Importancia de los Elementos de Protección Personal – EPP

Importancia de los Elementos de Protección Personal – EPP

Es clave para la seguridad y salud en el trabajo tener claro: cómo los Elementos de Protección Personal (EPP) protegen de forma directa la integridad física del colaborador en el caso de una exposición a un riesgo que muchas veces no puede ser controlado ni en la fuente ni en el medio.

Desde el empleador hasta el colaborador deben de estar sensibilizados y ser conscientes de la necesidad de utilizar los EPP a la vez que se acatan los requerimientos legales y evitamos “dolores de cabeza”.

¿Qué debes de saber sobre los elementos de protección personal?

Es muy importante ser conscientes de que los factores de riesgo están presentes e inmersos en todas las áreas y en los procesos laborales de una organización. 

Dichos factores pueden generar eventualmente accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (ATEP). Por lo tanto, se deben tomar las acciones de control en forma directa dentro de los procesos de la administración y gestión del riesgo para mitigar los factores de riesgo y mantenerlos en niveles bajos de amenaza para trabajadores y contratistas e inclusive para visitantes a las instalaciones de la organización; no obstante, muchas veces no es posible llevar a cabo dichos controles directamente en la fuente o sobre el medio de transmisión, por la cual se hace necesario que el control se ejerza directamente en la persona mediante el uso de los elementos de protección personal (EPP) o elementos de protección individual EPI (no hay ninguna diferencia: en Colombia se conocen como EPP y en Europa como EPI).

Marco legal: 

Los requerimientos para el uso y la implementación de elementos de protección personal en los lugares de trabajo, se encuentran contemplados en la Ley 9 de enero 24 de 1979 (Título III, artículos 122 a 124) y en la Resolución 2400 de mayo 22 de 1979 (Título IV, Capitulo II, artículos 176 a 201).

Ley 9 de enero 24 de 1979 (Título III, artículos 122 a 124): 

Artículo 122. Todos los empleadores están obligados a proporcionar a cada trabajador, sin costo para éste, elementos de protección personal en cantidad y calidad acordes con los riesgos reales o potenciales existentes en los lugares de trabajo. 

Artículo 124. El Ministerio de Salud reglamentará la dotación, el uso y conservación de los equipos de protección personal.

Resolución 2400 DE 1979 (mayo 22) Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. CAPÍTULO II. DE LOS EQUIPOS Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN.

¿Qué es un elemento de protección personal?

Un elemento de protección personal o EPP es cualquier elemento o dispositivo que es usado por el trabajador para protegerlo de uno o varios riesgos.

El trabajador debe portar estos elementos  siempre que esté expuesto a un riesgo.

¿Estos elementos los debe suministrar el trabajador o la empresa?

Los Elementos de Protección Personal deben de ser suministrados por la empresa o empleador y los trabajadores son responsables de su debida utilización.

¿Qué tipos de elementos de protección personal existen?

Dependiendo del área física o anatómica a proteger en el trabajador, los EPP se pueden clasificar de la siguiente manera:

  • Equipos para protección de la cabeza o el rostro como son: 
    • El casco de seguridad, para proteger a los trabajadores expuestos a golpes o a riesgos eléctricos.
    • Gorra o cofia (gorra con visera y malla), para utilizarla ante la exposición a humedad o bacterias.
    • Gafas de seguridad, para usarse en la exposición a una proyección de partículas en oficios como carpintería o talla de madera.
    • Mono-gafas de seguridad, cuando haya exposición a salpicaduras de productos químicos.
    • Careta de seguridad, la cual se utiliza en trabajos que requieren protección en la cara completa como el uso de pulidoras, sierras y otro tipo de elementos similares.
    • Careta o gafas para soldadura con filtro ocular, para la protección contra chispas y partículas en proyección y radiaciones.
  • Equipos de protección para el aparato respiratorio, como son:
    • Mascarilla desechable, que se utiliza para la exposición a partículas suspendidas en el aire, gérmenes y virus como el COVID 19.
    • Respirador purificante con material filtrante o cartuchos, que se utiliza cuando en el ambiente en el que se trabaja hay gases, vapores, humos o neblinas que puedan ser perjudiciales para la salud.
    • Respiradores autónomos, cuando exista peligro inminente para la vida por ausencia de oxígeno.
  • Equipos de protección auditiva que se utilizan para prevenir un impacto directo con ruidos muy fuertes como son:
    • Tapones pre moldeados, los cuales pueden llegar a disminuir hasta 27 decibeles
    • Tapones moldeados, los cuales pueden reducir hasta 33 decibeles
    • Protectores auditivos tipo copa, que actúan ante el ruido con una disminución de 33 decibeles.
  • Elementos de protección para manos y brazos, como son:
    • Guantes plásticos desechables que protegen contra irritantes suaves
    • Guantes de material de aluminio, los cuales se utilizan para manipular objetos calientes
    • Guantes dieléctricos, los cuales aíslan al trabajador del contacto con energías peligrosas
    • Guantes resistentes a productos químico, que protegen las manos contra corrosivos, ácidos, solventes y aceites
    • Guantes de malla en acero, que se utilizan para proteger las manos a elementos cortantes tales como cuchillos y cortadoras eléctricas de carne
  • Elementos para la protección corporal:
    • Delantales, para proteger de contacto directos con elementos químicoS
  • Equipos de protección para el trabajo en alturas; siempre es recomendado que cada uno de los trabajadores cuente con elementos de protección personal tales como:
    • Casco con barboquejo
    • Mosquetones
    • Eslingas
    • Línea de vida

¿Cómo saber qué elementos de protección personal son necesarios para mi labor?

Las personas responsables de seguridad y salud en el trabajo, deben de elaborar una matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos en donde se identifiquen aquellas condiciones inseguras de cada labor y así proporcionar elementos adecuados para garantizar la seguridad y salud en el trabajo.

¿Cada cuánto me deben dar elementos de protección personal?

Los elementos de protección personal deben ser verificados antes de realizar una labor; en caso de que la persona que realice esta inspección identifique que los elementos tienen características de desgaste, debe solicitar un cambio inmediato.

¿Qué es la cultura del autocuidado?

Aun cuando tengas todos los elementos de protección personal, debes de recordar que siempre debes de actuar de forma segura y evitar aquellas condiciones peligrosas, ya que los elementos de protección personal no son los que eliminan los accidentes. El que los elimina o evita eres tú.

¿Para qué usar señalizaciones?

En aquellos sitios en donde los trabajadores se vean expuestos a un riesgo, es importante solicitar el uso obligatorio de los elementos de protección personal a través de señalizaciones adecuadas.
Y recuerda:
  • 10 dedos en las manos, 10 dedos en los pies, 2 ojos, 1 nariz. ¡La seguridad laboral sabe contar!
  • Los accidentes duelen, ¡la seguridad NO!.
  • ¡Tu seguridad está en tus manos!
Las firmas electrónicas y digitales como elementos indispensables en el Teletrabajo

Las firmas electrónicas y digitales como elementos indispensables en el Teletrabajo

El teletrabajo o trabajo remoto ha tomado relevancia en el mundo moderno y ante todo se ha convertido en una modalidad laboral cada vez más implementada en las empresas, al permitir que desde casa o cualquier sitio diferente a las instalaciones locativas de la empresa se puedan realizar las tareas habituales. El coronavirus ha sido uno de los grandes protagonistas y catalizadores de esta práctica laboral pues es una excelente alternativa de prevención.

¿Qué es el teletrabajo?

De acuerdo al Artículo 2, Ley 1221 de 2008, el teletrabajo se define como: «Una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación -TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio especifico de trabajo». https://www.teletrabajo.gov.co/622/w3-article-75151.html

Con base en la experiencia en estos años de teletrabajo, se han podido determinar beneficios importantes que todas las empresas deberían valorar tales como:

  • Menores costos tanto para el trabajador como para la empresa (transportes, alimentos comprados en restaurantes, etc.).
  • Retención del talento humano a través de la positiva valoración de los trabajadores de trabajar desde casa.
  • Priorización del trabajo por cumplimiento de objetivos sobre el rendimiento por tiempo.
  • Permite conciliar la vida laboral con la vida personal.
  • Se pueden manejar horarios más flexibles.

La firma digital o la firma electrónica como elemento indispensable en el teletrabajo.

El hecho de la “no presencialidad laboral” in situ, y la obligación de cumplir con las tareas cotidianas, exige en muchas ocasiones disponer de herramientas tecnológicas que faciliten ese proceso; como por ejemplo la disponibilidad de plataformas tecnológicas (software) que permitan manejar documentación en forma remota y digitalizada, ante la imposibilidad de hacerlo en papel y en las propias instalaciones físicas de la empresa.

Acá tenemos un reto muy interesante para las empresas al tener que sortear diferentes aspectos jurídicos y administrativos tales como:

  • Criterios de selección y voluntariedad.
  • Adaptación del Manual de Funciones y Competencias Laborales.
  • Resolución por la cual se implementa la modalidad al interior de la organización.
  • Resolución individual para el funcionario.
  • Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral.
  • Se debe reportar por parte de las empresas tanto a la ARL como a un inspector de trabajo la implementación del teletrabajo.
  • Reversibilidad teletrabajo.

 

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), lógicamente no debe ser ajeno a este proceso y más bien se convierte en un protagonista importante. Las sesiones de los diferentes comités (COPASST, convivencia, etc.), las capacitaciones, las entregas de elementos de protección personal EPP, y muchas otras actividades deben ser debidamente evidenciadas y soportadas a través de las firmas de cada uno de los trabajadores que intervienen o están involucrados en el proceso. Es ahí en donde las firmas son importantes y se debe de implementar un sistema o un módulo que eventualmente permita en la distancia cumplir con este requerimiento normativo.

Las firmas electrónicas o digitales, se convierten entonces en la respuesta más adecuada y sencilla como respaldo o evidencia de cumplimientos normativos; de esta manera, no habría necesidad de enviar formatos o documentos por correo físico a las residencias de colaboradores o contratistas que trabajen bajo la modalidad de teletrabajo, para que éstos plasmen sus firmas físicas y luego devolverlos a la empresa con su debido soporte para archivarlos en físico.

Contar con una firma electrónica o firma digital permitirá que se puedan mantener todo tipo de reuniones y contactos, así como llevar al día cualquier papeleo o burocracia necesaria.

¿Cuáles son las ventajas de las firmas electrónicas o digitales?

Como hemos visto, la firma electrónica se ha convertido en un elemento imprescindible en las empresas de hoy ya que permite agilizar y facilitar la firma de documentos. Imagínense ustedes una reunión de COPASST o una capacitación en donde los diferentes involucrados están en diferentes ciudades del país, en diferentes sedes de la empresa, o en sus casas trabajando remotamente. Al final de la sesión, éstos deben de firmar el acta respectiva, y es ahí en donde la tecnología hace su magia a través de alguna herramienta que capture digitalmente sus firmas en el respectivo formato y archive el documento como evidencia de que el acto se llevó a cabo de la manera correcta.

Además de la consideración anterior, existen otras ventajas asociadas a la firma digital  o la firma electrónica:

  • Reducción de costos asociados a la firma de documentos en papel (costos de impresión, papel, envío, tiempo de los colaboradores, etc.).
  • Ahorro de tiempo, ya que cada “firmante” puede firmar simultáneamente a través de su dispositivo electrónico (celular, Tablet, pc, etc.).
  • Reducción de errores humanos, pues no hay forma de equivocarse en el documento (formato) y el lugar del formato en donde se debe firmar.
  • Disminución de espacios de oficina dedicados a archivo de documentos físicos. Ya no se requieren archivadores ni “A-Z” para archivar documentos que ahora son digitalizados.
  • Se asume un compromiso con el ambiente al no contribuir al consumo de papel ni “toners” o tintas de impresión.

En conclusión: la firma digital o la firma electrónica de la mano con las TIC’s y las plataformas informáticas, llegaron para quedarse en mundo en donde la productividad y competitividad de las empresas toma mayor relevancia en términos de eficiencia y eficacia. Si nuestra empresa no es ágil en procesos tecnológicos, se irá quedando rezagada mientras que la competencia gestiona el cambio en sus organizaciones.

¿Cómo hacer una investigación de accidentes e incidentes de trabajo?

¿Cómo hacer una investigación de accidentes e incidentes de trabajo?

Paradójicamente, la previa existencia   de un accidente de trabajo genera acciones preventivas después de investigar lo más adecuadamente posible y tomar correctivos (sobre el efecto) y acciones correctivas (sobre las causas) para evitar su recurrencia a futuro. Esta técnica tiene su razón de ser en un procedimiento de identificación de errores u omisiones de los sistemas de seguridad y salud en el trabajo empleados hasta ese momento que se han mostrado insuficientes  o  ineficaces  para  evitar  la  aparición  de  un accidente. Su utilización persigue el aprovechamiento de la experiencia que puede deducirse de los fallos o errores sucedidos, en la búsqueda de soluciones para que éstos, de ser posible, no vuelvan a repetirse.

¿Cómo hacer una investigación de accidentes e incidentes de trabajo?

La importancia de la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo radica en partir de datos de un hecho consumado que sean verdaderamente objetivos. Un accidente nos indica la materialización real de un riesgo que no fue detectado o fue infravalorado previamente, y que desafortunadamente solo conocemos a través de sus consecuencias, las cuales a veces pueden ser muy graves. Inicialmente se registran estos casos, pero dicho registro y su tratamiento estadístico sólo proporcionan datos sobre cómo, cuándo, dónde y cuántos accidentes se producen, pero no informan sobre cuáles fueron las causas de estos accidentes ni el por qué de sus ocurrencias. Sólo conociendo las causas se podrán aplicar las medidas correctoras pertinentes encaminadas a evitar su repetición a través de una metodología para la investigación de accidentes que sea realmente eficaz. 

¿Cuál es el objetivo de una investigación?

El objetivo de una investigación de accidentes de trabajo es identificar las causas, hechos y situaciones que los han generado, e implementar las medidas correctivas encaminadas a eliminar o minimizar las condiciones de riesgo y evitar su recurrencia. (Art. 2, Resolución 1401 de 2007).   

¿Cuáles son las etapas principales para ejecutar una investigación eficaz?

  1. Controlar la situación y atender los accidentados (corrección – actúa sobre el efecto): Se debe estar capacitado para reaccionar de forma rápida, pero ordenada y manteniendo siempre la calma, ya que esto puede reducir el grado de pérdida e iniciar de forma oportuna las investigaciones.
  • Recopilar datos y hechos: 
  • Personas: Entrevistar al accidentado, testigos y jefes del área o sección afectada.
    • Generar confianza al entrevistado
    • En lo posible entrevistar en el lugar del accidente
    • Entrevistar por separado
    • Realizar preguntas abiertas (qué, quién, cómo, dónde, cuándo, etc.)
    • No influenciar el testimonio del entrevistado
    • Repetirle al entrevistado su propio relato de los hechos 
    • Terminar cada entrevista en forma positiva  
  • Condiciones: Identificar las condiciones de seguridad que pudieron contribuir a la ocurrencia del accidente o incidente.
    • Instalaciones
    • Máquinas y/o herramientas
    • Ayudas mecánicas
    • Condiciones ambientales (iluminación, presencia de gases, vapores, ruidos, etc.)
    • Materias primas, materiales o insumos
    • Elementos y equipos de protección 
  • Ubicación: Este elemento permite entender mejor el evento ocurrido e identificar aspectos que no fueron tenidos en cuenta en pasos anteriores.
    • Ubicación del trabajador con respecto a los equipos, herramientas y puntos de operación entre otros
    • Ubicación de ayudas mecánicas y materiales

  

  • Documentación: se debería revisar.
    • Procedimientos de trabajo seguro
    • Hojas de vida de máquinas y equipos
    • Informes de inspecciones
    • Informes de mantenimiento preventivo
    • Incidentes reportados
    • Autopartes de seguridad
    • Identificación de peligros (de la matriz de identificación de peligros)
  1. Analizar los datos y determinar el conjunto de causas: Existen diversas metodologías que se pueden utilizar para determinar las causas de un accidente o incidente de trabajo; lo importante es que estén basadas en hechos y datos reales y objetivos y que al final se llegue a determinar la mayor cantidad de causas posibles (buscar causa raíz), tanto directas como indirectas, inmediatas y básicas, síntomas y enfermedades.
  • Modelo de causalidad de accidentes y pérdidas (Frank E. Bird Jr): Demuestra que todos los tipos de accidentes tienden a tener las mismas causas básicas. El modelo también indica qué se debe hacer para controlar éstas.      
  • Diagrama de Ishikawa – Espina de pescado –Diagrama de causa y efecto: Se esquematiza en un esqueleto de pescado toda la situación del accidente; en la cabeza (a la derecha) se coloca el accidente presentado (efecto); y en el cuerpo del pescado (espinas) se colocan las posibles causas alusivas a cada uno de las siguientes causas macro: Método de trabajo; Materias primas; Mano de obra; Maquinas; Mantenimiento; Medio ambiente (condiciones ambientales). De cada una de estas espinas, pueden surgir más espinas (sub-espinas) determinando posibles causas; finalmente después de investigar minuciosamente, se determinan las cusas raíces del problema (accidente).  
  1. Proponer medidas correctivas y preventivas (para evitar recurrencia): Se debería seguir la siguiente jerarquía de medidas de prevención (Guía GTC 45):
  • Eliminación: Medidas que suprimen el riesgo. Por ejemplo: usando productos más seguros como pinturas con base en agua en lugar de disolventes
  • Sustitución: Por ejemplo reemplazando una máquina que está en funcionamiento por una con mejor protección o de menor velocidad.
  • Controles de ingeniería: Tomar medidas que reduzcan la probabilidad de exposición al peligro. Por ejemplo: la instalación de resguardos de protección o de un sistema de ventilación localizado.
  • Controles administrativos: Medidas que reduzcan al mínimo el riesgo mediante sistemas de trabajo seguros. Por ejemplo: rotación de los trabajadores, para reducir su exposición o una mejor señalización de seguridad.
  • Equipos de protección personal (EPP): Deben usarse solo cuando no se puedan identificar medidas de protección colectivas (protección de varios trabajadores simultáneamente). 
  1.  Ejecutar los planes de acción propuestos: Diseñar un sistema único de planes de acción, que recopile y centralice todas las medidas propuestas en un solo punto; que se asigne un número específico al plan de acción para mejorar la trazabilidad del plan y que cuente con función exclusiva de hacer seguimiento exhaustivo al cumplimiento de los planes de acción, y reportar directamente a la gerencia. 
  1. Verificar la eficacia de los planes implementados: Verificar la eficacia de los planes de acción que se cumplen, ya que en algunas oportunidades, así estos se cumplan, es probable que no sean tan eficaces (no logren el objetivo propuesto de evitar recurrencia) y puedan seguir ocurriendo accidentes generados por las mismas causas. La eficacia se verifica a través de simulaciones, ensayos, inspecciones, supervisión por un tiempo, etc. 
  1. Estandarizar (normalizar) y divulgar la información a todos los involucrados e interesados: Se debe realizar un proceso de divulgación que sea efectivo, consistente y que permita igualmente tener un buen sistema de comunicación de peligros. Una de las herramientas más utilizada en este sentido es la “Lección aprendida”: esta consiste en un resumen de la investigación del accidente, que tiene como finalidad dar a conocer los principales aspectos del accidente o incidente:
  •  Descripción
  • Determinación de las causas tanto inmediatas como básicas (raíces)
  • Medidas preventivas y correctivas propuestas

RECUERDE:

No olvide establecer un procedimiento para definir una buena metodología para investigación de accidentes e incidentes en su organización. De ella depende la eficacia de las acciones correctivas y preventivas adoptadas para evitar su recurrencia.

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¿Cómo elaborar un programa de inspección en Seguridad y Salud en el Trabajo?

¿Cómo elaborar un programa de inspección en Seguridad y Salud en el Trabajo?

El programa de inspecciones planeadas en seguridad y salud en el trabajo,  se puede considerar como una estrategia práctica o una herramienta sencilla para la prevención de accidentes  y enfermedades laborales dentro del contexto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, con la lectura de este artículo comprenderá su importancia y contenido.

Las Inspecciones en seguridad y salud en el trabajo son una herramienta básica, fundamental y de suma importancia para la prevención de accidentes y enfermedades laborales

Es por esta razón que se debe de tener un programa de inspecciones debidamente planificadas de Seguridad y Salud en el Trabajo. 

El programa lo que pretende es poder darle sustento organizacional y normativo  a las inspecciones de riesgos que se realizan en las organizaciones.

¿Qué debe de tener el Programa de Inspecciones de Seguridad y Salud en el Trabajo?

El programa debería de considerar los siguientes puntos:

    • Objetivo del programa: para qué se ha estructurado y qué pretende 
    • Justificación: el por qué es importante el programa en la prevención de riesgos de accidentes y enfermedades laborales.
    • Alcance: no solo cubrir todo el Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, si no todos los procesos que hacen parte de la organización. 
  • Definiciones.
  • Desarrollo: actividades de inspección. 
  • Cronograma de inspecciones y su formato de seguimiento.
  • Formato de inspecciones: incluir los considerados en la matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos.
  • Responsables de darle solución a los hallazgos que se identifiquen en las inspecciones que se realicen.
  • Incluir activamente al COPASST

¿Cómo diseñar una matriz de peligros en nuestra organización?

Entonces vamos a extraer de nuestra matriz los peligros que tenemos identificados en nuestra organización y vamos a diseñar el formato de inspecciones de Seguridad y Salud en el Trabajo. 

Se debe tener en cuenta que estas inspecciones se deben de realizar siempre con la compañía de un integrante del comité paritario en seguridad y salud en el trabajo COPASST, porque es muy importante la participación de este comité no solo en la detección de hallazgos, sino en la socialización de los mismos en el mes en el cual se realicen las reuniones.

Como se dijo antes, dentro del programa de Seguridad y Salud en el Trabajo también se debe considerar un cronograma de inspecciones; en el cual se van a planificar todas las actividades de  inspección a realizar durante todo un año, con semanas y fechas lo más específicas posibles. 

De igual manera, se debe de llevar un formato de seguimiento de las inspecciones a realizar durante todo el año de acuerdo al cronograma establecido; este formato es de suma importancia porque allí los hallazgos quedarán consignados y evidenciados para su posterior tratamiento. 

¿Cuáles son los componentes que debe llevar un formato de seguimiento?

El formato de seguimiento debería de llevar como mínimo: 

  • La fecha de identificación del hallazgo. 
  • Cuál es la condición que ocasiona que dicho hallazgo sea un riesgo para los colaboradores.
  • La evidencia encontrada con las fotos del hallazgo.
  • La fecha propuesta para el cierre.
  • Quién es el responsable del cierre del hallazgo.
  • La fecha de cierre del hallazgo.
  • La eficacia del cierre.
  • La(s) foto(s) de la evidencia del cierre.

Es muy importante hacerle una trazabilidad (rastreabilidad) a todos los hallazgos que encontremos, lo que permitirá dar una solución más rápida a los mismos. 

Una vez que los tengamos, le debemos comunicar del hallazgo al área correspondiente (no necesariamente el área de infraestructura de la organización). 

Es muy importante dejar soportes de todos los correos que se le envíen al área o proceso responsable del cierre o solución del hallazgo.   

¿Qué se debe considerar cuando se van a realizar inspecciones de seguridad?

Cuando se hagan las inspecciones de seguridad para identificar riesgos o condiciones de riesgo dentro de los centros de trabajo, es muy importante que no solo se pase con una lista de chequeo mirando o inspeccionando el sitio de trabajo, sino que además de las inspecciones se consulte y se entreviste a las personas que realmente estén involucradas o ejerciendo funciones dentro del lugar de inspección.

Es importante que cotejemos lo encontrado con estas personas para hacer de las inspecciones una práctica más participativa. 

En este sentido, en el formato de seguimiento debería de haber espacio para las respuestas u observaciones recibidas por cada una de las personas entrevistadas durante el proceso de inspección; esto de alguna manera incentiva o motiva a los colaboradores a generar auto reportes de condiciones inseguras que se puedan presentar en el lugar del trabajo y que puedan generar accidentes o enfermedades laborales.          

Recuerde 

Ponga en práctica estos sencillos consejos para estructurar de una mejor manera su programa de inspecciones dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

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¿Cuáles son las diferencias entre un procedimiento, un protocolo y un programa?

¿Cuáles son las diferencias entre un procedimiento, un protocolo y un programa?

¿Qué es un documento? R/: información y su medio de soporte. Un documento puede presentarse en forma física, magnética, digital, fotográfica, video, audio, entre otros. 

La implementación y mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) exige el manejo de varios tipos de documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). 

La naturaleza de cada uno de ellos es diferente, pero también guardan similitudes entre sí. 

Por eso es frecuente que se confundan o el uno se asimile en el otro, como si fueran lo mismo. 

Para evitar imprecisiones y errores a la hora de gestionar la documentación, resulta importante aclarar cómo se definen los diferentes tipos de documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Y eso es lo que te explicaremos hoy.

Es importante recordar que los sistemas de gestión deben de estar normalizados, lo cual implica múltiples documentos que guían o direccionan a los diferentes actores respecto al “qué hacer” para cumplir las diferentes políticas y objetivos tanto en una correcta planificación del sistema como también en su operación, verificación y mejora continua. 

La tipología documental del SG-SST podría resumirse en lo siguiente:

  • Reglamento
  • Procedimiento
  • Instructivo
  • Formato
  • Registro
  • Programa
  • Plan
  • Guía
  • Manual
  • Política
  • Lineamiento

En este artículo veremos cómo diferenciar tres de estos tipos de documentos que son los que  habitualmente más se utilizan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo como son:

  • Protocolos
  • Procedimientos 
  • Programas. 

Inicialmente es importante conocer en qué consiste cada uno de ellos, para luego establecer cuáles son sus diferencias y usos.

¿Qué es un procedimiento en SG-SST?

Un procedimiento es un conjunto de acciones que se deben llevar a cabo siempre de la misma manera, para evitar variabilidad de los resultados en el marco de las mismas condiciones. 

En otras palabras, el procedimiento normaliza la forma de llevar a cabo una acción determinada a través  del establecimiento de un método.

Los procedimientos recopilan un “know-how” o “saber hacer” debidamente probado; lo que quiere decir que son el resultado de conocimientos, ensayos, experiencias y acuerdos sobre la mejor manera de actuar para alcanzar un propósito específico. 

Los procedimientos desglosan entonces cuáles son las acciones a realizar, con base en la tipología de documentos que vimos inicialmente en este artículo. 

Para el diseño, establecimiento e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo son varios los procedimientos requeridos.

Dos ejemplos:

El Decreto 1072 de 2015 establece en su artículo 2.2.4.6.20 la necesidad de  la existencia de un procedimiento para efectuar el diagnóstico de las condiciones de salud de los trabajadores para la definición de las prioridades de control e intervención.

El artículo 2.2.4.6.26 establece la necesidad de un Procedimiento de gestión del cambio.

¿Qué es un protocolo en SG-SST?

El protocolo es un conjunto de directrices o reglas preestablecidas y pasos detallados para realizar una actividad de cualquier índole. 

Proviene del latín protocollum que deriva de protokollon que se divide en “Protos” o primero y “kollea” que es sinónimo de pegamento. 

Un protocolo es un reglamento o instrucciones fijadas por convenio o tradición. 

También puede ser un documento o normativa que define cómo actuar ante ciertos procedimientos y se emplea en diversos contextos. 

En él se recopilan las conductas, acciones y técnicas adecuadas para actuar u operar ante ciertas situaciones.

El decreto 1072 de 2015, no es muy específico en determinar cuáles son los protocolos que se deben de tener en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, pero establece la necesidad de su existencia, sobre todo en aspectos de seguridad y protección de la integridad de los colaboradores de la empresa.



¿Cuál es la diferencia entre un procedimiento y un protocolo?

Cuando comparamos las definiciones de ambos tipos de documentos, son más las similitudes que encontramos que las diferencias, por lo tanto la diferencia es mínima. 

Es claro que el protocolo es un conjunto de pasos mucho más detallados que podría conllevar a la realización de un procedimiento. 

En conclusión: un protocolo cabría dentro de un procedimiento especificando de manera más exacta la forma de efectuar diferentes actividades contenidas dentro de su estructura, entendiendo así que el protocolo está “pegado – “kollea” al procedimiento. 

¿Qué es un programa en SG-SST?

Un programa es el documento que contiene los pasos a seguir secuencialmente para llevar a cabo un plan. 

Es en realidad, la forma desglosada y más especificada de llevar a cabo un plan. 

Debe contener las acciones o actividades a implementar, la secuencia en que se llevan a cabo, y cada uno de los objetivos a los que éstas actividades deben apuntar. 

Los programas generalmente llevan implícitos dentro de sus pasos o actividades los procedimientos y los protocolos necesarios para su ejecución eficaz. 

Para nombrar algunos de los Programas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, tenemos por ejemplo los siguientes programas: 

  • Promoción de vida saludable (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.8 numeral 8)
  • Capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.11, 2.2.4.6.12 numeral 6, 2.2.4.6.16 y numeral 5),
  • Mantenimiento de instalaciones, maquinaria y equipo (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.24 parágrafo 2).
  • Higiene y salud ocupacional. Incluye la programación, seguimiento, registro y control de los exámenes médicos que debe practicarse el personal. También las acciones de monitoreo sobre factores como: ergonomía, calidad del aire, riesgos microbiológicos y condiciones psicosociales en la organización. (Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.12., puntos 4 y 13; artículo 2.2.4.6.16., punto 6; artículo 2.2.4.6.21., punto 8; artículo 2.2.4.6.22., punto 6).

Recuerde:

Determinar muy bien cuáles son los programas, procedimientos y protocolos que de acuerdo a la normatividad vigente requiere su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para cumplir con sus políticas y objetivos en términos de protección de la integridad física, mental y social de los colaboradores de su organización. 

Los tres tipos de documentos son imprescindibles para que su sistema de gestión sea eficaz, adecuado y conveniente para su empresa.

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Elaboración del presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Elaboración del presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

El presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo  permite asignar los recursos financieros, técnicos y humanos necesarios para la revisión y evaluación de las medidas de prevención y control para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo. 

En este artículo, usted comprenderá:

  • Por qué es importante cumplir con este  requisito normativo
  • En que se fundamenta el presupuesto
  • Cuáles son los grupos y actividades en que se podría clasificar el presupuesto del SG-SST

Todo lo anterior, para facilitar una metodología sencilla en la  elaboración de este presupuesto para su organización o empresa.

¿Qué elementos debe tener una política de Seguridad y Salud en el Trabajo?

El presupuesto hace parte de la planeación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), es una herramienta que permite asignar los recursos financieros, técnicos y humanos necesarios para el diseño, establecimiento, implementación, mantenimiento, revisión, evaluación y mejora continua de las medidas de prevención y control para la gestión eficaz de los peligros y riesgos en el lugar de trabajo y para el cumplimiento de los requisitos normativos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de una organización.

El presupuesto es también necesario y básico para que los responsables de seguridad y salud en el trabajo en la organización, el COPASST o Vigía según corresponda, puedan cumplir de manera satisfactoria sus funciones.

El presupuesto debe ser coherente y estar alineado con la estructura del plan de trabajo anual que vimos en un artículo pasado ya que esta permitirá tener un panorama global de los costos, inversiones y gastos que se pueden tener en la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. 

El presupuesto debe contar con un indicador de estructura que permitirá evidenciar la ejecución del mismo y puede ser medido semestral o anualmente de acuerdo a cómo lo defina la organización. 

¿Qué actividades se deberían incluir en un presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo?

Se debe pensar inicialmente en clasificar este documento por grandes grupos para tener claridad sobre cuáles son las actividades que se deben de incluir. 

Grupos como por ejemplo: 

  • Seguridad Industrial
  • Higiene Industrial
  • Medicina del Trabajo
  • Medicina Preventiva
  • Sicosocial
  • Medio Ambiente Laboral
  • Educación, Sensibilización y Capacitación
  • Talento Humano
  • Retorno de la Administradora de Riesgos Laborales

A continuación ejemplos relacionados con algunos de estos grupos:

Actividades propuestas para el Grupo Seguridad Industrial: el cual podría incluir las siguientes actividades: EPPs (Elementos de protección personal), tales como botas, cascos, protectores visuales, guantes, protectores auditivos, protección respiratoria, vestimenta, adquisición y mantenimiento de equipos de protección contra caídas (arnés, eslingas, mosquetones, líneas de vida, etc.), elementos adicionales como: recarga de extintores, camillas, señales, avisos, mantenimiento de sprinklers, simulacros y entrenamientos para los brigadistas.

Actividades propuestas para el Grupo Higiene Industrial: el cual podría incluir actividades tales como mediciones de ruido, como sonometrías, mediciones de iluminación por punto o por área, adecuación de puestos de trabajo, asistencia técnica en control de factores de riesgo ergonómico, estudio preventivo de ergometría.         

Actividades propuestas para el Grupo Medicina del Trabajo: en el cual se podría incluir actividades tales como: evaluaciones médicas ocupacionales de ingreso, periódicas y de egreso, post incapacidad y trabajo en alturas; exámenes de laboratorio como glicemia, perfil lipídico, frotes de garganta para personal que manipule alimentos, curso de manipulación de alimentos, actividades de promoción y prevención y fumigación.

Actividades propuestas para el Grupo Sicosocial: que podría incluir actividades como: diagnóstico psicosocial, comúnmente conocido como la aplicación de la batería de riesgo psicosocial, actividades de integración y motivación.

Actividades propuestas para el Grupo Medicina Preventiva: en el cual se podrían incluir solo actividades que prevengan enfermedades como por ejemplo vacunación (hepatitis B, tétanos, fiebre amarilla, entre otros).

Actividades propuestas para el Grupo Medio Ambiente: el cual está tomando fuerza a partir de la entrada en vigencia de los estándares mínimos; acá se podrían incluir actividades como: jornadas de aseo, materiales para recolección de residuos sólidos, orgánicos y peligrosos (como los residuos hospitalarios por ejemplo), canecas para la disposición final, disposición de residuos orgánicos y peligrosos (por ejemplo a través de contratistas).

Actividades propuestas para el Grupo Educación, Sensibilización y Capacitación: se podrían incluir actividades como por ejemplo: capacitación al COPASST, capacitación al comité de convivencia, capacitación al personal según necesidades por cargo, material de divulgación y difusión, material y actividades de sensibilización, curso avanzado de trabajo en alturas, curso de espacios confinados, capacitación de auditores en seguridad y salud en el trabajo.

Actividades propuestas para el Grupo Talento Humano: no se debe olvidar que el salario del coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo también hace parte del presupuesto al igual que gastos de viáticos y demás relacionados con esta actividad.

¿Qué pasos se deben seguir una vez definidos los grupos y las actividades del presupuesto para el SG-SST?

Se puede solicitar al área encargada el valor del pago que realiza la empresa mensualmente a la ARL y determinar cuál es el valor del retorno o reinversión a la cual se tiene derecho en la empresa para que dicha ARL apoye la gestión presupuestal con alguno de los costos establecidos a través de la intervención que la empresa pacte de manera anual.

Se debe tener presente también que el encargado del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con licencia puede realizar muchas actividades referentes al sistema; por lo tanto, no se debería solicitar a la ARL actividades que éste encargado pueda realizar y que solo le quitarían a la empresa reinversión. Se debe entonces utilizar muy bien el recurso y solicitar solo actividades que requieran de una asesoría experta.

Es muy importante que para una auditoría, la empresa cuente con los soportes de los gastos ejecutados, los cuales deberían ser los mismos que se establecen en el documento de presupuesto.

Recuerde

  • Tener el presupuesto del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo siempre al día
  • Medir su ejecución presupuestal
  • Tenerlo debidamente firmado por usted como ejecutor del documento y por la alta gerencia o dirección como responsable de la aprobación del costo total.

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