de 2017

Esta resolución es aplicable a todos los integrantes del sistema general de riesgos laborales, excluye a los trabajadores independientes con afiliación voluntaria y a las personas naturales que desarrollen actividades de servicio doméstico. Deroga la resolución 1111 de 2017.

Estructura de la resolución 0312

La resolución 0312 viene estructurada de la siguiente forma; estándares mínimos para empresas que tienen:

  • 10 o menos trabajadores clasificados con riesgo I, II o III (7 estándares)
  • 11 a 50 trabajadores clasificados con riesgo I, II o III (21 estándares)
  • 50 o menos trabajadores clasificados con riesgo IV, o V (62 estándares)
  • Más de 50 trabajadores clasificados con riesgo I, II, III, IV, o V (62 estándares)

Una cosa es el SG-SST y otra son los estándares mínimos; Se tiene suficiente marco legal que determina que las empresas ya deben de tener implementado un SG-SST.

Los estándares mínimos, son precisamente eso: los mínimos requerimientos que debe cumplir cada empresa, sin desconocer que debe cumplir con otros aspectos legales obligatorios.

Lo que la resolución 0312 de 2019 trata, son los ESTÁNDARES MÍNIMOS que serán EVALUADOS.

Visto desde otra perspectiva, una resolución no está por encima de un decreto. Es decir, que la puesta de estos estándares no omite el cumplimiento de TODOS los criterios establecidos en el decreto 1072 de 2015, en sus numerales desde el 2.2.4.6.1 en adelante y los demás requisitos legales asociados, que muy bien se listan en la matriz de requisitos legales de cada una de las organizaciones.

Se puede ver claramente esta exigencia en el artículo 23 de esta resolución que dice: “La implementación de los estándares mínimos establecidos en la presente resolución, no exime a los empleadores del cumplimiento de las obligaciones y requisitos contenidos en otras normas del sistema general de riesgos laborales vigentes”

Lo que busca la resolución 0312 de 2019, es establecer unos criterios de evaluación por parte del ministerio del trabajo que permitan revisar algunas obligaciones que ellos consideran lo más representativo teniendo en cuenta el número de trabajadores y la clasificación del riesgo.

Según el tamaño de la empresa y la clase de riesgo, existen unos estándares mínimos que serán verificados.

Ese es el punto de partida de su empresa hacia la implementación del SG-SST.

Inicialmente se podría pensar que una empresa de 10 o menos trabajadores de clase de riesgo I, II, o III, debe de cumplir con muy pocos elementos (7); tengan en cuenta que la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, debe de realizarse con acompañamiento de la ARL y de esto debe de quedar un acta de visita.

Del IPVAR, salen las recomendaciones que podrían ser entre otras: sustitución de productos, controles de ingeniería, instalación de señales, mediciones ambientales, diseño de programas de prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales con sus respectivos procedimientos.

Al analizar los fenómenos naturales se podría recomendar conformación de brigadas, documentos de prevención y preparación de respuesta ante emergencias, entre otros. Así que no es tan sencillo; el IPVR define todo en este caso.

Las empresas entre 11 y 50 trabajadores de las clases de riesgo I, II y III, cuentan con unos estándares mínimos más definidos (21), muy parecidos a los que se vienen trabajando en una empresa convencional.

Para este tamaño de empresa, no se nombra el acompañamiento presencial de la ARL; su asistencia técnica es más especializada y será muy importante el manejo del retorno al que tiene derecho la empresa según lo establecido en el artículo 11 de la ley 1562 de 2012.

Las empresas de más de 50 trabajadores de la clase de riesgo I, II y III, o las empresas pertenecientes a la clase de riesgo IV y V, serán evaluadas con la totalidad de los estándares (62).

¿Qué es el diagnóstico o la evaluación inicial del SG-SST?

La evaluación inicial del SG-SST es la primera etapa en la implementación del sistema de gestión dentro de las empresas.

Para las empresas que ya vienen implementando el sistema y avanzan al año siguiente, en el primer mes del año se debe de realizar una evaluación inicial que considere lo realizado en el año anterior y lo que se va a realizar en el presente año.

Para aquellas empresas que se van a iniciar por primera vez en el sistema de gestión, la evaluación se debe realizar desde “cero”; o sea, evaluar qué se tiene sobre seguridad y salud en el trabajo y qué falta trabajar.

Como ya se dijo antes, es la resolución 0312 de 2019 la que establece los parámetros para realizar dicha EVALUACIÓN, de acuerdo al número de trabajadores y la clase de riesgos que tenga la empresa.

Es importante inicialmente identificar la normatividad vigente de acuerdo al sector de la empresa y su actividad económica. Considerar:

  • Tipo de industria
  • Qué estándares le aplican (obligatorios)
  • Qué estándares no le aplican
  • Qué estándares son necesarios (aunque no sean obligatorios)

Bajo esta filosofía, se revisarán cada uno de los estándares usando como herramienta la resolución 0312 de 2019 y una plantilla o software que facilite el proceso.

Cada uno de los estándares viene en una tabla en donde podemos observar:

  • El numeral
  • El marco legal asociado
  • Los criterios
  • El modo de verificación
  • El cumplimiento (si/no). No caben cumplimientos parciales; es decir: se tiene o no se tiene.
  • Si aplica o no. Hay que argumentar en caso de que no aplique.
  • El espacio para justificar
  • La calificación. Esta se evaluará en términos porcentuales

Si al final del proceso de evaluación, mi calificación porcentual está entre:

  • 0 y 60%, mi SG-SST está en estado crítico
  • Entre 61 y 85%, mi SG-SST está en estado moderado
  • Por encima del 85%, mi SG-SST está en estado aceptable

El resultado de mi evaluación inicial me permitirá determinar o conocer:

  • Dónde están mis falencias
  • Cómo generar un plan de acción que permita al sistema cumplir con los requerimientos.
  • Hacer mejora continua del SG-SST

Recuerde que:

La evaluación inicial permite que se mantengan vigentes las prioridades en seguridad y salud en el trabajo.

No olvide en enero del próximo año realizar el diagnóstico o evaluación inicial del SG-SST como base para generar su plan de acción y de mejora continua.

¿Tu organización ya cuenta con un modelo de evaluación bajo los estándares mínimos de la resolución 0312 de 2019?

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Herramienta para el diseño, implementación y mantenimiento de la normatividad del MinTrabajo.

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