Matriz de Requisitos Legales del SG-SST
En una Matriz de Requisitos Legales del SG-SST su utilidad radica en que ésta es un instrumento para que la empresa identifique y compendie las obligaciones legales en materia de seguridad y salud en el trabajo, que le corresponde.
Antes, y debido a la cantidad y dispersión de las normas en esta materia, era muy complejo mantener un control eficaz sobre el cumplimiento de la normatividad.
Hoy queremos que se comprenda el concepto de “Matriz Legal”, cuáles son las fuentes de información para su diligenciamiento y cuál es su contenido.
¿Qué es una matriz legal?
La definición de matriz de requisitos legales o matriz legal (como se conoce oficialmente), se puede encontrar en el Decreto 1072 de 2015 en el artículo 2.2.4.6.2., en donde se define a la matriz legal como:
“Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”.
No se trata solamente de identificar los requisitos legales que aplican a la empresa en términos en seguridad y salud en el trabajo, si no de evaluar permanentemente si la organización los acata o está cumpliendo con esta normatividad y evitar así ser objeto de sanciones y posibles demandas.
¿Cuáles son las fuentes más apropiadas para identificar los requisitos legales del SG-SST?
La evaluación inicial del SG-SST está regulada por el artículo 2.2.4.6 del decreto 1072 de 2015. El primer aspecto a incluir es la identificación de la normatividad vigente en donde encontramos las leyes, decretos, resoluciones y demás.
Debemos buscar fuentes confiables como:
- La primera fuente es la del diario oficial administrado por la imprenta nacional
- Ministerio del trabajo
- Fondo de riesgos laborales
- Ministerio de salud
- Presidencia de la república
- Revisar normas específicas para el sector económico en el que tu empresa opera o se desempeña. Por ejemplo: si tu empresa se dedica a la construcción, existen buena cantidad de normas que solo aplican para ese sector; otro ejemplo puede ser el de las instituciones educativas oficiales las cuales tienen su propia normatividad en Seguridad y Salud en el Trabajo
- Revisar si existen normas técnicas sectoriales (NTS), como por ejemplo las del sector del turismo. Se debe de revisar en la página del sena o las páginas de los ministerios si hay creadas NTS que puedan aplicar a tu empresa y que tengan relación con el SG-SST
- Por último, se deben de consultar fuentes locales de información como: alcaldías, consejo, asambleas y demás para revisar si alguno de estos entes ha generado algún tipo de resolución, acuerdo, circular o normatividad que tenga que aplicar tu empresa en el municipio, departamento o territorio en donde se encuentre
¿Qué contiene una matriz legal?
A través de las fuentes consideradas en el punto anterior, se deben de identificar cuáles son las leyes, decretos, resoluciones, circulares, jurisprudencias y en general cualquier tipo de normatividad asociada al SG-SST de la empresa.
En ese sentido, se debería de elaborar inicialmente un cuadro o tabla en una hoja de cálculo o algún otro formato donde se encuentre:
- Columna uno: “Requisito legal que aplica el SG-SST de la empresa”;
- Columna dos: debería referirse a qué apartado(s), artículo(s), numeral(es) o literal(es) de la norma aplica(n) a la empresa, esto es supremamente importante ya que puntualmente vamos a identificar fácilmente lo que realmente aplica sin posibilidad de divagar en la norma;
- Columna tres: podría ser “Evaluación de cumplimiento de la norma”, esta evaluación podría ser en términos cuantitativos; por ej. porcentaje (%) de cumplimiento de la norma, y cualitativos; por ej: artículos o numerales que no se están cumpliendo. De esta forma, si la evaluación cuantitativa nos da un cumplimiento del 100%, se omite o no se aplica la evaluación cualitativa;
- Columna cuatro: podría ser “Plan de mejora”; esto hace referencia a la necesidad de planear cómo cumplir con los requisitos de la norma que no se estén cumpliendo en el momento (según la evaluación de cumplimiento de la columna anterior).
Una matriz legal NO es aquella que solo hace una relación de requisitos legales que aplican al SG-SST de una empresa.
Una VERDADERA matriz de requisitos legales es la que establece:
- Qué requisitos aplican
- En qué estado de implementación están.
En caso de incumplimiento:
- Qué se va a hacer para superarlo y poder evidenciar conformidad.
Y en el caso de una inspección de un ente de vigilancia y control o en el caso de una auditoría interna.
¡Recuerda!
Revisar y mantener actualizada tu matriz legal y hacerla dinámica en términos de evaluación permanente de su acatamiento y el establecimiento de planes de mejora para tomar acciones correctivas en caso de incumplimientos.
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