Importancia de los Elementos de Protección Personal – EPP

Importancia de los Elementos de Protección Personal – EPP

Es clave para la seguridad y salud en el trabajo tener claro: cómo los Elementos de Protección Personal (EPP) protegen de forma directa la integridad física del colaborador en el caso de una exposición a un riesgo que muchas veces no puede ser controlado ni en la fuente ni en el medio.

Desde el empleador hasta el colaborador deben de estar sensibilizados y ser conscientes de la necesidad de utilizar los EPP a la vez que se acatan los requerimientos legales y evitamos “dolores de cabeza”.

¿Qué debes de saber sobre los elementos de protección personal?

Es muy importante ser conscientes de que los factores de riesgo están presentes e inmersos en todas las áreas y en los procesos laborales de una organización. 

Dichos factores pueden generar eventualmente accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (ATEP). Por lo tanto, se deben tomar las acciones de control en forma directa dentro de los procesos de la administración y gestión del riesgo para mitigar los factores de riesgo y mantenerlos en niveles bajos de amenaza para trabajadores y contratistas e inclusive para visitantes a las instalaciones de la organización; no obstante, muchas veces no es posible llevar a cabo dichos controles directamente en la fuente o sobre el medio de transmisión, por la cual se hace necesario que el control se ejerza directamente en la persona mediante el uso de los elementos de protección personal (EPP) o elementos de protección individual EPI (no hay ninguna diferencia: en Colombia se conocen como EPP y en Europa como EPI).

Marco legal: 

Los requerimientos para el uso y la implementación de elementos de protección personal en los lugares de trabajo, se encuentran contemplados en la Ley 9 de enero 24 de 1979 (Título III, artículos 122 a 124) y en la Resolución 2400 de mayo 22 de 1979 (Título IV, Capitulo II, artículos 176 a 201).

Ley 9 de enero 24 de 1979 (Título III, artículos 122 a 124): 

Artículo 122. Todos los empleadores están obligados a proporcionar a cada trabajador, sin costo para éste, elementos de protección personal en cantidad y calidad acordes con los riesgos reales o potenciales existentes en los lugares de trabajo. 

Artículo 124. El Ministerio de Salud reglamentará la dotación, el uso y conservación de los equipos de protección personal.

Resolución 2400 DE 1979 (mayo 22) Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. CAPÍTULO II. DE LOS EQUIPOS Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN.

¿Qué es un elemento de protección personal?

Un elemento de protección personal o EPP es cualquier elemento o dispositivo que es usado por el trabajador para protegerlo de uno o varios riesgos.

El trabajador debe portar estos elementos  siempre que esté expuesto a un riesgo.

¿Estos elementos los debe suministrar el trabajador o la empresa?

Los Elementos de Protección Personal deben de ser suministrados por la empresa o empleador y los trabajadores son responsables de su debida utilización.

¿Qué tipos de elementos de protección personal existen?

Dependiendo del área física o anatómica a proteger en el trabajador, los EPP se pueden clasificar de la siguiente manera:

  • Equipos para protección de la cabeza o el rostro como son: 
    • El casco de seguridad, para proteger a los trabajadores expuestos a golpes o a riesgos eléctricos.
    • Gorra o cofia (gorra con visera y malla), para utilizarla ante la exposición a humedad o bacterias.
    • Gafas de seguridad, para usarse en la exposición a una proyección de partículas en oficios como carpintería o talla de madera.
    • Mono-gafas de seguridad, cuando haya exposición a salpicaduras de productos químicos.
    • Careta de seguridad, la cual se utiliza en trabajos que requieren protección en la cara completa como el uso de pulidoras, sierras y otro tipo de elementos similares.
    • Careta o gafas para soldadura con filtro ocular, para la protección contra chispas y partículas en proyección y radiaciones.
  • Equipos de protección para el aparato respiratorio, como son:
    • Mascarilla desechable, que se utiliza para la exposición a partículas suspendidas en el aire, gérmenes y virus como el COVID 19.
    • Respirador purificante con material filtrante o cartuchos, que se utiliza cuando en el ambiente en el que se trabaja hay gases, vapores, humos o neblinas que puedan ser perjudiciales para la salud.
    • Respiradores autónomos, cuando exista peligro inminente para la vida por ausencia de oxígeno.
  • Equipos de protección auditiva que se utilizan para prevenir un impacto directo con ruidos muy fuertes como son:
    • Tapones pre moldeados, los cuales pueden llegar a disminuir hasta 27 decibeles
    • Tapones moldeados, los cuales pueden reducir hasta 33 decibeles
    • Protectores auditivos tipo copa, que actúan ante el ruido con una disminución de 33 decibeles.
  • Elementos de protección para manos y brazos, como son:
    • Guantes plásticos desechables que protegen contra irritantes suaves
    • Guantes de material de aluminio, los cuales se utilizan para manipular objetos calientes
    • Guantes dieléctricos, los cuales aíslan al trabajador del contacto con energías peligrosas
    • Guantes resistentes a productos químico, que protegen las manos contra corrosivos, ácidos, solventes y aceites
    • Guantes de malla en acero, que se utilizan para proteger las manos a elementos cortantes tales como cuchillos y cortadoras eléctricas de carne
  • Elementos para la protección corporal:
    • Delantales, para proteger de contacto directos con elementos químicoS
  • Equipos de protección para el trabajo en alturas; siempre es recomendado que cada uno de los trabajadores cuente con elementos de protección personal tales como:
    • Casco con barboquejo
    • Mosquetones
    • Eslingas
    • Línea de vida

¿Cómo saber qué elementos de protección personal son necesarios para mi labor?

Las personas responsables de seguridad y salud en el trabajo, deben de elaborar una matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos en donde se identifiquen aquellas condiciones inseguras de cada labor y así proporcionar elementos adecuados para garantizar la seguridad y salud en el trabajo.

¿Cada cuánto me deben dar elementos de protección personal?

Los elementos de protección personal deben ser verificados antes de realizar una labor; en caso de que la persona que realice esta inspección identifique que los elementos tienen características de desgaste, debe solicitar un cambio inmediato.

¿Qué es la cultura del autocuidado?

Aun cuando tengas todos los elementos de protección personal, debes de recordar que siempre debes de actuar de forma segura y evitar aquellas condiciones peligrosas, ya que los elementos de protección personal no son los que eliminan los accidentes. El que los elimina o evita eres tú.

¿Para qué usar señalizaciones?

En aquellos sitios en donde los trabajadores se vean expuestos a un riesgo, es importante solicitar el uso obligatorio de los elementos de protección personal a través de señalizaciones adecuadas.
Y recuerda:
  • 10 dedos en las manos, 10 dedos en los pies, 2 ojos, 1 nariz. ¡La seguridad laboral sabe contar!
  • Los accidentes duelen, ¡la seguridad NO!.
  • ¡Tu seguridad está en tus manos!
Reporte de acto inseguro y condición insegura

Reporte de acto inseguro y condición insegura

Detectar actos inseguros y condiciones inseguras que puedan ocasionar accidentes de trabajo o enfermedades laborales e implementar un mecanismo de identificación, intervención y mejora de las condiciones, comportamientos y aspectos en la salud de los colaboradores y otras partes interesadas en las diferentes áreas de las organizaciones que pueden dar origen a incidentes, accidentes y enfermedades laborales o daños a la propiedad.

Definamos cuál es la diferencia entre un acto inseguro y una condición insegura…

Un acto inseguro es toda acción o práctica incorrecta ejecutada por el trabajador que puede causar un accidente o enfermedad laboral. En decir, los actos inseguros ocurren por causas imputables al trabajador. Por ejemplo:

  • Operar equipos sin autorización
  • No señalizar o advertir de algún peligro
  • No asegurar adecuadamente los equipos
  • Operar equipos a velocidades inadecuadas
  • Quitar dispositivos de seguridad
  • Utilizar equipos y/o materiales defectuosos
  • No utilizar equipos de protección personal EPP
  • Almacenar sin respetar las medidas de seguridad
  • Hacer bromas, jugar en los lugares de trabajo
  • Trabajar bajo los efectos del alcohol, drogas alucinógenas y enervantes

Una condición insegura es toda condición en el entorno de trabajo que puede causar un accidente o enfermedad laboral. En decir, las condiciones inseguras son imputables a la organización y no al trabajador. Por ejemplo: 

  • Equipos con protecciones inadecuadas
  • Elementos de protección no adecuados para el tipo de riesgo y peligro
  • Equipos sin mantenimiento correctivo y preventivo
  • Áreas de trabajo insuficientes y deficientes en espacio e iluminación.
  • Los sistemas de comunicación y advertencia no son los indicados 
  • Situaciones que pueden producir conatos de incendio
  • Falta de orden y limpieza en la áreas y lugares de trabajo
  • Malas condiciones ambientales en el área de trabajo (temperatura, ventilación, iluminación, humedad, etc.

Ahora veamos algunos conceptos básicos…

¿Qué es un accidente de trabajo?

Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.

¿Qué es una enfermedad laboral?

Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar.

¿Por qué se generan actos inseguros en el trabajo?

Si el trabajador día a día tiene acciones, tiene actos, lleva a cabo comportamientos que son inseguros y no le pasa nada, lo que está haciendo es reforzar su mal hábito y mal comportamiento en seguridad y salud en el trabajo. ¿Qué tenemos que hacer entonces?, hay que cambiar el chip del trabajador y reforzarlo de forma distinta.

Lo primero, es buscar que la seguridad basada en el comportamiento sea un programa implementado dentro de la empresa; lo segundo, es reforzar lo bien hecho. ¿En cuántas ocasiones se acerca un jefe al trabajador para decirle lo que hizo bien? Como por ejemplo: ¡oye que bien, mira bloqueaste el equipo!; ¡qué bien que usas correctamente los EPP!

Entonces, ¿cuantas veces lo felicitamos?; no lo hacemos porque pensamos que esa es su labor y obligación, pero eso no quiere decir que no pueda tener fallas como persona o ser humano y nosotros como jefes debemos tener la visión y un nivel de conciencia mayor que el del trabajador para darnos cuenta de ello y tomar las acciones necesarias ante estos actos inseguros.

¿Por qué se generan condiciones inseguras en el trabajo?

Las condiciones inseguras son generadas por factores peligrosos del ambiente laboral como son: factores contaminantes (físicos, químicos, biológicos, etc.) o fuentes de energía riesgosas. Las condiciones inseguras se refieren a lo mal acomodado, mal ubicado o desordenado de las cosas en el trabajo; en este sentido, la condición se refiere a cómo se encuentra el área de trabajo. 

La pirámide de Frank Bird, nos da un mensaje muy importante a nuestra organización en el tema de seguridad y salud en el trabajo. Se basa en la teoría de la causalidad que dice que cuando nosotros tenemos una muerte en la empresa, es porque sucedieron por lo menos 30 accidentes graves, los cuales han causado pérdidas económicas generadas por las incapacidades. Al generarse estos 30 accidentes registrados con incapacidad, las lesiones registradas ante la ARL fueron alrededor de 300 y de ahí las atenciones en primeros auxilios en ese mismo lapso fueron alrededor de 3.000 y lo que nunca vimos fueron las alrededor de 30.000 situaciones de peligro que se presentaron dentro de la empresa y que se pudieron haber detenido.    

¿Qué actos y condiciones inseguras identificas?

Es muy importante que tanto las condiciones como los actos inseguros sean detectados por personas que laboran en el lugar, que aprendan a detectarlos y a notificarlos. Esto es importantísimo; si ellos lo hacen entonces se reducen de forma notable todos los actos inseguros, condiciones inseguras y los incidentes, registrables con incapacidad o registrables sin incapacidad y evitamos una muerte.   

¿Cómo se debe de reportar un Acto o una Condición insegura?

1. Reportar lo observado: Cualquier colaborador (trabajador o contratista), visitante o parte interesada que identifique una condición insegura y peligrosa o un acto inseguro en una organización debería reportar la situación a Seguridad y Salud en el Trabajo. El tipo de observación puede ser: 

    • Acto inseguro 
    • Condición insegura
    • Condición de salud 
    • Comportamiento seguro 
    • Sugerencia de mejora

Para ello debería de existir mecanismos como: un email corporativo, línea telefónica, reporte de manera personal o una aplicación que permita facilitar dicho reporte.

2. Realizar inspección de seguridad: Inspeccionar el área donde se presenta el acto o condición insegura y peligrosa, tomar evidencias fotográficas.

3. Ejecutar acción implementada o sugerida: A través de los mecanismos definidos en el punto No.1, acatar y realizar la sugerencia de acciones correctivas por quien reporta, u otras acciones que el coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización considere necesarias dirigidas a la(s) persona(s) o área(s) para intervenir los riesgos que generen dicha condición.

4. Implementar Controles para las condiciones inseguras y para los actos inseguros: 

Para condiciones inseguras: Se procederá a contactar con los encargados de las áreas, para gestionar los recursos humanos o financieros e implementar los controles para mitigar o prevenir dicho riesgo. 

Para actos inseguros: Se procederá a reunirse con los responsables de dicha actividad para establecer las acciones correctivas correspondientes y se debería de generar un acta de compromiso con los responsables con el fin de corregir las anomalías en la actividad y dar cumplimiento adecuado a los lineamientos de seguridad. 

5. Gestionar Aprobación de Recursos: Solicita al área responsable las autorizaciones y provisión de recursos financieros necesarios para la implementación de controles de intervención a los factores de riesgo generados por la condición insegura y/o peligrosa.

6. Realizar seguimiento y verificación de los Controles: Se realiza seguimiento del cumplimiento de las acciones provenientes de los reportes y se da el cierre al reporte informando a través de correo electrónico u otro mecanismo eficaz de comunicación a la parte interesada correspondiente (a quien reportó la condición y/o a quien le interese la eficacia de la intervención).

Muy importante, cuando identifiquemos un acto o condición insegura, recordemos reportarlos, así mejoramos las condiciones de trabajo y salud. 

Las evidencias en un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG – SST

Las evidencias en un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG – SST

Las evidencias en un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG – SST

Los sistemas de gestión son “formales” y por esta condición deben de estar documentados. La documentación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es determinante para normalizar o estandarizar los procesos; es decir: 

  • Evitar la variabilidad de los resultados en los diferentes procesos.
  • Hablar el mismo idioma entre los roles involucrados.
  • Poder dar una respuesta objetiva ante los requerimientos de los entes de: inspección, vigilancia y control; el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, las Administradoras de Riesgos Laborales o inclusive de un juez en caso de una demanda.
  • Evidenciar físicamente el cumplimiento de los requisitos del SG-SST ante una auditoría interna o ante alguna inspección de los entes encargados para ello.
  • Evidenciar las decisiones que adoptó la organización para mejorar, eliminar o disminuir el impacto de algún riesgo o situación peligrosa que se haya identificado en algún proceso; como por ejemplo: como resultado de una inspección se encontró que era necesario colocar guardas y hacer mantenimiento periódico a una máquina. Tanto la inspección que identificó el riesgo potencial como la colocación de la guarda y los mantenimientos que se ejecutarán después, deben quedar documentados y dicha evidencia debe ser conservada.   
  • Evidenciar el cumplimiento de los estándares mínimos del SG-SST (en el anexo técnico se solicita constatar la existencia de evidencia).
  • Evidenciar el establecimiento y cumplimiento de los controles requeridos para evitar accidentes o la materialización de los riesgos identificados previamente.

Las evidencias del SG-SST en el trabajo, deben conservarse al menos 20 años posteriores al retiro del trabajador de la empresa.

Estas evidencias podrían inclusive “salvar” a la empresa en caso de que a futuro un trabajador demande a la organización por el no cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades en seguridad y salud en el trabajo que hayan llevado a dicho trabajador a una condición incapacitante o a una afectación permanente de su integridad física, mental y social. 

¿Qué es una evidencia en SST?

“Es un archivo que sirve como copia de un documento y puede ser visto en cualquier plataforma de hardware o software. Aunque sea una copia de un documento en papel, éste documento es válido si se ajusta a ciertos requisitos como por ejemplo, que sea inalterable”.

¿Qué dice la normatividad sobre las evidencias en un sistema de gestión de SST? 

El decreto 1072 de 2015 ha establecido en el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.12 lo siguiente:

«Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de éstos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo».

Un documento no es otra cosa que “información y su medio de soporte”; en este sentido, lo importante es tener evidenciado “todo” bajo la libertad de tener multiplicidad de medios de soporte a escoger libremente por la organización. 

Es importante aclarar que las evidencias a conservar, se deben de archivar en su formato original para presentarlas eventualmente durante una auditoría, revisión de una ARL o en el caso de un proceso legal ante un juez de la república (quien solicitará evidencias en formato original).

Conservación de los documentos como evidencia.

Como se dijo al inicio de este artículo, los documentos relacionales con evidencias de cumplimiento de los requisitos en seguridad y salud en el trabajo se deben conservar por lo menos 20 años posteriores a la desvinculación del trabajador de la empresa (artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015). 

Una vez cumplido el ciclo de vida, el documento podría ser almacenado en un área de archivo histórico “cuarto de san alejo” o podría ser microfilmado o digitalizado para ahorrar espacio y tener allí durante muchos años una evidencia de cumplimiento en caso de un  hecho puntual que lo requiera. 

Si se presentara a futuro una demanda judicial, la organización puede buscar el historial del trabajador y usarlo como prueba legal.

El verdadero problema sería entonces que la organización no conserve la documentación original y no cuente con un sistema que respalde todos sus procesos administrativos.

¿Cuál es la información documentada obligatoria que debe de tener un SG-SST?

Una de las grandes dudas que tienen nuestros clientes empresariales es: ¿cuáles son los requisitos obligatorios documentales del SG-SST?

En este sentido, debemos de partir de los requisitos establecidos en el decreto 1072 de 2015 en torno al SG-SST (Libro 2. Parte 2, título 4, capítulo 6) y de los lineamientos de la resolución 0312 de 2019, cuyas exigencias documentales deben ser claramente interpretadas para evitar desagradables sorpresas en investigaciones futuras que lleven a la empresa a un  litigio ocasionado por alguna demanda por responsabilidad laboral, civil, administrativa o incluso penal. 

La idea es verificar (una vez se tenga implementado el SG-SST) a través de una lista de chequeo, la existencia de los siguientes documentos: 
  1. Política y objetivos en Seguridad y Salud en el Trabajo (firmados por el empleador)
  2. Responsabilidades en Seguridad y Salud en el Trabajo
  3. La rendición de cuentas en Seguridad y Salud en el Trabajo
  4. Matriz de peligros (Identificación de peligros, valoración de riesgos y establecimiento de controles)
  5. Informe de condiciones de salud; es decir el Diagnóstico de Condiciones de Salud e Información Sociodemográfica de la población trabajadora 
  6. Plan Anual de trabajo en Seguridad y Salud en el Trabajo
  7. Programa de capacitación anual en Seguridad y Salud en el Trabajo (soportes de inducción, re inducción y capacitaciones)
  8. Procedimientos e instructivos internos en Seguridad y Salud en el Trabajo 
  9. Registros de entrega de EPP 
  10. Registros de entrega de protocolos de seguridad, de las fichas técnicas (cuando aplique) y de los demás instructivos internos de Seguridad y Salud en el Trabajo: Es muy importante esta evidencia de divulgación
  11. Soportes de la convocatoria, elección y conformación del comité paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y del comité de convivencia laboral (así la norma no lo diga explícitamente) y las actas de sus reuniones y los soportes de sus actuaciones.
  12. Reportes e investigaciones de incidentes y accidentes de trabajo 
  13. Plan de emergencia ante desastres: identificación de las amenazas, evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias
  14. Documento de conformación de la brigada: verificar los soportes de las capacitaciones y entrega de dotación
  15. Programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores incluidos los resultados de las mediciones ambientales y monitoreos biológicos que se hubieran realizado según el caso  
  16. Monitoreos biológicos individuales (en el caso de contarse con los servicios de médico LSO)  
  17. Formatos de registros de las inspecciones de Seguridad y Salud en el Trabajo a las instalaciones, máquinas y equipos ejecutados
  18. Matriz Legal documentada y actualizada
  19. Evidencias de la gestión adelantada para el control de los riesgos prioritarios 
  20. Evaluación inicial del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
  21. Revisión por la alta dirección
  22. Acciones preventivas y correctivas. Y evidencias de que han sido comunicadas a todas las partes afectadas
  23. Soporte de la asignación (acta) del responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
  24. Afiliación a la seguridad social: físico o digital
  25. Comunicaciones de los trabajadores, ARL, o autoridades en materia de Riesgos Laborales
  26. Documentos con los reportes de mantenimiento a instalaciones, equipos, máquinas y herramientas realizados
  27. Documento o registro que evidencie la definición de la frecuencia de las evaluaciones médicas periódicas: profesiograma – matriz de exámenes médicos, procedimiento de exámenes médicos
  28. Programa de estilos de vida y entorno saludable, y los documentos y registros que evidencien el cumplimiento del mismo
  29. Metodología para la identificación de peligros: procedimiento para la identificación de peligros 
  30. Tener documentado el cumplimiento de los estándares mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, establecidos en la resolución 0312  de 2019 para proveedores, contratistas, cooperativas, empresas de servicios temporales, etc. O sea que para todo el que preste servicios se debe tener el cumplimiento de los estándares mínimos
  31. Plan de mejoramiento conforme a la evaluación de los estándares mínimos: se debe presentar vía correo electrónico o documento físico a la ARL

Finalmente y como conclusión: 

Las evidencias en los sistemas de gestión son las que le dan la base, el sustento y el respaldo para que éste sea objetivo y creíble. 

De nada nos sirve hablar mucho si no lo podemos evidenciar. 

Debes entonces verificar en detalle si tienes “todas” las evidencias necesarias que demuestren que tu SG-SST está diseñado, implementado, mantenido y mejorado adecuadamente y de esa forma podrás estar más tranquilo. 

Recuerda: el talento humano es el recurso más importante de cualquier organización.     

Las firmas electrónicas y digitales como elementos indispensables en el Teletrabajo

Las firmas electrónicas y digitales como elementos indispensables en el Teletrabajo

El teletrabajo o trabajo remoto ha tomado relevancia en el mundo moderno y ante todo se ha convertido en una modalidad laboral cada vez más implementada en las empresas, al permitir que desde casa o cualquier sitio diferente a las instalaciones locativas de la empresa se puedan realizar las tareas habituales. El coronavirus ha sido uno de los grandes protagonistas y catalizadores de esta práctica laboral pues es una excelente alternativa de prevención.

¿Qué es el teletrabajo?

De acuerdo al Artículo 2, Ley 1221 de 2008, el teletrabajo se define como: «Una forma de organización laboral, que consiste en el desempeño de actividades remuneradas o prestación de servicios a terceros utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación -TIC- para el contacto entre el trabajador y la empresa, sin requerirse la presencia física del trabajador en un sitio especifico de trabajo». https://www.teletrabajo.gov.co/622/w3-article-75151.html

Con base en la experiencia en estos años de teletrabajo, se han podido determinar beneficios importantes que todas las empresas deberían valorar tales como:

  • Menores costos tanto para el trabajador como para la empresa (transportes, alimentos comprados en restaurantes, etc.).
  • Retención del talento humano a través de la positiva valoración de los trabajadores de trabajar desde casa.
  • Priorización del trabajo por cumplimiento de objetivos sobre el rendimiento por tiempo.
  • Permite conciliar la vida laboral con la vida personal.
  • Se pueden manejar horarios más flexibles.

La firma digital o la firma electrónica como elemento indispensable en el teletrabajo.

El hecho de la “no presencialidad laboral” in situ, y la obligación de cumplir con las tareas cotidianas, exige en muchas ocasiones disponer de herramientas tecnológicas que faciliten ese proceso; como por ejemplo la disponibilidad de plataformas tecnológicas (software) que permitan manejar documentación en forma remota y digitalizada, ante la imposibilidad de hacerlo en papel y en las propias instalaciones físicas de la empresa.

Acá tenemos un reto muy interesante para las empresas al tener que sortear diferentes aspectos jurídicos y administrativos tales como:

  • Criterios de selección y voluntariedad.
  • Adaptación del Manual de Funciones y Competencias Laborales.
  • Resolución por la cual se implementa la modalidad al interior de la organización.
  • Resolución individual para el funcionario.
  • Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral.
  • Se debe reportar por parte de las empresas tanto a la ARL como a un inspector de trabajo la implementación del teletrabajo.
  • Reversibilidad teletrabajo.

 

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), lógicamente no debe ser ajeno a este proceso y más bien se convierte en un protagonista importante. Las sesiones de los diferentes comités (COPASST, convivencia, etc.), las capacitaciones, las entregas de elementos de protección personal EPP, y muchas otras actividades deben ser debidamente evidenciadas y soportadas a través de las firmas de cada uno de los trabajadores que intervienen o están involucrados en el proceso. Es ahí en donde las firmas son importantes y se debe de implementar un sistema o un módulo que eventualmente permita en la distancia cumplir con este requerimiento normativo.

Las firmas electrónicas o digitales, se convierten entonces en la respuesta más adecuada y sencilla como respaldo o evidencia de cumplimientos normativos; de esta manera, no habría necesidad de enviar formatos o documentos por correo físico a las residencias de colaboradores o contratistas que trabajen bajo la modalidad de teletrabajo, para que éstos plasmen sus firmas físicas y luego devolverlos a la empresa con su debido soporte para archivarlos en físico.

Contar con una firma electrónica o firma digital permitirá que se puedan mantener todo tipo de reuniones y contactos, así como llevar al día cualquier papeleo o burocracia necesaria.

¿Cuáles son las ventajas de las firmas electrónicas o digitales?

Como hemos visto, la firma electrónica se ha convertido en un elemento imprescindible en las empresas de hoy ya que permite agilizar y facilitar la firma de documentos. Imagínense ustedes una reunión de COPASST o una capacitación en donde los diferentes involucrados están en diferentes ciudades del país, en diferentes sedes de la empresa, o en sus casas trabajando remotamente. Al final de la sesión, éstos deben de firmar el acta respectiva, y es ahí en donde la tecnología hace su magia a través de alguna herramienta que capture digitalmente sus firmas en el respectivo formato y archive el documento como evidencia de que el acto se llevó a cabo de la manera correcta.

Además de la consideración anterior, existen otras ventajas asociadas a la firma digital  o la firma electrónica:

  • Reducción de costos asociados a la firma de documentos en papel (costos de impresión, papel, envío, tiempo de los colaboradores, etc.).
  • Ahorro de tiempo, ya que cada “firmante” puede firmar simultáneamente a través de su dispositivo electrónico (celular, Tablet, pc, etc.).
  • Reducción de errores humanos, pues no hay forma de equivocarse en el documento (formato) y el lugar del formato en donde se debe firmar.
  • Disminución de espacios de oficina dedicados a archivo de documentos físicos. Ya no se requieren archivadores ni “A-Z” para archivar documentos que ahora son digitalizados.
  • Se asume un compromiso con el ambiente al no contribuir al consumo de papel ni “toners” o tintas de impresión.

En conclusión: la firma digital o la firma electrónica de la mano con las TIC’s y las plataformas informáticas, llegaron para quedarse en mundo en donde la productividad y competitividad de las empresas toma mayor relevancia en términos de eficiencia y eficacia. Si nuestra empresa no es ágil en procesos tecnológicos, se irá quedando rezagada mientras que la competencia gestiona el cambio en sus organizaciones.

¿Cómo hacer una investigación de accidentes e incidentes de trabajo?

¿Cómo hacer una investigación de accidentes e incidentes de trabajo?

Paradójicamente, la previa existencia   de un accidente de trabajo genera acciones preventivas después de investigar lo más adecuadamente posible y tomar correctivos (sobre el efecto) y acciones correctivas (sobre las causas) para evitar su recurrencia a futuro. Esta técnica tiene su razón de ser en un procedimiento de identificación de errores u omisiones de los sistemas de seguridad y salud en el trabajo empleados hasta ese momento que se han mostrado insuficientes  o  ineficaces  para  evitar  la  aparición  de  un accidente. Su utilización persigue el aprovechamiento de la experiencia que puede deducirse de los fallos o errores sucedidos, en la búsqueda de soluciones para que éstos, de ser posible, no vuelvan a repetirse.

¿Cómo hacer una investigación de accidentes e incidentes de trabajo?

La importancia de la investigación de los accidentes e incidentes de trabajo radica en partir de datos de un hecho consumado que sean verdaderamente objetivos. Un accidente nos indica la materialización real de un riesgo que no fue detectado o fue infravalorado previamente, y que desafortunadamente solo conocemos a través de sus consecuencias, las cuales a veces pueden ser muy graves. Inicialmente se registran estos casos, pero dicho registro y su tratamiento estadístico sólo proporcionan datos sobre cómo, cuándo, dónde y cuántos accidentes se producen, pero no informan sobre cuáles fueron las causas de estos accidentes ni el por qué de sus ocurrencias. Sólo conociendo las causas se podrán aplicar las medidas correctoras pertinentes encaminadas a evitar su repetición a través de una metodología para la investigación de accidentes que sea realmente eficaz. 

¿Cuál es el objetivo de una investigación?

El objetivo de una investigación de accidentes de trabajo es identificar las causas, hechos y situaciones que los han generado, e implementar las medidas correctivas encaminadas a eliminar o minimizar las condiciones de riesgo y evitar su recurrencia. (Art. 2, Resolución 1401 de 2007).   

¿Cuáles son las etapas principales para ejecutar una investigación eficaz?

  1. Controlar la situación y atender los accidentados (corrección – actúa sobre el efecto): Se debe estar capacitado para reaccionar de forma rápida, pero ordenada y manteniendo siempre la calma, ya que esto puede reducir el grado de pérdida e iniciar de forma oportuna las investigaciones.
  • Recopilar datos y hechos: 
  • Personas: Entrevistar al accidentado, testigos y jefes del área o sección afectada.
    • Generar confianza al entrevistado
    • En lo posible entrevistar en el lugar del accidente
    • Entrevistar por separado
    • Realizar preguntas abiertas (qué, quién, cómo, dónde, cuándo, etc.)
    • No influenciar el testimonio del entrevistado
    • Repetirle al entrevistado su propio relato de los hechos 
    • Terminar cada entrevista en forma positiva  
  • Condiciones: Identificar las condiciones de seguridad que pudieron contribuir a la ocurrencia del accidente o incidente.
    • Instalaciones
    • Máquinas y/o herramientas
    • Ayudas mecánicas
    • Condiciones ambientales (iluminación, presencia de gases, vapores, ruidos, etc.)
    • Materias primas, materiales o insumos
    • Elementos y equipos de protección 
  • Ubicación: Este elemento permite entender mejor el evento ocurrido e identificar aspectos que no fueron tenidos en cuenta en pasos anteriores.
    • Ubicación del trabajador con respecto a los equipos, herramientas y puntos de operación entre otros
    • Ubicación de ayudas mecánicas y materiales

  

  • Documentación: se debería revisar.
    • Procedimientos de trabajo seguro
    • Hojas de vida de máquinas y equipos
    • Informes de inspecciones
    • Informes de mantenimiento preventivo
    • Incidentes reportados
    • Autopartes de seguridad
    • Identificación de peligros (de la matriz de identificación de peligros)
  1. Analizar los datos y determinar el conjunto de causas: Existen diversas metodologías que se pueden utilizar para determinar las causas de un accidente o incidente de trabajo; lo importante es que estén basadas en hechos y datos reales y objetivos y que al final se llegue a determinar la mayor cantidad de causas posibles (buscar causa raíz), tanto directas como indirectas, inmediatas y básicas, síntomas y enfermedades.
  • Modelo de causalidad de accidentes y pérdidas (Frank E. Bird Jr): Demuestra que todos los tipos de accidentes tienden a tener las mismas causas básicas. El modelo también indica qué se debe hacer para controlar éstas.      
  • Diagrama de Ishikawa – Espina de pescado –Diagrama de causa y efecto: Se esquematiza en un esqueleto de pescado toda la situación del accidente; en la cabeza (a la derecha) se coloca el accidente presentado (efecto); y en el cuerpo del pescado (espinas) se colocan las posibles causas alusivas a cada uno de las siguientes causas macro: Método de trabajo; Materias primas; Mano de obra; Maquinas; Mantenimiento; Medio ambiente (condiciones ambientales). De cada una de estas espinas, pueden surgir más espinas (sub-espinas) determinando posibles causas; finalmente después de investigar minuciosamente, se determinan las cusas raíces del problema (accidente).  
  1. Proponer medidas correctivas y preventivas (para evitar recurrencia): Se debería seguir la siguiente jerarquía de medidas de prevención (Guía GTC 45):
  • Eliminación: Medidas que suprimen el riesgo. Por ejemplo: usando productos más seguros como pinturas con base en agua en lugar de disolventes
  • Sustitución: Por ejemplo reemplazando una máquina que está en funcionamiento por una con mejor protección o de menor velocidad.
  • Controles de ingeniería: Tomar medidas que reduzcan la probabilidad de exposición al peligro. Por ejemplo: la instalación de resguardos de protección o de un sistema de ventilación localizado.
  • Controles administrativos: Medidas que reduzcan al mínimo el riesgo mediante sistemas de trabajo seguros. Por ejemplo: rotación de los trabajadores, para reducir su exposición o una mejor señalización de seguridad.
  • Equipos de protección personal (EPP): Deben usarse solo cuando no se puedan identificar medidas de protección colectivas (protección de varios trabajadores simultáneamente). 
  1.  Ejecutar los planes de acción propuestos: Diseñar un sistema único de planes de acción, que recopile y centralice todas las medidas propuestas en un solo punto; que se asigne un número específico al plan de acción para mejorar la trazabilidad del plan y que cuente con función exclusiva de hacer seguimiento exhaustivo al cumplimiento de los planes de acción, y reportar directamente a la gerencia. 
  1. Verificar la eficacia de los planes implementados: Verificar la eficacia de los planes de acción que se cumplen, ya que en algunas oportunidades, así estos se cumplan, es probable que no sean tan eficaces (no logren el objetivo propuesto de evitar recurrencia) y puedan seguir ocurriendo accidentes generados por las mismas causas. La eficacia se verifica a través de simulaciones, ensayos, inspecciones, supervisión por un tiempo, etc. 
  1. Estandarizar (normalizar) y divulgar la información a todos los involucrados e interesados: Se debe realizar un proceso de divulgación que sea efectivo, consistente y que permita igualmente tener un buen sistema de comunicación de peligros. Una de las herramientas más utilizada en este sentido es la “Lección aprendida”: esta consiste en un resumen de la investigación del accidente, que tiene como finalidad dar a conocer los principales aspectos del accidente o incidente:
  •  Descripción
  • Determinación de las causas tanto inmediatas como básicas (raíces)
  • Medidas preventivas y correctivas propuestas

RECUERDE:

No olvide establecer un procedimiento para definir una buena metodología para investigación de accidentes e incidentes en su organización. De ella depende la eficacia de las acciones correctivas y preventivas adoptadas para evitar su recurrencia.

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