In Check - Las auditorías internas en los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se estructura a través de la implementación de un proceso lógico y coherente en sus etapas, basado en la mejora continua a través del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) incluida la política y los objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo. Con el objetivo de identificar, reconocer y evaluar el cumplimiento de los requisitos legales y los riesgos inherentes a la Seguridad y Salud en el Trabajo, además de la organización, la planificación y la verificación, se deben implementar auditorías internas, las cuales finalmente más que un requisito normativo, nos permiten tener cierto grado de tranquilidad de que las cosas se están haciendo de la manera correcta y finalmente propender por la mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo vigente (decreto 1072 de 2015), difiere de modelos anteriores en que éste enfatiza en los procesos de evaluación de la conformidad en el cumplimiento de los requisitos normativos y en la mejora continua; es entonces de relevante importancia, la planificación, realización y seguimientos de las auditorías internas. En torno al cumplimiento de este requisito, se presentan múltiples dudas, inquietudes y preguntas por parte de nuestros clientes, que hemos compilado a través de estos años de prestación del servicio, en el cumplimiento obligatorio para todo tipo de empresas del SG-SST y que resolveremos a continuación:

¿Cada cuánto se debe realizar una auditoría interna al SG-SST?

La normatividad vigente establecida en Colombia que dentro de sus requisitos y alcance contiene todo lo inherente a auditorías internas está contenida en la resolución 0312 de 2019 y en el decreto 1072 de 2015. En este último, en los artículos 2.2.4.6.29 y 2.2.4.6.30 (Libro2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6) están establecidos los requisitos relacionados con auditorías internas de SG SST, y allí se determina que la auditoría interna se realice como mínimo una vez al año y en ella se involucren varios elementos que como mínimo se deberán tener en cuenta dentro de este proceso

¿Qué empresas deben realizar auditorías internas de SGSST?

En la resolución 0312 de 2019 se establece en el CAPÍTULO III, en la tabla de estándares mínimos, que es obligación realizar auditorías internas en empresas de más de 50 trabajadores y en empresas de 50 o menos trabajadores que manejen riesgos IV y/o V. No obstante, lo anterior, en el capítulo 4. DISPOSICIONES COMUNES PARA TODAS LAS EMPRESAS, EMPLEADORES Y CONTRATANTES, en el artículo 21, se expresa la obligatoriedad de la realización de las auditorías internas del SG SST para cualquier tipo de empresa. En conclusión, si se hace una lectura al pie de la letra de esta norma, toda empresa sin importar su número de empleados ni el nivel de riesgos que maneje, está obligada a realizar auditorías internas del SG SST.

¿Quién puede realizar una auditoría interna del SG SST?

Cuando el decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.29 (Libro2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6), dice “Si la auditoría se realiza con personal interno de la entidad. . ”, claramente deja entrever que no necesariamente debe ser realizada por personal interno de la empresa; estas pueden ser realizadas por cualquier colaborador de la empresa o cualquier auditor externo contratado por la misma siempre y cuando tenga las competencias específicas en SGSST y genéricas en directrices de auditoría como las que fundamenta la norma ISO 19011 versión 2018, la cual hace hincapié en el cumplimientos de los principios de auditoría, y uno de ellos está explícito en el decreto 1072 de 2015 cuando establece que el personal interno que realice auditorías debe “ser independiente a la actividad, área o proceso objeto de verificación”.

¿Es similar una auditoría SG SST a una autoevaluación del SGSST?

No, no es igual. En las auditorías internas, además de considerar el cumplimiento de los requisitos normativos (autoevaluación), éstos se verifican a través de evidencias objetivas, las cuales se cotejan contra los criterios de auditoría establecidos antes de la realización de las mismas (por ejemplo: requisitos del decreto 1072 de 2015, cumplimiento de la política de calidad, cumplimiento de contrataciones, entre otros); además se deben cumplir y respetar principios de auditoría muy importantes como son: independencia, debido cuidado profesional, basarse en la evidencias objetivas y el de confidencialidad, entre otros. Todo lo anterior hace de éste un proceso confiable e idóneo.

¿A qué se le debe realizar auditoría interna?

Se define en el alcance de la auditoría y se hace con base en el artículo 2.2.4.6.30 del decreto 1072 de 2015), el cual requiere que se verifique el cumplimiento como mínimo de 13 elementos como son:

  • Resultado de los indicadores
  • Participación de los trabajadores
  • Desarrollo de las responsabilidades y de la rendición de cuentas
  • Mecanismo de comunicación de los contenidos del SG-SST
  • Planificación, desarrollo y aplicación del SG-SST
  • Gestión del cambio
  • Consideración de la seguridad y la salud en el proceso de nuevas adquisiciones
  • Alcance y aplicación del SG-SST frente a los proveedores y contratistas
  • Supervisión y medición de resultados
  • Proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales y su efecto sobre el mejoramiento del sistema
  • Desarrollo del proceso de auditoría interna
  • Evaluación por la alta dirección

Adicional a estos 13 elementos, es muy importante auditar la estructura documental del SGSST, que es básica para soportar las evidencias del cumplimiento de los requisitos del mismo.

¿Qué consejos y consideraciones generales debemos tener en cuenta a la hora de hacer auditorías internas del SGSST?

  • Planificarlas de la mano con el comité paritario o el vigía.
  • Realizarlas como mínimo una vez al año.
  • Acatar el principio de independencia (no auditar su propio proceso o área de influencia).
  • Elaborar un programa anual de auditorías (Objetivo, alcance, auditores, criterios, metodología, ciclos de auditoría, presentación del informe y seguimiento a los resultados)
  • Elaborar y documentar un procedimiento de auditorías internas que incluya entre otros elementos: la forma de elaboración de los programas y planes de auditoría, la forma de seleccionar los auditores internos competentes, la metodología a emplear durante la realización de la auditoría, los principios que hay que respetar en este proceso, la forma correcta de redacción de las No Conformidades, cómo presentar el informe, cómo hacer el seguimiento y cierres de la auditoría interna. Este procedimiento no es obligatorio, pero sí es muy conveniente para que el proceso sea sistemático.
  • Utilizar un software que facilite el proceso.
  • No olvidar evaluar siempre: el cumplimiento de la política de SST, el resultado de los indicadores, la participación de los trabajadores, La rendición de cuentas, la eficacia de la comunicación con el personal de la organización, la investigación de los accidentes e incidentes laborales y la revisión por la dirección.

Se pueden auditar procesos, áreas, secciones, divisiones y demás elementos de la estructura orgánica y funcional de la empresa en donde se puedan encontrar evidencias para cotejar contra los criterios de la auditoría.

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